·         Charges de personnel : Lorsqu’il s’agira de justifier la partie “charges de personnel”, est-ce que ce sera calculé au temps réellement passé (donc avec des variations par rapport au prévisionnel) ou au forfait (c’est-à-dire par exemple appliquer 50% au salaire réellement versé sur une année pour un mi-temps)?

Comme indiqué dans le modèle du budget publié (foot-note 4), si le personnel n’est pas affecté à temps plein à l’action, le pourcentage doit être indiqué à coté de la description du poste et reflété dans le nombre d’unités (et non dans le prix unitaire). Cela veut dire que, par exemple, votre coordinateur travail à 50% sur la durée de l’action, représentant 12 mois sur le 24 total, vous pouvez « facturer » au projet 12 mensualités complètes du salaire du coordinateur ou 50% de 24 mensualités complètes payés.

 

·         Justification des cofinancements : Le cabinet d’audit me dit qu’il doit rendre compte des coûts, et pas des co-financements. Est-ce que vous pouvez nous confirmer cela? Devra-t’on justifier qu’on a touché telle ou telle subvention comme prévu? Si oui sous quelle forme le justifier?

L’auditeur contrôle aussi les recettes (notamment les subventions et ressources reçues d’autres bailleurs de fonds et les recettes dégagées par le bénéficiaire dans le cadre de l’action) afin de s’assurer qu’elles ont été adéquatement attribuées à l’action couverte par le contrat de subvention et dûment déclarées dans le rapport financier (Termes de Référence pour le contrôle de dépenses. Point 2.6 « Contrôle des recettes de l’action » de l'annexe VII).

 

·         Propriété intellectuelle :  Je réitère ma question sur la propriété intellectuelle qui est importante : si une étude de faisabilité, un recensement ou une publication est cofinancée par l’UE et d’autres partenaires, peut-on considérer que la propriété intellectuelle est partagée par  le Bénéficiaire, l’UE et ces autres partenaires? Pour être concret, si nous signons une convention avec un autre financeur qui comporte des exigences sur la propriété intellectuelle, peut-on considérer que l’UE accepterait d’être Co-propriétaire des travaux sans en avoir l’exclusivité?

La propriété, les titres et les droits de propriété industrielle et intellectuelle des résultats de l’Action et des rapports et autres documents concernant celle-ci sont dévolus au Bénéficiaire.  Toutefois, l'Administration contractante garde le droit d'utiliser gratuitement ces résultats et documents. (Articles 7.1 et 7.2 des Conditions générales)

Toute publication du Bénéficiaire, sous quelque forme et sur quelque support que ce soit, y compris par l'Internet, doit porter la mention suivante : "Ce document a été réalisé avec l'aide financière de l'Union européenne. Le contenu de ce document relève de la seule responsabilité de <nom du Bénéficiaire> et ne peut en aucun cas être considéré comme reflétant la position de l'Union européenne." (Article 6.3 des Conditions Générales).

 

• Nouveaux versements de préfinancement : L’article 7.2.1 des Conditions particulières établit : Un nouveau versement de préfinancement ne peut être effectué que si la partie des dépenses réellement encourues financée par l'Administration contractante (par application du pourcentage fixé à l'article 3.2 des Conditions particulières) représente au moins 70 % du montant du paiement précédent (et 100 % des paiements antérieurs le cas échéant) comme justifié par le rapport intermédiaire correspondant, et par un rapport de vérification des dépenses. Lorsque la consommation du préfinancement précédent est inférieure à 70%, le montant du nouveau versement est diminué de la part non utilisée du versement du préfinancement précédent. Comment interpréter cela ? :

Cela veut dire que pour pouvoir demander un deuxième paiement ACPCultures en entier il faudra justifier (dépenses éligibles) au moins 70% de dépenses couvertes par le co-financement ACPCultures. Pour déterminer les dépenses couvertes par le co-financement ACPCultures, appliquer le % de co-financement à la totalité des dépenses.

 

ATTENTION : Les rapports financiers à présenter sont toujours relatifs à des dépenses sur la totalité du projet (et non seulement sur le financement ACPCultures)

 

Exemple 1:

            Un projet avec un co-financement ACPCultures de 62%.

Premier  paiement de préfinancement : 80.000€

Deuxième versement prévu : 120.000€

 

Pour prétendre à un deuxième paiement ACPCultures, il faut avoir dépensé au moins 70% du premier paiement, soit 56.000€ (80.000€*70%).

