http://www.acp.int/ http://ec.europa.eu/europeaid/

·         Frais administratifs : À quels contrôles est tenu l’auditeur externe pour valider la somme indiquée ? Comment justifier la valorisation qui est faite par le bénéficiaire ?

(Article 14.1 des Conditions Générales).

 

Un pourcentage fixe plafonné à 7 % du montant total des coûts éligibles de l’Action, est éligible au titre des coûts indirects.

 

Le financement à taux forfaitaire au titre des coûts indirects ne doit pas être appuyé par des documents comptables.

 

Les coûts indirects (Coûts administratifs. Ligne budgétaire 10) sont  des coûts qui ne sont pas  liés à la mise en œuvre de l’action de façon spécifique, mais qui sont identifiés et justifiés comme frais ayant eu lieu en connexion avec l’action.

 

Ils peuvent inclure, entre autres, location, chauffage, électricité, frais de communication, frais postaux… pour autant qu'ils n'incluent pas des coûts repris sous une autre rubrique du budget. Les coûts indirects engagés doivent être indiqués dans les rapports financiers au même titre que les autres rubriques du budget.

 

ATTENTION: Toutefois, ces dépenses doivent être enregistrés dans les états de compte du bénéficiaire et être identifiables et contrôlables au titre d’audit.

 

 

·         Perdiems : sous réserve de respecter les taux mentionnés par la Commission Européenne, quels sont les autres documents et/ou contrôle nécessaire pour justifier la bonne utilisation des fonds affectés à la sous-rubrique “perdiems” (ordre de mission, reçu, etc.) ?

 

Dans le cadre de vos contrats et lors de missions impliquant des nuitées en dehors du lieu d'affectation, les taux de perdiems applicables ne doivent pas excéder les montants définis dans le budget du contrat signé ou, le cas échéant, les barèmes applicables par la CE au moment de la signature des contrats.

 

Les perdiems couvrent le logement, les repas, les frais de transport à l'intérieur du lieu de mission et les menues dépenses.

 

Pour les frais de voyages et les perdiems,  il est important d’accompagner les pièces justificatives avec l’information suivante afin de considérer la dépense éligible sans problèmes:

 

- motif du voyage/titre de l’activité du projet dans la quelle le voyage est réalisé

- noms/nombre de voyageurs

- nombre de nuitées

- lieu de départ et de destination (ville, pays)

- moyens de transport

 

Les voyages et les perdiems pour les quels cette information ne serait pas fournie, peuvent être considérés non éligibles.  

 

Dans le cas de voyage par avion, les tickets sont remboursés sur base de billets en classe économique.

 

Les frais de taxis sont en principe couverts par les perdiems.  

 

·         Justification de ressources Humains :

Voici les guidances donnés dans le cadre d’autres programmes communautaire pour la culture :

“Directrices concernant le frais de personnel:

 

Pour le personnel temporaire ou permanent impliqué dans la mise en oeuvre de l’action, seulement le pourcentage équivalent au temps alloué à l’action sera éligible. Veillez à vous assurer que les frais du personnel sont prouvés sur la base de description de postes, registres de présence (feuilles de présence), ou toute autre document relevante.

L’implication dans le projet peut être prouvée par les documents suivants :

- dans le cas d’une personne recrutée spécifiquement pour la mise en oeuvre du projet: le contrat, la description du poste, les fiches de paiement de salaire.

- personnel travaillant normalement pour l’organisation mais responsabilisé dans la mise en oeuvre du projet: une décision claire de mise à disposition pour le projet, description du poste, les fiches de paiement de salaire.

- si la personne dans le cas précédents ne travaille pas dans le projet à temps total: feuilles de présence couvrant le temps complète d’implication de la personne dans l’organisation. Exemple : si la personne travail 100% pour l’organisation, mais seulement 50% pour le projet, les feuilles de présence doivent couvrir le 50% du temps alloué au projet et l’autre 50% alloué à l’organisation.

 

Les frais du personnel ne doivent pas excéder les salaries et coûts normalement supportés par le bénéficiaire.

 

Le nombre total des jours par année pour un membre du personnel ne doit pas excéder normalement plus de 230 jours par année, ou 23 jours par mois. Tout dépassement de ces jours pourrait être considéré non éligible, au moins qu’il y a une raison convaincante particulière qui justifie des jours extra de travail et qu’il existe une preuve suffisante de travail réalisé.

 

Les frais de personnel des organisations partenaires au projet (bénéficiaire et partenaires) ne sont pas considérés des contributions en nature de tant qu’ils soient basés sur des salaires ou des honoraires effectivement payés. »

 

 

§         Taux de change : Notre projet concerne plusieurs pays avec plusieurs devises ; les budgets du projet européen étant libellé en EUR, de nombreuses opérations sont faites dans d’autres devises. Les partenaires du projet possèdent également des comptes en devises. Nous souhaiterions avoir des précisions concernant le taux de change que nous devons appliquer ainsi que le mode de détermination de la date à prendre en compte (date de la facture, date du paiement, ect.).

Dans le modèle de rapport financier intermédiaire et final, le rapport présente les dépenses dans une série de 4 colonnes (nombre d'unités, coût unitaire en devise local, coût total en devise local, coût total en €), de sorte que cette série de 4 colonnes soit insérée pour chaque devise.

 

Pour établir les taux de conversion à utiliser (monnaie locale>€) il faut calculer pour la période concernée, une moyenne arithmétique du taux de conversion publié sur InforEuro (c-à-d additionner les taux de conversion des mois de la période de reporting et diviser le total par le nombre de mois)

 

Pour faciliter la préparation des rapports, des indications/formules sont fournies dans les colonnes pertinentes.

 

InforEuro est gratuitement disponible à l'adresse Internet suivante:

 

http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/

 




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