http://www.acp.int/ http://ec.europa.eu/europeaid/

ATTENTION : Les questions et réponses concernant les dépenses éligibles ne préjugent pas de l'appréciation finale lors de l'examen des rapports financiers et narratifs.


 

§      Apports d’autres bailleurs de fonds : L'OIF apporte un soutien au projet en prenant en charge les billets d'avion et frais de séjour des personnes francophones participant au débat lors du festival. Pour cela, l'OIF a un fonctionnement propre, puisque l'organisation a pour usage de prendre en charge directement les frais de billet d'avion et les frais de séjour des participants qu'ils invitent pour le compte du projet. Comment devons nous valoriser le soutien de l'OIF en tant que partenaire financier du projet, de de comptabiliser l'apport de l'OIF dans notre budget ?

Le problème se situera au niveau de l’article 16.1 des Conditions générales concernant la tenue des relevés et des comptes sous la forme d'une comptabilité à double entrée, car ces coûts ne sont pas encourus directement par le Bénéficiaire de la subvention.

 

Les comptes et dépenses relatives à l’action doivent être aisément identifiables et vérifiables à l’intérieur des systèmes comptables du Bénéficiaire. Vous devez assurer que le rapport financier puisse être aisément réconcilié avec votre système comptable et votre comptabilité et autres registres.

Vous devez étudiez ce cas avec votre cabinet d’audit, et voir comment l’OIF pourrais vous produire des pièces justificatives alternatives certifiant que les dépenses ont bien été fait au profit du projet. Cela afin de enregistrer ces dépenses dans votre comptabilité. Le cabinet d’audit pourrait toujours vérifier l’éligibilité des dépenses directement aux comptes de l’OIF.

Autrement, ces dépenses seront considérées comme des apports en nature.

·         Règle de nationalité : Si nous faisons venir une personne du Maroc ou des Etats-unis pour prendre part à une conférence : est-ce que les coûts de voyage et de séjour sont éligibles ?

Dans ce cas, il faudra tenir compte de la nationalité des participants à la conférence pour déterminer l'éligibilité des dépenses y relatives.  La règle de nationalité s’applique car les bénéficiaires finaux des activités mises en œuvre doivent toujours être les populations des États ACP.

 

Les associés listés dans votre Description de l’action participent effectivement à l’action et ne sont pas tenus a avoir la nationalité UE/ACP. Vos associés ne pourront pas recevoir des fonds de la subvention autres que des frais de voyage et de séjour dans le cadre de la mise en œuvre des activités se déroulent en son sein. 

 

·      Informations dans le rapport d’audit : Notre auditeur externe me demande de compléter les informations suivantes sur le modèle de rapport :

 

Ligne budgétaire du contrat de subvention :

9-ACP RPR 62 Programme UE/ACP d’appui aux industries culturelles des pays ACP


            Base légale du contrat de subvention :

Convention de financement n°9567/REG

Appel à propositios EuropeAid/127205/D/ACT/ACP/Multi


Pouvoir adjudicateur => indiquez le nom, la fonction/le titre, le numéro de téléphone et l’adresse électronique de la personne de contact du pouvoir adjudicateur. A remplir uniquement si la Commission n’est pas le pouvoir adjudicateur :

Secrétariat du Groupe des Etats d'Afrique, Caraïbes, Pacifique A l’attention du Secrétaire Général. Groupe des Etats d'Afrique, Caraïbes, Pacifique (Groupe ACP). Avenue Georges Henri 451. B - 1200 Bruxelles - Belgique


Commission Européenne  => Indiquez le nom, la fonction/le titre, le numéro de téléphone et l’adresse électronique de la personne de contact au sein de la Délégation de la Commission dans le pays concerné ou, le cas échéant, au siège :

Commission Européenne. EuropeAid Office de Coopération. A l’attention du Chef d’Unité des Opérations Centralisées pour les pays ACP (C4). Rue de la Loi 41. B-1049 Bruxelles – Belgique.

 

·      Informations dans le rapport d’audit : Notre auditeur externe, vient de me faire remarquer que dans le modèle de rapport de vérification des dépenses, il est fait référence à un chapitre 3 or il n’y en que 2...! Est-ce une faute de frappe ou faut-il bien intégrer un troisième chapitre ?

En effet, dans le modèle de rapport de vérification de dépenses annexé au contrat, à la page 10 concernant la composition du rapport, il est fait mention aux chapitres 1 et 2 (premier paragraphe), mais aussi au chapitre 3 qui n’est plus mentionné après.

 

Il s’agit bien d’une simple faute de frappe dans le modèle et qu’il n’y a pas de chapitre 3 à remplir.

 

 




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