 

Le rapport financier présenté lors de la demande de deuxième versement justifie (dépenses éligibles), par exemple, 100.000€ de dépenses sur la totalité du projet.

 

Pour déterminer la partie ACPCultures de ces dépenses, on applique le pourcentage de co-financement ACPCultures à la totalité des dépenses éligibles, soit 62% de 100.000€= 62.000€.

 

62.000€ étant supérieur à 70% du premier paiement (56.000€), on peut prétendre au paiement entier suivant.

 

Exemple 2:

            Un projet avec un co-financement ACPCultures de 80%.

Premier  paiement de préfinancement : 98.000€

Deuxième versement prévu : 98.000€

 

Pour prétendre à un deuxième paiement ACPCultures, il faut avoir dépensé au moins 70% du premier paiement, soit 69.000€ (98.000€*70%).

 

Le rapport financier présenté lors de la demande de deuxième versement justifie (dépenses éligibles), par exemple, 70.000€ de dépenses sur la totalité du projet.

 

Pour déterminer la partie ACPCultures de ces dépenses, on applique le pourcentage de co-financement ACPCultures à la totalité des dépenses éligibles, soit 80% de 70.000€= 56.000€.

 

56.000€ étant inférieur à 70% du premier paiement (69.000€), vous ne pourrez pas prétendre au paiement entier suivant. Comme on aurais dû justifier au moins 69.000€, le deuxième versement sera diminué du montant non dépensé de 13.000€ (69.000€ - 56.000€). 

 

CONCLUSION : Pour vous assurer un accès à la totalité du deuxième paiement ACPCultures, votre rapport financier doit toujours justifier (dépenses éligibles) plus que les paiements faits par ACPCultures, en considérant aussi votre contribution financière ou celle des autres institutions listées dans votre budget (sources de financement).

 

 ·         Demande de paiement : en tenant compte des différents documents nécessaires à cette demande, existe-t-il un délai à respecter ? Soit X jours avant/après la fin des 12 premiers mois de l’action ?

Des nouveaux versements de préfinancement sont normalement destinés à couvrir les besoins de financement du Bénéficiaire par période de 12 mois de mise en œuvre de l’Action. Toutefois, un nouveau versement de préfinancement peut être demandé à tout moment si la partie des dépenses réellement encourues financée par l’Administration contractante représente au moins 70 % du montant du paiement précédent. (Voir article 15.1.2 Option 2 des Conditions générales).

 

ATTENTION : Comme toute demande de paiement doit être accompagnée d’un rapport de vérification des dépenses, nous vous conseillons de contacter votre Cabinet comptable/d’audit pour établir un calendrier pour leur intervention selon leur disponibilité. Une bonne planification des  vérifications des dépenses est aussi essentielle pour le bon déroulement de vos Actions.  

 

RECOMENDATIONS :

Informer dès maintenant votre Cabinet comptable/d’audit sur les Termes de Référence et le modèle de rapport (Annexe VII au contrat) qu’il devra produire pour chaque demande de paiement prévue dans votre contrat, et réserver bien en avance leur disponibilité.

 

·         Réallocations : Le modèle de rapport financier intermédiaire, fait figurer une colonne “réallocations” (j’entends par là, des réaffectations entre différentes rubriques budgétaires) dans quelle mesure peut-on en effectuer et sous quelles conditions ?

Votre interprétation est correcte. Vous pouvez faire des petites modifications au budget sans besoin d’avenant dans les cas suivants (Article 9.2 des Conditions générales):

-          La modification du budget n’affecte pas le but essentiel de l’Action ni sa description et ;

-          l’incidence financière se limite à un transfert entre postes à l'intérieur d'une même rubrique principale du Budget incluant la suppression ou l'introduction d'une rubrique ou ;

-          à un transfert entre rubriques principales du Budget impliquant une variation inférieure ou égale à 15 % du montant initial de chaque rubrique principale concernée de coûts éligibles ;

-          a condition d’informer sans délai l’Administration contractante par écrit ;

-          les rubriques « frais administratifs » et « provision pour imprévus » ne peuvent être modifiées de la sorte.

