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FAQ - appel 2011


1. Eligibilité des demandeurs | Eligibility of the applicants
1.1. Type de structure | Type of structure
1.2. Capacité à mettre en œuvre les actions | Capacity to implement the actions
1.3. Nationalité | Nationality
2. Eligibilité des partenaires | Eligibility of the partners
3. Eligibilité des actions | Eligibility of the actions
3.1. Début et durée des actions | Start and duration of the actions
3.2. Secteurs ou thèmes | Sectors or themes
3.3. Couverture géographique | Geographic coverage
3.4. Type d’action | Type of action
4. Eligibilité des coûts | Eligibility of costs
5. Présentation de la demande | Submission of the application
6. Déroulement de l’appel à propositions et de la suite | Call for proposals procedure
6.1. Modalités de l’évaluation | Evaluation modalities
6.2. Contrats, paiements, obligations des deux parties | Contracts, payments, and obligations of the parties
7. Autres | Other

1. Eligibilité des demandeurs | Eligibility of the applicants

1.1. Type de structure | Type of structure
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1
Eligibilité du demandeur : "Être une personne morale enregistrée depuis au moins deux ans. Cette condition peut elle faire l'objet d'une dérogation ?
Conformément au § 2.1.1.1. des Lignes directrices, le demandeur doit être une personne morale enregistrée depuis au moins deux ans. Conformément au § 2.1.2. des Lignes directrices, les partenaires doivent satisfaire aux mêmes critères d’éligibilité qui s'appliquent au demandeur.
2
2.1.1 Eligibility criteria: it is stated that this call for proposals is open to … cultural undertakings… - what exactly do you mean by cultural undertakings? Does this include cultural networks which may not be legally registered?
This does not appear to match the additional eligibility conditions laid out above, ie:
• Be a registered legal entity for at least two years:
Nor those listed in 2.1.1.2 (Lot 2) which specify (bottom p.13):
• ‘Have legal status demonstrating a principal activity in the cultural sphere’
According to § 2.1.1. of the Guidelines, the applicant must be a registered legal entity for at least two years. § 2.1.1.2 of the Guidelines states that in addition, in Lot 2, creation / production / distribution / promotion applicants must have legal status demonstrating a principal activity in the cultural sphere. Furthermore, applicants for the training and professional development domain must have legal status demonstrating a principal activity in initial or continuing training or in the cultural sphere.
3
Article 2.1.1 of the Guidelines, and specifically 2.1.1.3 exclude public bodies and companies governed by public law as eligible applicants or partners:
In consequence, for instance public film schools or public universities are not eligible as applicants or partners for actions in the field of training.
Is this understanding of the guidelines correct?
I would have expected that schools and universities would be allowed as applicants in the field of training, in coherence with the fact that public televisions are eligible under lot 1, distribution/promotion, because
a) within a program like the EU MEDIA program private/public partnerships are highly recommended and supported, and
b) it seems not evident to find adequate consortium partners within the ACP countries, being NOT publicly funded, but acting in the framework of not-for-profit-action and at the same time having serious professional experience in the field of training.
Public universities are not eligible, according to provisions of § 2.1.1.3. However, as the same paragraph mentions, involvement of public bodies is encouraged, as Associates (see definition under § 2 and 2.1.2 of the Guidelines) or co-funders.
4
In footnote ' "public body" is defined as any body whose costs are partly financed as of right by public funds […]. Could you please explain the meaning of "financed as of right by public funds"? Does it mean that the funding is formally stipulated by a law or a legal regulation elaborated by a government or a legal authority? Or does the expression "as of right" also include a provision in a private contract between two public organizations?
The legal personality of the organization is verified through its statutes, articles of association or other official document under national law (§ 2.4 of the Guidelines).
5
Could you please tell me whether or not governmental bodies (in our case - cinema) can participate in the call for applications in the framework of ACP-EU Support Programme to ACP Cultural Sectors (ACPCultures II + ACPFilms II)
According to § 2.1.1.1 of the Guidelines, applicants must be either NGOs or private sector bodies; according to § 2.1.1.3, public bodies and companies governed by public law are not eligible, with the sole exception of public TVs under Lot1/Distribution domain.
6
