http://www.acp.int/ http://ec.europa.eu/europeaid/

          Partenaires : Quelles sont les obligations des partenaires du bénéficiaire?

Le contrat assimile les partenaires au bénéficiaire dans la mesure où la mise en œuvre de l'Action est concernée, et liste les articles des CG qui s'appliquent à eux en conséquence. Par exemple, ils doivent également garder leurs documents justificatifs selon les dispositions contractuelles et sont sujets aux mêmes critères d'éligibilité que le bénéficiaire de la subvention.

          Paiements : Comment modifier les montants des tranches de préfinancement lorsque le bénéficiaire dépense plus ou moins que prévu?

Les montants indiqués dans les Conditions Spéciales ne sont que des prévisions. L'objet du préfinancement est d'assurer un certain niveau de cash-flow à la disposition du bénéficiaire de la subvention. En principe, les prévisions devraient être faites de manière à couvrir les besoins financiers pour les prochains 12 mois. Cependant, le bénéficiaire est autorisé à demander un préfinancement supplémentaire quand il l'estime nécessaire. Si moins de 70% du payement immédiat précédent a été dépensé (100% de tous les payements plus anciens) les montants inutilisés seront déduits du nouveau paiement. L'administration contractante  ajuste les tranches supplémentaires en conséquence et paie le montant requis. En tout état de cause, chaque payement est soumis à un rapport accompagné d'un rapport de vérification des dépenses.

          Coûts éligibles : Pour être considérés comme éligibles aux termes de l'article 14.1 des Conditions Générales, les coûts directs doivent avoir été effectivement supportés durant la période de mise en œuvre de l'Action. Quand y a-t-il lieu de considérer que les coûts "ont été réellement supportés"?

Le critère est l'engagement des fonds: p.ex. par la signataire d'un contrat ou un équivalent. Ceci doit avoir été fait durant la période d'exécution de l'action.

D'une manière similaire, la procédure d'attribution de contrat peut être entamée avant le début de la période d'exécution, si ceci est en accord avec l'Annexe IV. Les contrats et les paiements relatifs à ces contrats ne peuvent cependant pas avoir lieu avant le début de la mise en œuvre de l'Action.

          Coûts éligibles : Est-ce que les frais de séjour et les frais de voyage du personnel des partenaires du bénéficiaire de la subvention sont compris dans les coûts éligibles au sens de l'article 14.2 CG? 

Oui. Les membres du personnel des partenaires prenant part à l'Action subissent les coûts éligibles de la même manière que ceux du bénéficiaire de la subvention. Les frais de séjour et de voyage du personnel des bénéficiaires finaux de l'Action peuvent également être couverts, si prévu dans le budget.

          Justificatifs voyages et séjour : Est-ce que le bénéficiaire de la subvention doit fournir la preuve des dépenses (tickets de restaurant, notes de taxi, etc.) relatives aux frais de voyage et de séjour de son personnel prenant part à l'Action?

Les frais de voyage et d'hébergement sont sujets au "test d'éligibilité" de l'article 14 CG. Ces frais peuvent être remboursés sur la base du coût réel où bien d'un forfait (per diems), dépendamment de ce qui est prévu ainsi dans le budget de l'Action. Dans le cas, d'un remboursement forfaitaire aucun document justificatif relatif aux dépenses couvertes par le per diem (repas, hôtel, taxi…) n'est requis, pour autant qu'il soit suffisamment établi que le voyage ait bien eu lieu.

          Variations exceptionnelles du taux de change : Quelles sont les implications du second paragraphe de l'article 15.9 CG (deuxième paragraphe) ?

Ce paragraphe ne devrait être utilisé qu'exceptionnellement. La première mesure à prendre dans l'hypothèse où ce paragraphe est invoqué, c'est de restructurer le projet, par exemple en enlever un aspect. En aucune circonstance, le montant de la subvention ne sera augmenté.

          Contribution en nature : Est-ce que la mise à disposition de personnel est une contribution en nature?

Selon les articles 14.2 et 14.5 CG, le coût du personnel assigné à l'Action est considéré comme un coût éligible, non comme une contribution en nature.