 

ATTENTION :

Rubriques principales du Budget. Exemple : 

1. Ressources humaines

2. Voyages

 

Postes à l'intérieur d'une même rubrique principale. Exemple :

1.1   Salaires (montants bruts, personnel local)

1.1.1Technique    

·         Coût éligibles : Il est indiqué que les coûts doivent être effectivement “encourus” pendant la période de mise en oeuvre de l’action. Est-ce qu’il est seulement nécessaire que le montant de la dépense soit débité de notre compte bancaire, ou faut-il que la dépense soit réalisée ?
Exemple avec un billet d’avion : pour cette dépense soit éligible dans le rapport financier, faut-il :

1)      seulement que nous ayons effectivement acheté le billet

2)      que le billet soit acheté et que le voyage soit réalisé avec comme pièce justificative l’ordre de mission, les cartes d’embarquement, etc. (ce qui pose notamment le problème des remontées de pièces justificatives).

 

Pour le cas concret de votre question (billet d’avion), la réservation a pu être fait avant le début de la  période de mise en œuvre. Pour que la dépense soit éligible, le paiement de ces coûts doit être effectué  pendant la période de mise en oeuvre et avant la finalisation du rapport  financier pour la période concernée (Voir article 14.1 des Conditions générales).

 

Les pièces justificatives pour les voyages listés dans l’article 16.3 des Conditions générales sont les tickets de transport (y inclus cartes d’accès à bord) et la preuve du paiement du billet ou de la facture du moyen de transport.

 

ATTENTION : Nous vous conseillons de prendre contact avec votre auditeur chaque fois que vous vous posez une question sur la validité des pièces justificatives.   

 

RECOMENDATIONS :

-         Organiser une séance de travail avec votre Cabinet comptable/d’audit et votre comptable pour faire une lecture de votre budget en terme de pièces justificatives éligibles à produire pour chaque activité et le système comptable à mettre en place.

-         Organiser et définir le système de collecte des pièces justificatives éligibles qui seront produites par vos partenaires.

 

·         Archivage de pièces justificatives : Devons nous vous envoyer toutes les pièces justificatives avec nos demandes de paiement ?

Non. Les demandes des nouveaux versements doivent être accompagnées d’un rapport de vérification des dépenses. Les pièces justificatives ne doivent pas nécessairement être soumises à l'Administration contractante, mais rester à disposition pour d'éventuels contrôles sur place. Cependant, elles devront être vues par l'auditeur qui certifie les dépenses (Voir article 2.1 et 16.2 des Conditions générales).

 

ATTENTION :

-          Les rapports narratifs, financier et de vérification des dépenses doivent couvrir la totalité de l’Action, le financement de l’Administration contractante et d’autres bailleurs de fonds ou contributeurs.

-          Jusqu’à la fin d’une période de 7 ans à compter du paiement du solde, des pièces justificatives des comptes, les documents comptables et tout autre document relatif au financement du projet, doivent être accessibles pour des éventuels vérifications et contrôle, sur pièce ou sur place.

-          Les documents doivent être facilement accessibles et classés de façon à permettre un contrôle aisé, le Bénéficiaire étant tenu d'informer l’Administration contractante du lieu précis où ils sont tenus.

 

RECOMENDATION :

-         Vous servir du système de rapport narratif, financier et de vérification de comptes exigé par le contrat de façon uniforme pour tous vos partenaires financiers.   

 

• Date d’éligibilité de dépenses : Une des actions réalisées dans le cadre de notre plan d’action s’est réalisées entre septembre et octobre 2009, c’est-à-dire pendant la signature de la convention (formation de managers à Abidjan). Nous nous interrogeons donc sur l’éligibilité de certains coûts. Une facture émise (datée) d’avant la signature de la convention, mais réglée après est-elle éligible? Des frais encourus par un consultant avant la date de la signature mais remboursés après sont-ils éligibles? Des honoraires pour lesquels 50% d’avance ont été versés avant la date de signature, mais pour lesquels le solde a été payé après sont-ils éligibles?

Question déjà répondue : Pour que la dépense soit éligible, le paiement de ces coûts doit être effectué  pendant la période de mise en oeuvre et avant la finalisation du rapport  financier pour la période concernée.

 

Les éventuels contrats de biens/services/travaux utilisés/prestés/délivrés pendant la période de mise en œuvre peuvent avoir été attribués mais non exécutés par le Bénéficiaire ou ses partenaires avant le début de la période de mise en œuvre (Voir article 14.1 des Conditions générales).