"Le consortium de notre projet en cours (contrat financé par le précédent programme ACP films) s'est regroupé au sein d'une structure légale basée dans un pays ACP, expressément CREEE pour pérenniser l'Action, de façon transparente, centrée et localisée en Afrique. Cette création de filiale commune (dont les parts sont réparties entre les 3 partenaires : 1 UE + 2 ACP) fait partie intégrante du contrat en cours d'exécution, et elle a été autorisée de façon explicite par vos services. Il serait donc logique que cette structure ad hoc soit porteuse de la prochaine demande destinée à prolonger l'Action en cours, dont elle assure d'ores et déjà la coordination de terrain, et dont elle détiendra, conformément à nos engagements contractuels relatifs à la clôture de l'action en cours, les matériels et les contrats de personnel acquis dans le cadre du contrat. Cependant elle a par nature une existence légale courte (12 mois à la date de dépôt, 18 mois à fin 2011 à la signature d'un éventuel contrat). Considérant que chacun des actionnaires de cette structure est éligible en tous points (notamment durée d'existence), et qu'elle a été créée sous couvert d'un contrat ACP, peut-elle postuler en tant que telle à la prolongation de ce contrat ?
Dans la négative, nous serions obligés d'alourdir artificiellement le consortium de projet, en recentrant la direction de projet vers le partenaire européen, le seul - outre la structure ad hoc objet de cette question - ayant les compétences internes pour ce faire. Afin de contrebalancer sa présence (qui ne s'impose pas pour la conduite du projet lui-même), nous devrions passer à 5 partenaires au lieu de 3, ce qui augmenterait la complexité administrative."
Nous vous renvoyons au § 2.1.1.1 des Lignes directrices : le demandeur doit être une personne morale enregistrée depuis au moins deux ans.
7
According to paragraph 2.1.3.5 of the Guidelines, actions must be non-profit making. Does this mean that the applicant and its partners must be non-profit making organisations?
No. The grant awarded for the implementation of the action must not have the purpose of generating any profit for the beneficiary, during the period covered by the grant contract. If any profit is generated, it has to be declared at the end of implementation and deducted from the amount of the grant.
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Mes 2 collaborateurs qui viennent de revenir de la présentation aux ACP m’indiquent qu’il leur a été répondu que les organisations internationales et les Radios et/ou Télévisions publiques avec qui nous travaillons sont exclues de cet appel à projets.
Ainsi un pan entier des acteurs de l’audiovisuel de service public en serait exclu ! Y a-t-il d’autres possibilités de partenariat avec l’UE-ACP pour ces acteurs ? Je serais disposé à rendre visite à l’un d’entre vous pour obtenir, le cas échéant, les informations pertinentes qui nous permettraient de contribuer à l’atteinte des objectifs du 10ème FED pour ce secteur.
Conformément aux critères d'éligibilité, les organisations internationales et intergouvernementales ne sont pas éligibles (§ 2.1.1.3. situations d'exclusion, des Lignes directrices). Pour une définition d'organisation internationale, veuillez vous référer au titre 6.9.1. du Guide pratique des procédures contractuelles ( http://ec.europa.eu/ europeaid/work/procedures/ implementation/grants/index_fr.htm ). Pour ce qui est de la Télévision publique, l'éligibilité est ouverte au Lot 1 : Films/audiovisuel, pour le domaine de la Distribution/Promotion uniquement (§ 2.1.1.1. critères d'éligibilité). L'implication du secteur public dans le développement des projets est encouragée dans le but de faciliter la viabilité du projet. Les organismes publics, les sociétés de droit public et les collectivités territoriales peuvent donc participer à l'action soit comme Associés soit en contribuant aux cofinancements (§ 2.1.1.3. des lignes directrices).
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We are a private body, a consultancy, specialised for more than 10 years in culture, creativity and creative industries. Lot 2/ACP Culture II fix an additional eligibility criteria of “having legal status demonstrating a principal activity in the cultural sphere”. In fact the act establishing our company does not explicitly mention “culture“ as such, concentrating on “services” definition rather than
“thematic” one. Could you please confirm that there is no problem for us to apply as partners?
Partners must meet the same eligibility criteria that apply to the applicants/grant beneficiaries (§ 2.1.2). The additional eligibility conditions described in § 2.1.1.2. of the Guidelines concern the applicants only.
10
En page 12 des lignes directrices vous précisez qu’une demande de subvention peut être présentée
par des établissements du privé dans le cadre d’une action à but non lucratif. Est-ce limitatif ? Une maison d’édition peut-elle présenter un dossier ?
Un organisme du secteur privé est éligible au programme de subventions aussi bien dans le rôle de demandeur que dans celui de partenaire (§ 2.1.1.1. et 2.1.2. des lignes directrices). Cependant, l’action entreprise ne doit pas avoir de but lucratif (§ 2.1.1.1. note 2) et ne doit pas produire de profits dans le cadre du projet.
