http://www.acp.int/ http://ec.europa.eu/europeaid/

·         Voyages : Doit-on procéder à une mise en concurrence pour l’ensemble des billets d’avions, ou bien les partenaires peuvent-ils individuellement procéder à l’achat de leur billet, et ensuite être remboursés par le porteur de projet ? Certains de nos partenaires ayant d'ores et déjà pris leurs billets.

Ils peuvent en principe s’acheter directement le billet s’ils respectent les normes en termes d’éligibilité de dépenses.

 

ATTENTION : pour remboursement, ils devront alors vous fournir toute la documentation (justificatifs) qui prouvera de l’éligibilité de la dépense pour votre certification des comptes (VOIR articles 14.2 et 16.3 des Conditions générales).

 

JUSTIFICATIFS :

 

·         Conseils donnés dans le cadre du FED programmes en régie :

 

« Pour les déplacements donnant droit à un remboursement et/ou une indemnité :

 

Ø       Ordre de mission signé par le responsable qui est habilité à ordonner la mission ainsi que par le chargé de mission ;

Un ordre de mission est un écrit par lequel il est ordonné personnellement à un agent d’effectuer pour une durée déterminée un travail précis en un ou plusieurs lieux bien définis et distincts de son lieu de travail habituel. Un ordre de mission doit donc être nominatif et être visé, dans la mesure du possible, au départ, au passage et à l’arrivée afin de démontrer le déplacement effectif de l’agent.

 

Ø       Décompte des frais de mission et des indemnités journalières (per diems) acquitté par le bénéficiaire ;

Ø       Souche ou billet du moyen de transport ;

Ø       Carte(s) d’embarquement pour chaque trajet aérien ;

Ø       Preuve du paiement du billet ou de la facture du moyen de transport ;

Ø       Rapport de mission approuvé. »

 

·         Conseils donnés dans le cadre du  programme INTERREG :

 

-          « Justificatif détaillant l’objet, le lieu, la date de la mission ainsi que le nombre de kilomètre parcouru (s’il s’agit de déplacement en véhicule) et le calcul des frais imputés au projet.

 

-          Si une partie seulement des déplacements mentionnés sur la pièce probante a été effectuée pour le projet, il convient d’identifier clairement les déplacements effectués pour le projet.

 

-     Factures et tout autre reçu. »

 

·         Conseils donnés dans le cadre du  programme CULTURE :

 

« Dans le cadre de vos contrats et lors de missions impliquant des nuitées en dehors du lieu d'affectation, les taux de perdiems applicables ne doivent pas excéder les barèmes applicables par la CE au moment de la signature des contrats (barèmes de 7/07/2009 en annexe).

 

Les perdiems couvrent le logement, les repas, les frais de transport à l'intérieur du lieu de mission et les menues dépenses.

 

Pour les frais de voyages et les perdiems, il est important d’accompagner les pièces justificatives avec l’information suivante afin de considérer la dépense éligible sans problèmes:

 

- motif du voyage/titre de l’activité du projet dans la quelle le voyage est réalisé

- noms/nombre de voyageurs

- nombre de nuitées

- lieu de départ et de destination (ville, pays)

- moyens de transport

 

Les voyages et les perdiems pour les quels cette information ne serait pas fournie, peuvent être considérés non éligibles.  

 

Dans le cas de voyage par avion, les tickets sont remboursés sur base de billets en classe économique.

 

Les frais de taxis sont en principe couverts par les perdiems. »  

 

·         Programme / Actions : Nous souhaitons inviter en résidence un artiste japonais, afin qu’il participe à notre festival. Son action et intervention ne sont pas inscrites dans le Projet subventionné par ACP Cultures, mais il est en concordance avec le festival en général. Doit-il s’intégrer dans le Projet ? Doit-on faire figurer les ressources affectées par ce projet par l’ambassade du Japon dans les recettes du Projet ? Ou bien peut-on considérer que cette partie du projet est complètement déconnectée du Projet subventionné ?

Cette nouvelle intervention pourras être mentionnée dans vos rapports narratifs, mais ne devra avoir aucune répercussion sur votre budget ni sur les sources de financement, car l’action ne peut pas profiter des ressortissants de pays autres que ACP et UE. Les dépenses liées à la participation d’un artiste japonais ne sont pas éligibles dans le cadre du programme.  