 

• Nouvelles sources de financement : D’autres financeurs non prévus pourraient contribuer à la réalisation des actions prévues dans notre budget, et donc au financement des coûts éligibles (ex : le ministère ivoirien de la culture pourrait financer le loyer du local provisoire). Doit-on les inclure dans le budget en tant que cofinanceurs? Sous quelle forme et à quelles conditions?

Vous pouvez toujours ajouter des contributions d’autres organisations à vos sources de financement, et actualiser ces informations dans la feuille Excel prévue à cet effet dans le modèle de rapports financiers (tant intermédiaire que final) annexé à votre contrat.

Toutefois, le bilan budgétaire final de l’Action doit être équilibré (recettes=dépenses). Si à la fin de l’Action, les coûts réels éligibles totaux excèdent le budget total, le montant final de la subvention ACPCultures n’excédera pas le montant maximal établit dans votre contrat (Voir article 17 des Conditions générales).

Pour la comptabilité des contributions, vous devez vous assurer que le rapport financier (tant intermédiaire que final) puisse être aisément réconcilié avec votre système comptable et votre comptabilité et autres registres (Voir article 16 des Conditions générales).

·         Modifications au budget : Peut-on réaffecter les “économies” réalisées? Si le ministère de la culture ivoirien finance les 9000 euros de location du local prévus sur l’année 1, peut-on réaffecter ce budget à la création d’une nouvelle ligne de dépense dans la rubrique “salaires” pour rémunérer un assistant projet sur place?

Question déjà répondue : Lissez attentivement l’article 9.2 des Conditions générales concernant les modifications au contrat et au budget.

 

• Garde de pièces justificatives : Certains de nos cofinanceurs exigent les pièces justificatives originales des dépenses réalisées pour cofinancer l’action (ex : l’Unesco). C’est aussi une exigence de la Commission Européenne. Comment procéder? Est-ce qu’une copie certifiée conforme (par notre cabinet d’audit?) peut suffire?

Question déjà répondue : Les demandes des nouveaux versements doivent être accompagnées d’un rapport de vérification des dépenses. Les pièces justificatives ne doivent pas nécessairement être soumises à l'Administration contractante, mais rester à disposition pour d'éventuels contrôles sur place. Cependant, elles devront être vues par l'auditeur qui certifie les dépenses (Voir article 2.1 et 16.2 des Conditions générales).

 

ATTENTION :

-          Les rapports narratifs, financier et de vérification des dépenses doivent couvrir la totalité de l’Action, le financement de l’Administration contractante et d’autres bailleurs de fonds ou contributeurs.

-          Jusqu’à la fin d’une période de 7 ans à compter du paiement du solde, des pièces justificatives des comptes, les documents comptables et tout autre document relatif au financement du projet, doivent être accessibles pour des éventuels vérifications et contrôle, sur pièce ou sur place.

-          Les documents doivent être facilement accessibles et classés de façon à permettre un contrôle aisé, le Bénéficiaire étant tenu d'informer l’Administration contractante du lieu précis où ils sont tenus.

 

RECOMENDATION :

-         Vous servir du système de rapport narratif, financier et de vérification de comptes exigé par le contrat de façon uniforme pour tous vos partenaires financiers.   

 

• Modifications au budget : Nous avons malheureusement oublié d’inclure certaines dépenses essentielles dans le budget (ex : il manque 3 ou 4 billets d’avion par séminaire que nous allons organiser, ce qui représente environ 6000 euros par année du projet). Nous sommes donc dans l’obligation de faire des économies sur certains autres postes de dépense pour couvrir ces coûts. Cela est-il possible d’augmenter certains coûts, d’en supprimer ou d’en diminuer d’autres? A quelles conditions?

Question déjà répondue : Lissez attentivement l’article 9.2 des Conditions générales concernant les modifications au contrat et au budget.

 

• Modifications au budget : Nous pourrions réaliser des économies sur notre budget en regroupant certaines actions, à condition de modifier le plan d’action (ex : au lieu de réaliser 6 ateliers de formation des entrepreneurs de 2 semaines, nous en organiserions 3 de 2 semaines, ce qui représenterait des économies en billet d’avion pour une prestation similaire). Est-ce possible? Dans ce cas peut-on modifier le budget et le plan d’action en conséquence?