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Can an organization that was registered in 2009 but without ever implementing a project benefit from EU funding, even without past financial records?
Since this project in question seek to create the only known platforms in Cameroon which emerging film makers can be promoted and given access to training facilities, equipment and other opportunities, as well as creating partnerships with the media and other stakeholders through which their creative works can be published and distributed, can it be financed from start-up?
Since we have no track records, can hiring experienced staff, partnering with other entities and working with volunteers with past experience in film production give us the guarantee to be eligible for this call?
§2.4 of the Guidelines lists the documents that provisionally selected applicants must submit in order to allow the contracting authority to verify the eligibility of the applicants and their partners. Among the documents required is ‘A copy of the applicant's latest financial statement’ (n° 5). . The applicant's experience, track record and resources are taken into account in order to determine its capacity to implement the proposed actions (see evaluation grid at § 2.3.2 of the Guidelines and § 3.3 of the application form).
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In Jamaica, a business is given only a “Certificate of Registration” by the Officer of Registrar of Companies. This indicates its registration date and number, its registered address and a very brief indication of the nature of its business – the latter may only be a few words. As such, it does not have “statutes” or “articles of association” – these are only needed for for-profit companies and non-profit organisations. Questions:
- Can a Jamaican business still apply as Applicant or Partner, given the lack of statutes or articles of incorporation?
- What if a business’ “Certification of Registration” does not include any words which would indicate that its “principal activity (is) in the cultural sphere” but where its operations are focused in such areas? Is there another means by which a business can prove its involvement in the creative/cultural arena – e.g. previous contracts...etc.?
§2.1.1.1 of the Guidelines indicates that applicants must be either non governmental organizations or private sector bodies. §2.4 indicates that provisionally selected applicants will have to send, among others, statutes or articles of organization, and a registration certificate, showing that they and their partners are legally registered for at least two years as either organization or private sector bodies. An applicant failing to submit such documents would not be considered eligible.
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We are a higher education institution with major funding from the contributing government of the Caribbean. Can we then be eligible as a lead applicant?
§2.1.3.3 of the Guidelines states that public bodies or companies governed by public law are not eligible (with the sole exception of public televisions under Lot 1/Distribution). Foot note 4 indicates that ‘a public body is understood to mean any body whose costs are partly financed as of right from public funds, whether the central, regional or local government’.
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Les organisations internationales (statut privé) sont elles éligibles?
Conformément au § 2.1.3. des Lignes Directrices, les organisations internationales ne sont pas éligibles en tant que demandeur ou partenaire. Elles peuvent néanmoins participer en tant qu’Associées (§ 2 et 2.1.2 des Lignes Directrices) ou en tant que bailleurs de fonds.
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Nous aimerions déposer un dossier, mais l’association aura 2 ans le 9 juillet 2011. Soit quelques jours après la fin du dépôt des dossier prévu le 30 juin?
Conformément au § 2.1.1.1. des Lignes directrices, le demandeur doit être une personne morale enregistrée depuis au moins deux ans à la date de publication de l'appel à propositions (28 février 2011).
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Is there someone who can explain to me in detail who is eligible to apply and who is not?
I am a film distribution agent, film archivist, exhibitor, researcher, film festival programmer and deal with all aspects of Jamaican film, i have a partner in Jamaica who also runs a media business and links worldwide but what is the criteria? am i as a single sole trader able to apply??
What is the criteria of those in the other countries?
What do i need to make a successful application, in terms of the type of people applying, eg. do i need 2 people in Jamaica and one in the UK, or one in Jamaica and one on another caribbean island?
Applicants and their partners must be from ACP countries or EU countries (or other specific European countries).
