http://www.acp.int/ http://ec.europa.eu/europeaid/

ATTENTION :

Les questions et réponses concernant les dépenses éligibles ne préjugent pas de l'appréciation finale lors de l'examen des rapports financiers et narratifs.


         

Réglementation sur les dates de voyage des participants :
Nous organisons le premier séminaire qui aura lieu à Dakar. Le séminaire est d'une durée de 3 jours. Cependant, soit pour des raisons liées aux tarifs des billets d'avion, soit pour des raisons stratégiques (préparation des interventions avec les participants - séances de travail en amont et en aval), nous envisageons de faire venir certains d'entre eux un peu avant et un peu après. Questions:

-         y a-t-il une réglementation à respecter sur les dates de voyages de participants?

 

Il n’y a pas de réglementations spécifiques sur les dates de voyages autres que les règles générales sur l’éligibilité des dépenses (VOIR articles 14 et 16 des Conditions générales).

 

Suivant les Termes de Référence pour le contrôle de dépenses (point 2.4.1 Éligibilité des coûts directs), l’auditeur vérifie que les coûts:

« …sont nécessaires à l’exécution de l’action. En d’autres termes, l’auditeur vérifie que les dépenses engagées pour une action ou une transaction ont été encourues en poursuivant la finalité prévue par l’action et s’assure qu’elles étaient nécessaires à la réalisation des activités et des objectifs de l’action. L’auditeur vérifie, en outre, que les coûts directs sont prévus dans le budget du contrat de subvention et sont conformes aux principes de saine gestion financière, en particulier ceux de l’optimisation des ressources et du rapport coûts/efficacité »

 

Règles donnés dans le cadre du  programme CULTURE (à titre d'exemple):

“Pour chaque dépense réalisé dans le cadre du projet, le bénéficiaire doit indiquer la date de début et de fin de l’activité dans la quelle la dépense à été encourue. Par exemple, si la dépense concerne un billet d’avion d’une représentant du bénéficiaire pour assister à une réunion de coordination, il faut indiquer la date de début et de fin de la réunion en question, même si la personne voyage avant ou après les dates précises de la réunion de coordination. Noter que ces dates seront vérifies afin de déterminer l’éligibilité des coûts”

 

Nous vous conseillons d’indiquer clairement les dates de début et de fin des missions/voyages dans les justificatifs qui détaillent l’objet, le lieu, la date de la mission (ordre de mission ou autres).

 

          MODIFICATIONS AU BUDGET : L’autorité contractante a validé par écrit le budget modifié qu’on avait envoyé. Ce budget est désormais notre budget de référence, annexé à notre contrat. Mais que se passe-t’il si on fait de nouvelles modifications? La règle des 15% s’applique-t’elle à notre budget initial ou à ce budget modifié?

 

Les modifications que vous avez apportées au budget, avec l’aval de l’Administration contractante, correspondent au cas des petites modifications au budget (inférieure ou égale à 15 %) sans besoin d’avenant, comme prévu à l’article 9.2 des Conditions générales.

 

Vous devez toutefois baser votre rapport financier intermédiaire sur le premier budget initial du contrat (qui reste le budget contractuel tant qu'il n'est pas modifié par un avenant signé par les deux parties), car le nouveau budget réaménagé que vous avez transmis sert à informer préalablement l’Administration contractante sur des modifications que vous comptez apporter au budget en cours d’exécution.

 

En effet, si vous regardez le model de rapports financiers (feuilles EXCELL), les colonnes « Variations par rapport au budget initial ou tel que modifié par avenant » apparaissent seulement dans le rapport financier final (et non dans l’intermédiaire).

 

Si vous estimez toutefois nécessaire de faire encore des modifications qui s’élèveront à plus de 15% du montant initial de chaque rubrique budgétaire, vous devez demander à l'Administration contractante un avenant au budget.

 

Cependant, nous vous recommandons de demander des avenants (si besoin est et si possible), une fois que votre premier rapport financier intermédiaire sera approuvé, afin de revoir le budget par rapport aux reliquats disponibles et de faire des réallocations/prévisions jusqu’à la fin de l’action.

 

 

          DETAIL DES LIGNES BUDGETAIRES : Doit-on respecter à la lettre le détail des lignes budgétaires du budget? (Exemple : si une ligne “per diem” prévoit 5 personnes X 15 jours X 100 euros = 7 500 euros, peut-on au final changer et dire que ce sera 10 personnes X 10 jours X 75 euros = 8 800 euros?)

 

Question déjà répondue : Vous pouvez faire des petites modifications au budget sans besoin d’avenant dans les cas établis par l’Article 9.2 des Conditions générales.

 

 

          REAFFECTATION DE L’ECONOMIE SUR LA TVA : Nous allons réaliser une sorte “d’économie” sur la TVA. Exemple : Nous avons prévu un achat de 10 0000 euros, en comptant qu’on allait payer la TVA. Or nous allons demander à notre fournisseur de ne pas nous facturer la TVA, en lui montrant l’attestation du Secrétariat du groupe ACP. Nous allons donc payer 8040, en faire une économie de 1960 euros. Cela sera le cas pour pas mal de dépense et nous allons donc réaliser une économie substantielle sur notre budget. Selon quelle règle peut-on réaffecter ces fonds? Doit-on respecter la règle des 15% et si oui par rapport à quel budget? Doit-on demander l’autorisation écrite de l’autorité contractante?

 

Question déjà répondue : Vous pouvez faire des petites modifications au budget sans besoin d’avenant dans les cas établis par l’Article 9.2 des Conditions générales.

 

 

          Suivi global du budget : D'une manière générale, dans quelle mesure sommes-nous contraints de respecter les lignes budgétaires prévisionnelles. Quelle est la marge de manoeuvre ou de tolérance pour les éventuels écarts ?

Si nous avons prévu 3 jours de perdiem dans le budget, pouvons-nous procéder à certains ajustements (4 jours au lieu de 3 par exemple...)

 

Question déjà répondue : Vous pouvez faire des petites modifications au budget sans besoin d’avenant dans les cas établis par l’Article 9.2 des Conditions générales.

 

ATTENTION : Toutefois, les coûts unitaires ne peuvent pas être augmentés.

 

En outre, toute modification de ce type doit être dûment justifiée dans le rapport narratif.

 




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