Question déjà répondue : Lissez attentivement l’article 9.2 des Conditions générales concernant les modifications au contrat et au budget.

 

• Modifications au budget : Nos consultants locaux émettent le souhaite de pouvoir embaucher un assistant projet sur place pour suivre les actions, ce qui apparaît légitime au vu du travail à réaliser. Cependant cette dépense n’est pas prévue en tant que telle, et le budget consacré à la rémunération de la masse salariale des partenaires locaux est trop bas pour que l’on en consacre une partie à ça. Peut-on créer une nouvelle ligne dans la rubrique “salaires” pour le recrutement d’un assistant? Ou alors augmenter la ligne “salaire consultants locaux” pour permettre cela? A quelles conditions?

Question déjà répondue : Lissez attentivement l’article 9.2 des Conditions générales concernant les modifications au contrat et au budget.

 

• Modifications au contrat : Est-il possible d’annuler une action prévue dans le budget et dans le plan d’action si elle est jugée inutile par les partenaires locaux? (ex : annuler une mission d’expertise d’un consultant sud-africain dans les trois villes du projet pour suivre la mise en place des pépinières) A quelles conditions?

Lissez attentivement l’article 9 des Conditions générales concernant les modifications au contrat et au budget.

 

ATTENTION :

Etant donné l’exigence de l’appel à propositions en terme de partenariat, toute diminution du rôle et de la participation de votre partenaire d’Afrique du Sud dans la mise en œuvre de l’action devrait être suffisamment justifié à l’Administration contractante.

 

Article 9.3 : Un avenant ne peut avoir pour objet ou pour effet d’apporter au Contrat des modifications susceptibles de remettre en cause la décision d’attribution de la subvention, ni de violer l’égalité de traitement entre demandeurs.

 

• Modifications au budget : D’une manière générale, à quelles conditions pouvons-nous : Augmenter ou diminuer un poste de dépense? Supprimer un poste de dépense? Transférer une dépense d’un poste à un autre?

Question déjà répondue : Lissez attentivement l’article 9.2 des Conditions générales concernant les modifications au contrat et au budget.

 

·         Modifications au contrat et ses annexes : Quelles sont les données du projet figurant dans le dossier auxquelles on doit se tenir absolument? Est-ce le cadre logique et le budget uniquement ou d'avantage? Autrement dit, est-ce que l'ensemble des propositions faites dans le dossier doivent être respectées (planning, durée totale des formations, diffusion internationale, comité scientifique, ouvrage et film produits à l'issue du projet, etc…), ou ça peut bouger?

Tous les documents annexés aux Conditions Particulières font partie intégrante de votre Contrat de subvention et doivent être respectés.

Toute modification du Contrat, y compris des annexes, doit être établie par écrit et faire, si nécessaire, l’objet d’un avenant.

Pour voir les possibilités de modification de votre contrat, lissez attentivement l’article 9 des Conditions générales, et plus particulièrement l’article 9.2 concernant les modifications qui n’affectent pas le but essentiel de l’action. 

·         Prolongation du contrat : le projet commence début décembre 2009 et doit donc finir en novembre 2011 (24 mois).  Peut-on repousser la fin des activités à fin décembre 2011 sans augmentation du budget ?

Le Bénéficiaire peut demander, au plus tard un mois avant la fin de la période de mise en œuvre de l’Action, une prolongation de cette période, en accompagnant sa demande de toutes les justifications nécessaires à son examen (Article 11 des Conditions générales).

Compte tenu que votre action n’as pas encore démarré, nous vous conseillons d’envisager une éventuelle prolongation plus tard, une fois la mise en œuvre soit plus avancée. 

·         Coûts éligibles : Peut-on avoir la liste de tous les postes éligibles dans chaque rubrique ou si plus facile ceux qui seraient non éligibles?

Question déjà répondue : Lissez attentivement l’article 14 des Conditions générales concernant les coûts éligibles et non éligibles.

Lissez attentivement l’article 16 des Conditions générales (notamment l’article 16.2 et 16.3) concernant la comptabilité et les documents justificatifs.