Applicants and their partners must be private sector bodies or non-governmental organizations (or public televisions in the specific case of Lot 1/Distribution) officially registered for at least 2 years.
Minimum partnership requirements are: at least 3 partners including the applicant, from 2 different ACP countries or 2 different African regions; number of ACP partners must always be higher than the number of European partners.
Actions must take place in one or more eligible countries.
The above criteria are laid out in § 2.1.1 , § 2.1.2 and 2.1.3 of the Guidelines which we invite you to read. The legal personality of the applicant and its partners is verified through their statutes, articles of association or other official document under national law (§2.4).
17
I wonder if I'm as Egyptian artist, could apply to the grants?
No. Applicants must come from ACP States (§ 2.1.1.1 and annex 1 of the Guidelines: Egypt is not one of the eligible countries).
18
I'd be very grateful if you could clarify how you define these terms below which are frequently used in 2.1 ELIGIBILTY CRITERIA./ "enterprise/organization" /"Private Sector Body"
The terms "enterprise/organization" generally refer to two categories of applicants eligible under this call for proposals: private sector bodies (for example: private company, firm) or non-governmental organisations (§ 2.1.1 of the Guidelines). The legal personality of the enterprise/organization is verified through its statues, articles of association or other official document under national law (§2.4).
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In respect to the above I have the following question about the 'Additional eligibility conditions' (2.1.1.2.) by LOT 1: ACP Films II - Cinema/Audiovisual - PRODUCTION:
- it will be no problem for me and my company to deliver a rights transfer contract with an ACP director. However, the main artistic responsablity of this movie must be in the hands of an experienced Dutch film director - otherwise we will not be able to reach our goals. In other words the ACP director can only collaborate with us as a co-director or director's assistant. Is this a problem in respect to your eligibility conditions?
We refer you to §2.1.3.3: “In the framework of this call for proposals, the following are considered as ACP cinema and audiovisual works: works written, directed and produced by professionals from the ACP zone”.
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En tant que photographe est-il possible de déposer ma candidature ?
Conformément au paragraphe 1.3.2.2. des Lignes directrices, la photographie est l’une des disciplines éligibles au lot 2 du programme. Néanmoins, seules les personnes morales (par exemple: entreprises, organisations) sont éligibles: veuillez consulter les paragraphes 2.1.1 et 2.1.2 pour vérifier les conditions requises aux demandeurs et à leurs partenaires, ainsi que le § 2.1.3 pour les types d'actions éligibles.
21
Eligibility Criteria - please can you clarify for me whether it is mandatory for the applicant to apply with partners? If this is the case then the criteria for partnership is that detailed under 2.1.2?
Yes to both questions.
22
J’ai une question concernant l’éligibilité des demandeurs. Un établissement universitaire régional qui fait de la formation et qui jouit du statut d’organisation internationale peut-il être demandeur ou partenaire dans le cadre du présent appel ? C’est en référence au point 2.1.1.3 des lignes directrices.
Conformément au § 2.1.1.3. des Lignes directrices, ni les organisations internationales, ni les organismes publics ne sont éligibles au présent appel. En revanche leur participation est encouragée en tant qu’Associés ou bailleurs de fonds.
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«Être une personne morale enregistrée depuis au moins deux ans» depuis quelle date exactement? Cela n’est pas marqué dans les lignes directrices et on ne voit pas la date du mois de février 2011 qui était mentionné lors de la séance.«Être une personne morale enregistrée depuis au moins deux ans» depuis quelle date exactement? Cela n’est pas marqué dans les lignes directrices et on ne voit pas la date du mois de février 2011 qui était mentionné lors de la séance.
Les Lignes directrices ont été publiées le 28 février 2011 ; c’est donc à cette date que commence le compte à rebours des deux ans mentionnés au §2.1.1.1.
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On page 14 of your "Guidelines for applicants" is referred that "International and intergovernmental organizations " are "Grounds for exclusion." As such, we find that the applicants or partners are not eligible if they are international or intergovernmental organizations. This point is not clear, it is possible to clarify it?
According to §2.1.1.3 of the Guidelines, international and intergovernmental organizations are not eligible, and cannot be involved as applicants or partners, but can be involved as Associates (see §2.1.2 for a definition of Associates).