          Modification de contrat : Quelles sont les limites dans lesquelles le bénéficiaire peut modifier unilatéralement le budget?

Pour autant qu'une telle modification n'affecte pas l'objet de l'Action, le bénéficiaire de subvention peut apporter des modifications entre les lignes budgétaires endéans la limite de 15% du montant initial de toutes les lignes budgétaires concernées (lignes données ou reçues).

Les modifications au budget effectuées par le bénéficiaire selon l'article 9.2 CG sont prises en considération d'une manière cumulative.  Il n'est dès lors pas possible de procéder de cette manière à plusieurs réallocations de 14% chacune!

Dès que le montant cumulé des modifications effectuées par le bénéficiaire excède 15% du montant initial d'une ligne budgétaire pour les coûts éligibles, un avenant est nécessaire.

A l'intérieur d'une ligne budgétaire, le bénéficiaire peut réallouer librement les fonds entre les éléments (y inclus la suppression ou l'ajout de nouveaux éléments), pour autant que l'objectif principal de l'action reste inchangé.

Dans tous les cas de modification unilatérale, le bénéficiaire doit informer l'administration contractante par écrit et sans aucun délai.  

Le montant initial signifie le montant établi dans le contrat, ou comme modifié par un avenant formel.

Néanmoins, cette méthode ne peut pas être utilisée pour modifier les coûts administratifs ou la réserve pour imprévus.

          Modification du budget : Est-ce que le bénéficiaire peut modifier les taux à l'unité prévus dans le budget afférent au contrat?

Oui, les taux indiqués dans le budget sont considérés comme étant des taux moyens. Si tel modification change le montant total prévu, alors cette modification sera sujette aux  conditions prévues à l'article 9.2 des Conditions générales.

Les nouveaux taux à l'unité doivent cependant toujours correspondre à la définition de coûts éligibles dans l'article 14.1 CG (nécessaire pour la mise en œuvre de l'Action et en accord avec les principes de bonne gestion financière, en particulier le caractère économiquement le plus avantageux et le rapport coûts/effectivité).

          Accords pour modifications : Est-ce qu'une lettre de confirmation de l'administration contractante est nécessaire pour officialiser une modification de l'adresse, du compte bancaire, de l'auditeur ou du budget (dans la limite de 15%)?

Non. La lettre envoyée par le bénéficiaire de la subvention à l'administration contractante est suffisante pour modifier le contrat dans ces domaines limités. Ce n'est que lorsque l'administration contractante entend s'opposer au changement du compte bancaire ou d'auditeur qu'il peut réagir, et la lettre qu'elle envoie au bénéficiaire annule la modification.

          Marchés Publics : Est-ce que les bénéficiaires de subvention doivent utiliser les procédures et modèles du Guide Pratique en matière de sous-traitance?

Non. Ils appliquent plutôt les règles de l'annexe IV au modèle de contrat de subvention,  qui sont moins contraignantes, et avec un contrôle ex post de la Commission.

Le bénéficiaire de subvention gère l'action, en ce compris tout appel d'offres, de manière autonome, et doit publier les appels d'offres pour son propre compte. La Commission effectue des vérifications ex post quant à la conformité du bénéficiaire aux règles applicables de passation de marché.

Les modèles du PRAG peuvent être utilisés, mais sans aucune obligation.

          Une fois l'action est terminée : Quels sont les documents justificatifs qui doivent être conservés par le bénéficiaire de la subvention pour une inspection éventuelle?

Ils doivent être de nature à établir une preuve claire et complète que les coûts de l'Action ont été réellement supportés par le bénéficiaire de la subvention.

Une liste non exhaustive est fournir à l'article 16.3 CG.

Dans la mesure où la Commission paie pour un pourcentage (déterminé à l'article 3.2 CS) du total des coûts éligibles de l'Action plutôt que pour certains éléments déterminés dans le budget, le même système comptable et les documents justificatifs doivent être conservés pour toutes les dépenses de l'Action. Les documents justificatifs doivent être conservés pendant au moins 7 ans après le payement de la balance. 

 




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