 

·         Variations de 15% au budget : Est-ce que les sommes des sous-totaux peuvent varier au delà de + ou - 15%? si oui, à quelles conditions? peut-on supprimer des postes budgétés? Peut-on en créer là où nous n’en avions pas prévu soit postes oubliés soit postes devenus inutiles…

Question déjà répondue : Lissez attentivement l’article 9.2 des Conditions générales. Vous pouvez faire des petites modifications au budget sans besoin d’avenant dans les cas suivants :

-          La modification du budget n’affecte pas le but essentiel de l’Action ni sa description et ;

-          l’incidence financière se limite à un transfert entre postes à l'intérieur d'une même rubrique principale du Budget incluant la suppression ou l'introduction d'une rubrique ou ;

-          à un transfert entre rubriques principales du Budget impliquant une variation inférieure ou égale à 15 % du montant initial de chaque rubrique principale concernée de coûts éligibles ;

-          a condition d’informer sans délai l’Administration contractante par écrit ;

-          les rubriques « frais administratifs » et « provision pour imprévus » ne peuvent être modifiées de la sorte.

 

ATTENTION :

Rubriques principales du Budget. Exemple : 

1. Ressources humaines

2. Voyages

 

Postes à l'intérieur d'une même rubrique principale. Exemple :

1.1   Salaires (montants bruts, personnel local)

1.1.1Technique    

·         Sur quelles lignes imputer les dépenses ?:  Evidemment au cœur de l’ACTION les danseurs et chorégraphes en formation : peuvent ils être considérés comme « personnel affecté à l'action »? Les assurances civiles des structures accueillantes et assurances voyages : sont-elles éligibles? dans quels postes?

Au moment de l’élaboration de votre proposition, vous avez dû normalement établir le budget de votre projet (annexé au contrat) sur la base d’une estimation précise des vos besoins. La description de chaque rubrique et sous rubrique devait être suffisamment détaillée et couvrir toutes les composantes du projet.

 

Malheureusement, nous ne pouvons pas vous dire ce qu’il faut imputer sur chaque ligne, car il vous appartient de faire votre planification financière et de dépenses. Nous vous recommandons toutefois de :

-          Etablir un budget interne à vous plus détaillé sur base du budget annexé au contrat, reprenant pour chaque rubrique toutes les dépenses qui seront nécessaires à la mise en œuvre des activités et imputés à chaque ligne.

-         Organiser une séance de travail avec votre Cabinet comptable/d’audit et votre comptable pour faire une lecture de votre budget en terme de pièces justificatives éligibles à produire pour chaque activité et définir avec lui le système comptable à mettre en place.

-         Organiser et définir le système de collecte des pièces justificatives éligibles qui seront produites par vos partenaires.

 

·         Modifications au budget : Peut-on supprimer le poste salaires des membres du comité administratif, ou faut-il absolument qu'il y ait une somme à ce poste? Même question pour tous les salaires administratifs.

Question déjà répondue : Lissez attentivement l’article 9.2 des Conditions générales concernant les modifications au contrat et au budget.

 

·         Portée des rapports : Sur les 22% de financements complémentaires à trouver : doit-on justifier uniquement la subvention UE (355 000) ou la totalité des dépenses (460 000)?

Les rapports narratifs, financiers et de contrôle de dépenses doivent porter sur la totalité du budget/de l’action, y compris les contributions d’autres partenaires financiers. Ils couvrent la totalité de l’Action, indépendamment de la part de financement de l’Administration contractante (Article 2.1 des Conditions générales).

 

·         Montant final du financement ACPCultures : Si on n'obtient pas ces 22% d’autres contributions, et qu'on dépense juste l'apport UE, ça va? que se passe-t-il sinon? Est-ce qu'on peut toucher le solde si on a justifié des 355 000 de l'UE, voire plus, mais qu'on est déficitaires?

Au cas où les coûts éligibles à la fin de l’Action seraient inférieurs au coût total estimé, la participation de l’Administration contractante est limitée au montant résultant de l’application du pourcentage de cofinancement ACPCultures aux coûts réels éligibles et approuvés par l’Administration contractante (Article 17.2 des Conditions Générales).

 

Exemple : si sur un budget total de 460.00€ la contribution ACPCultures est de 357.000€ (représentant 77% du coût total éligible du projet) et vous arrivez à justifier seulement 357.000€ en coûts éligibles, le montant maximal final auquel vous aurais droit sera de 77% de 357.000 = 274.890€.

 

·         Modification des sources de financement : Est-ce que chaque structure peut augmenter sa part de financement propre pour combler le déficit si on ne trouve pas les 22%?

Oui.