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Not being the candidate a training company, but rather an art promotion company that has developed job training over the past two years (not Certified Training but it contributes heavily to acquire specific skills to the level of Action Socio-cultural – with educative and behavior change objectives), can that same company submit a proposal within the "Training / Professional Development" of LOT 2, ACP Cultures II?
Please refer to §2.1.1.2 of the Guidelines, Lot 2, specific additional eligibility conditions by lot: Have legal status demonstrating a principal activity in initial or continuing training or in the cultural sphere.
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Est-il possible de déposer un dossier dans le cadre de l'appel à projets ACPculturesplus si le porteur du projet fait partie d'un des consortiums gérant les unités de programme ACPfilms et ACPcultures?
Pour cet appel à propositions peuvent soumettre des projets les demandeurs et partenaires répondant aux critères d'éligibilité et travaillant au sein d'un partenariat (§2.1.1 et 2.1.2 des Lignes directrices). Les projets soumis doivent répondre aux objectifs et priorités de l'appel (§1.2) et s'inscrire dans les secteurs couverts (§2.1.3). L'évaluation des projets est réalisée par une équipe d'experts extérieurs selon des critères précis (§2.3).
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We would like to apply for support for a film project which concerns the Culture of the Fulani ethnic group found across West Africa. As a UK based Independent Production company, will we be eligible as the main and beneficiary organization.
Please refer to §2.1.1.1 and §2.1.1.2 of the Guidelines which describes the conditions applicants
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We wish to apply to ACPCultures under Lot 2. However, we wish to ensure that we are entitled to do this, given that the University is a parastatal organisation and all involved work for the University currently. However, the Centre for the Arts would be independently administered. We would be grateful if you could enlighten us as to our eligibility for the grant.
In § 2.1.1.3. of the Guidelines for applicants, the footnote 4 explains the how the expression “public body” is understood in the context of this call: any body whose costs are partly financed as of right from public funds, whether the central, regional or local government. The legal personality of the applicant and its partners is verified through their statutes, articles of association or other official document under national law (§2.4).
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Can a non-media NGO, which is however an education and training facilitator, in partnership with a NGO media production and training entity, apply as the lead applicant Lot 1 – training. The reason in this case is that the NGO which does not have media expertise is better equipped as administrator of the media-training project.
According to §2.1.1.2 of the Guidelines, Lot 1-Training/Professional development, the applicant must “have a legal status that authorises the provision of initial or continuing training as the main activity.“
30
My first question is about the eligibility of our legal entity. We will have completed 2 years of legal presence in August 2011. Does that make us eligible to apply?
§2.1.1.1 of the Guidelines state that applicants must be a registered legal entity for at least two years at the date of publication (28 February 2011).
31
Peut-on avoir une structure associée dont la direction fait partie du conseil d'administration / bureau du demandeur.
Le paragraphe 2.1.2. des Lignes directrices établit que les associés participent à l’action sans bénéficier de financement au titre de la subvention à l’exception des frais de voyage et de séjour. Les associés ne sont donc tenus à aucun des critères d’éligibilité qui obligent le demandeur et les partenaires.
32
Chargée de mission culturelle au sein d’un centre culturel national à Bruxelles, je me permets de vous contacter pour bien vérifier avec vous l’éligibilité de notre association aux appels à proposition des programmes ACP culture et cinéma. Je pose cette question au nom du centre culturel national à Bruxelles mais elle se pose également, plus largement, pour tous mes collègues des centres culturels nationaux du monde entier. Le fonctionnement de nos centres culturels nationaux est spécifique et repose sur deux principes majeurs : l’indépendance de chacun de nos centres et l’ancrage au niveau local. Chaque centre possède un statut juridique propre, un statut d’association de droit local. Ainsi, le centre de Dakar est une association sénégalaise de droit local, celle de Fortaleza est une association brésilienne de droit local, celle de Bruxelles une association belge de droit local et ainsi de suite pour chacun des centres présents sur les 5 continents. Les critères d’éligibilité tels que définis dans les lignes directrices de l’appel à proposition 2011 s’articulent ainsi : Les demandeurs doivent satisfaire aux conditions suivantes pour pouvoir prétendre à une subvention:

> être directement chargés de la préparation et de la gestion de l’action avec leurs partenaires et ne pas se limiter à un rôle d’intermédiaire et ;

> être une personne morale enregistrée depuis au moins deux ans et ;

> appartenir à une des catégories suivantes2:

• Lot 1, domaine Distribution/Promotion:

- Organisation non gouvernementale (ONG)

- Organisme du secteur privé

- Télévision du secteur public

• Lot 1 (autres domaines) ainsi que Lot 2:

- Organisation non gouvernementale (ONG)

- Organisme du secteur privé

> posséder un statut juridique et ;

> avoir la nationalité3 d’un des États ACP éligibles, d’un État membre de l’Union européenne, d'un État candidat à l'adhésion à l'Union européenne, ou d'un État membre de l'Espace économique européen (voir la liste des pays en annexe 1).

Ainsi, selon ces critères, chaque centre est éligible et peut donc à priori bénéficier du soutien du Secrétariat ACP dans le cadre du programme ACP Culture et Cinéma.
Les demandeurs et leurs partenaires sont éligibles s'ils répondent aux critères précisés aux § 2.1.1 et § 2.1.2 des Lignes directrices. Veuillez noter que les organismes publics ne sont pas éligibles, à l'exception des télévisions publiques sous Lot 1/Distribution (voir la note 4 pour une définition d'organisme public).
33
While my company’s Articles of Incorporation do not specifically state that we operate in the cultural sphere, we have been doing so for many years. Would our provision of proof that this is so, satisfy this criterion?
§ 2.1.1.2 of the Guidelines states that in Lot 2, Creation / production / distribution / promotion, applicants must have legal status demonstrating a principal activity in the cultural sphere. Furthermore, in Lot 2, Training/professional development, applicants must have legal status demonstrating a principal activity in initial or continuing training or in the cultural sphere.
34
Our intended applicant company was established on 9th of March 2009 - will it be eligible?
According to §2.1.1.1 of the Guidelines, the applicant must be a legal entity registered for at least two years before the publication of the Call for proposals (28 February 2011).
35
Our intended applicant company is based in South Africa, however we intend to setup and run the project through a SPV (special purpose vehicle) out of the UK. Essentially this will mean that the project is run with its own set of UK based, offices, bank accounts, employees. The project would be lead by a project leader and it would operate on a fairly autonomous basis but frequently reporting back to the applicant company on matters relating to the project, i.e. financial, administrative and in terms of project progress reporting.
§2.1.1 of the Guidelines states that the applicant must be directly responsible for preparing and managing the action with their partners and not acting merely as an intermediary. It cannot delegate its responsibilities to another entity. Please consult the conditions regarding participation of South Africa organizations (§2.1.1.1. and §2.1.3.4.) and also the partnership requirements (§2.1.2.)
26
Est-ce que dans votre programme vous pensez aux personnes physiques ?
Non. Le §2.1.1.1 des Lignes directrices indique que les demandeurs et partenaires doivent, entre autres critères d’éligibilité, être des personnes morales.
37
Concernant le mention "a but lucratif", En tant que sociétés commerciales, les sociétés de productions ne sont-elles pas obligées d'être à but lucratif? Cela posera-t-il un problème si on répond par l'affirmative?
Un organisme du secteur privé est éligible au programme aussi bien dans le rôle de demandeur que dans celui de partenaire (§2.1.1.1 et §2.1.2 des Lignes directrices). Cependant, l'action entreprise ne doit pas avoir de but lucratif et ne doit pas générer de profits dans le cadre du projet (§2.1.1.1, note 2, et §2.1.3.5).
38
I would like to receive more informations about the elegibility criteria for applicants involved in training and professional development. How have I to interpret the expression "legal status that authorises the provision of training"? It is referred to the Statute of the applicant, or to a kind of accreditation by an Authority? In Italy, for example there are different regional rules to be accredited by the Local Authority.
It is a reference to the legal statutes or articles of association of the applicant (§2.4 of the Guidelines)
39
Under the heading, 'Additional eligibility conditions for each LOT', LOT Production: "...have one or more copyright agreements with one or more directors from an acp state" - please explain.
Copyright agreements and rights transfer contracts are required in order to ensure that the chain of rights is respected. If you wish to obtain legal advice on documents relating to the ACP cinema and audiovisual industry, you may consult free of charge the ACPFilms legal assistance service at the following address: http://www.acpfilms.eu/htdocs/modules/liaise/?form_id=4/
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Nous avons un doute quant l éligibilité de notre organisation principalement en raison du statut quelque peu hybride de notre organisme : « société anonyme de droit public à finalité sociale ». Le cahier des charges de votre appel mentionne que les ‘public bodies or companies governed by public law’ ne sont pas éligibles. Il nous semblerait assez étrange que notre organisation soit exclue de l’appel pour ces raisons étant donné que son objet principal est la promotion de la culture et les arts (et cela sans but lucratif).
En effet, conformément au § 2.1.1 des Lignes directrices, les organisations de droit public ne sont pas éligibles en tant que bénéficiaire ou partenaire, avec la seule exception des télévisions publiques sous le Lot 1/Distribution. La participation d'organismes du secteur public est néanmoins encouragée en tant qu’associés ou bailleurs de fonds.