 

·         Matériel Informatique Amortissement : Le projet prévoit l’équipement de 2 Médialab : un au Mali, un au Sénégal. Cet équipement est au cœur du projet qui vise à structurer des lieux de ressources, de formation et d’expérimentation au multimédia en Afrique. Une fois lancés par le projet, ces médialabs sont destinés à fonctionner bien au-delà du projet. L’achat de ce matériel n’est donc pas à usage administratif, mais pour la mise en œuvre d’un projet spécifique, qui se déroule dans le temps. Comment doit-on amortir ce matériel ? est-il possible de l’amortir sur la durée du projet ?

L’équipement concerné doit être amorti conformément aux règles fiscales et comptables applicables aux bénéficiaires et, le cas échéant, à celles de vos partenaires, et généralement admises pour des biens de même nature. Vous devez alors consulter cela avec vos cabinets comptables (Mali et Sénégal).

 

En principe, seule la part d’amortissement de l’équipement correspondant à la durée de l’action et son taux d’utilisation réelle au titre de l’action peuvent être pris en compte, à moins que la nature et/ou le contexte de son utilisation ne justifient une prise en charge différente.

 

·         Sous-traitance : Qu’entent-on par sous-traitance ? Est-ce que les services tels que : la traduction, la réalisation d’un site web, la rémunération d’intervenants indépendants (attaché de presse, formateurs, chargé d’édition) sont considérés comme sous-traitants ? ou bien la sous-traitance désigne –t-elle la prise en charge d’une partie du projet par une autre organisation? 

Les Bénéficiaires de subvention ont la possibilité d’attribuer des contrats à des sous-traitants. De tels sous-traitants ne sont ni partenaires ni associés. Ils s’agissent de prestataires de services externes qui mettent en œuvre certaines activités du projet parce que le bénéficiaire ou ses partenaires n’ont pas la capacité de le faire eux-mêmes.

 

Les dépenses sont payées sur base d’un contrat/accord et des factures/demandes de remboursement (accompagnés des documents relatifs à la passation des marchés, les cas échéant).

 

Les sous-traitances sont soumises aux règles de passation de marchés énoncées à l’annexe IV au Contrat type de subvention.

 

Selon les lignes directrices de l’Appel, toute dépense couvrant des services sous-traités (maximum 10% du coût total éligible de l’action) doit être inscrite sous le chapitre 5 (Autres coûts, services) dans le tableau « Budget de l’action ». Les activités sous-traitées doivent aussi être décrites, si besoin est, dans la section 1.8 du formulaire de demande concernant la méthodologie proposée pour la mise en œuvre de l’action.

 

§         Non assujettissement et éligibilité de la TVA :

Conformément à l’article 14.6 des Conditions générales, ne sont pas considérés éligibles comme coûts, « les taxes, y compris la TVA, sauf lorsque le Bénéficiaire (ou le cas échéant ses partenaires) ne peut les récupérer et si la réglementation applicable n’interdit pas leur prise en charge ».

 

Si vous êtes dans le cas de ne pas pouvoir récupérer la TVA (associations non assujettis à la TVA, par exemple), nous vous conseillons de procéder comme suit afin de pouvoir considérer éligible la TVA payée dans le cadre de la mise en œuvre de votre action :

 

-          Demander préalablement l’accord à l’Administration contractante en nous envoyant une correspondance avec les informations et la preuve suffisante de non assujettissement de votre structure à la TVA.

-          Si les informations fournies sont suffisantes, une correspondance vous informera de la décision de l’Administration contractante par rapport à l’acceptation ou non de l’éligibilité de la TVA.

-          L’Administration contractante est en mesure d’accepter exceptionnellement la prise en charge des taxes moyennant aussi le respect des autres conditions d’éligibilité des dépenses.

-          Toutefois, les principes de proportionnalité et de minimis (seuils) s’appliqueront. Cela veux dire que de toute le façon, une fois l’accord donnée l’éligibilité de la TVA s’appliquera seulement : 

§         Pour les taxes relatives à des dépenses courantes ou dont le montant des taxes par facture est inférieur à 200€,

§         dans la limite d’un montant maximal de 2.500€ par contrat de subvention, représentant au maximum 5% de la valeur de ce contrat.

 

 

 




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