 

ATTENTION : Les contributions en nature ne peuvent être considérées comme représentant le cofinancement du Bénéficiaire ou de ses partenaires. Par contre, le coût du personnel affecté à l’action peut être considéré comme cofinancement dans le budget de l’action, quand il est payé par le Bénéficiaire ou ses partenaires.

 

·         Recettes et autres contributions financières : de quelle manière doit-on justifier des recettes complémentaires obtenues?

Question déjà répondue : Lissez attentivement l’annexe VII du Contrat concernant les Termes de Référence pour le contrôle de dépenses. Point 2.6 « Contrôle des recettes de l’action » :

« L’auditeur contrôle les recettes (notamment les subventions et ressources reçues d’autres bailleurs de fonds et les recettes dégagées par le bénéficiaire dans le cadre de l’action) afin de s’assurer qu’elles ont été adéquatement attribuées à l’action couverte par le contrat de subvention et dûment déclarées dans le rapport financier… »

 

·         Ecritures et comptes sous-jacents des partenaires : Est-ce que chaque structure peut tenir sa propre compta (dépenses et recettes), notamment sur ces 22% de recettes propres, ou est-ce que tout l'argent doit transiter par Ouaga?

Le Bénéficiaire est l’organisation qui perçoit la subvention et qui a signé le contrat de subvention avec l’Autorité contractante. Le Bénéficiaire reste seul responsable vis-à-vis de l’Administration contractante de la mise en œuvre de l’Action. Il s’engage à ce que les conditions qui lui sont applicables au titre des articles 1 à 8, 10, 14, 16, et 17 soient également applicables à ses partenaires.

Vos partenaires doivent ainsi tenir une comptabilité appropriée. Lissez attentivement l’article 16 des Conditions générales concernant le système comptable :

 

« Le Bénéficiaire tient des relevés et des comptes précis et systématiques relatifs à la mise en œuvre de l'Action, sous la forme d'une comptabilité appropriée et à double entrée. Ce système comptable est intégré au système de comptabilité du Bénéficiaire, ou vient en complément de ce système. Cette comptabilité est tenue selon les politiques et règles applicables dans le pays en question. Les comptes et dépenses relatives à l’Action doivent être aisément identifiables et vérifiables. Ceci peut être fait en utilisant des comptes séparés pour l’Action concernée, ou en assurant que les dépenses pour cette Action puissent être aisément identifiés et retrouvés à l’intérieur des systèmes comptables du Bénéficiaire. Les comptes doivent indiquer précisément les intérêts perçus sur les fonds versés par l’Administration contractante.

 

Le Bénéficiaire doit assurer que le rapport financier (tant intermédiaire que final) tel que requis par l’article 2 puisse être aisément réconcilié avec son système comptable et sa comptabilité et autres registres. A cet effet, le Bénéficiaire prépare et conserve aux fins d’inspection et de vérification les réconciliations appropriées, ainsi que les inventaires, analyses et autres comptes détaillés justificatifs. »

Nous vous recommandons vivement d’analyser cette question avec votre Cabinet comptable/d’audit avant d’approcher vos partenaires à ce sujet. Il est important de remarquer qu’il incombe au Bénéficiaire de fournir un rapport financier sur l’action financée grâce au contrat de subvention et de veiller à ce qu’un rapprochement adéquat puisse être établi entre celui-ci et son système de comptabilité et de tenue des comptes, ainsi que ses écritures et comptes sous-jacents.

 

·         Apports en nature : est-ce que les apports en nature de partenaires extérieurs (mise à disposition de vh par exemple) sont éligibles en recettes? Sinon comment les comptabiliser?

(Article 14.5 des Conditions Générales) Les contributions en nature ne correspondent pas à des dépenses effectives et ne sont pas des coûts éligibles. Les contributions en nature ne peuvent être considérées comme représentant le cofinancement du Bénéficiaire.

 

Ces contributions peuvent être mentionnées dans la partie narrative des rapports.

·         Délais de paiements : quel est le délai moyen de traitement des bilans et pièces justificatives par l'UE? et délai de versement de la tranche suivante une fois que tout est ok? idem pour versement du solde?

Normalement, dans les 45 jours suivant l’approbation par l’Administration contractante (Secrétariat ACP) des rapports correspondants accompagnant chaque demande de paiement (Article 15 des Conditions Générales).

 

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