1.2. Capacité à mettre en œuvre les actions | Capacity to implement the actions
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1
Est il possible d'avoir un partenaire qui soit aussi parallèlement dépositaire d'un autre projet (donc demandeur) sur le même appel à proposition? Si son projet et le nôtre sont sélectionnés, pourra-t-il alors bénéficier de deux subventions, même si elles ne portent pas sur le même projet? Si oui, quelles en sont les modalités? Y a t-il des "précautions" à prendre?
Nous vous renvoyons au § 2.1.3.6 des Lignes directrices : un demandeur peut également être partenaire dans une autre proposition. Nous vous rappelons que selon le § 2.1.2, le partenaire doit avoir un rôle actif dans la conception et la mise en œuvre du projet : il doit donc être en mesure de remplir ses obligations au titre des deux actions.
2
J’ai une question concernant les pièces justificatives, en l'occurence, le point 7 de l'article 2.4 de l'appel à projet (lettres d'intention, lettres d'accords ou autres documents justifiant la contribution des autres partenaires financiers annoncés dans le plan de financement).
Le projet commencera en 2012. A l'heure actuelle de la rédaction du dossier, il est très difficile d'avoir des lettres d'engagement de la part des co-financeurs à partir de 2012, ces derniers répondant à leurs propres logiques internes. D'autre part, certain d'entre eux répondent à des logiques annuelles et non pas pluri-annuelles, ce qui rend impossible d'avoir leur engagement sur trois ans.
Aussi, mes questions sont les suivantes: ces pièces justificatives sont elles impératives? est ce possible, à défaut d'avoir une lettre d'engagement pour 2012 et les autres années, de présenter un bilan des co-financements déjà obtenus pour les années passées? est il possible de présenter l'engagement d'un financeur seulement sur un an et non pas sur l'entière durée du projet? Comment présenter la demande?
Ces documents devront être envoyés par les porteurs de projets provisoirement sélectionnés au moment de la vérification finale de l’éligibilité, soit, selon le calendrier indicatif du § 2.5.2 des Lignes directrices, à la mi-octobre 2011. Il vous appartiendra alors, si vous êtes provisoirement sélectionnés, de fournir des documents attestant que vous êtes en mesure de produire l’entièreté des cofinancements du projet.
3
What is meant by, "...have stable and sufficient sources of finance"?
According to the § 1.3.2. of the Guidelines, a grant amount may not exceed 80% of the action’s total eligible costs. Therefore, the balance must be financed from the own resources of the applicant or partners, or from sources other than the EU budget or the European Development Fund.
4
Under the heading, 'Additional eligibility conditions for each LOT', LOT Production: "...have one or more copyright agreements with one or more directors from an acp state" - please explain
We refer you to §2.1.3.3 of the Guidelines: “In the framework of this call for proposals, the following are considered as ACP cinema and audiovisual works: works written, directed and produced by professionals from the ACP zone”. Please note that the additional eligibility conditions in §2.1.1.2 concern the applicants only.
5
Qu'entendez vous par "condition préalable" ?
Au § 2.1.4. du formulaire de demande concernant la durabilité de l’action il vous est demandé de décrire les conditions préalables et hypothèses pendant et après sa mise en œuvre. Il s’agit de décrire les conditions politiques, sociales, professionnelles, économiques, environnementales ou artistiques, existantes ou souhaitables (hypothèses) qui vont constituer des éléments pouvant influencer la mise en œuvre, la durabilité de l’action, la pérennisation au-delà de la fin du projet. (Manuel "Gestion du cycle de projet", annexe H des Lignes directrices)
6
What is meant by, "...have stable and suficient sources of finance"?
It means that the applicant's sources of financing must cover the part of co-financing (in %) tha is not covered by the EU grant, for the entire project implementation. These sources must be indicated in the application (Annex III of the Guidelines - budget template, sheet 3. Expected sources of funding). At a later stage, provisionally selected applicants will be asked to provide proof of the announced financial contributions (§2.4).
7
In the table Capacity to manage and implement actions , Experience by sector, p.23 of the ful application form, I don´t understand, in the 2nd column “Experience of the 7 past years “
Paragraph 3.3.1. of the Application form is intended to indicate your experience. In the second column, “Experience of the past 7 years” you are asked to tick the relevant number of years' experience within the last seven years.
8
Un financement sollicité et obtenu par un partenaire au projet (et non par le Chef de file) peut-il être comptabilisé dans les cofinancements ?
Oui, dans la mesure où le financement obtenu est affecté à la mise en œuvre du projet soumis par le demandeur et à condition que ce financement n’émane ni du budget général de l'Union européenne ni du Fonds européen de développement (paragraphe 1.3.2. des Lignes directrices). Les demandeurs provisoirement sélectionnés devront fournir la preuve des cofinancements annoncés (§2.4).


1.3. Nationalité | Nationality
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1
Lorsqu'il y a 3 partenaires (dont le demandeur français) il est prévu "au moins 2 Etats ACP différents". Ces deux Etats peuvent ils appartenir à la même zone géographique en l'occurrence le Burkina Faso et le Bénin ou le Mali ?
Conformément au § 2.1.2. des Lignes directrices : Si tous les partenaires ACP sont situés en Afrique, ceux-ci devront appartenir au moins à deux régions sur les quatre: Afrique de l’Est, Afrique de l’Ouest, Afrique Centrale, Afrique Australe.
2
We are a cultural organization based in West Africa. Are we eligible if our cooperating partners are all based in Africa?
According to the § 2.1.2. of the Guidelines, if all the ACP partners are based in Africa, they must be established in at least two of the four regions: East Africa, West Africa, Central Africa, Southern Africa.
3
The priorities mention the Caribbean and the Pacific. Does it mean that projects that may be Africa, Caribbean and UK or UK and Africa will be given less priority? Is this marked down in the scoring?
In §1.2 of the Guidelines, it is stated that “actions whose partnership includes the Caribbean and/or Pacific regions due to their special geographical situation” are one of the priorities and will be given special attention. Please refer to §2.3.1 of the Guidelines to see how this will be reflected in the evaluation of the Concept Note.
4
J’envisage de déposer un projet pour le lot 1 ACPFilms II. Il s’agit d’un film documentaire de 90 minutes. Ce film sera réalisé par un nigérien. Si toutes les autres activités du film (écriture, production, post-production) auront lieu dans un pays ACP, une partie non négligeable du tournage aura lieu en Algérie tout en concernant principalement des personnages issus des pays ACP. Ce projet estil éligible ?
Nous vous renvoyons au §2.1.3.4 des Lignes directrices, qui indiquent que « Les activités doivent être mises en œuvre dans un ou plusieurs des pays éligibles mentionnés en annexe 1. » L’Algérie ne fait pas partie de ces pays.
5
Il est dit que la majorité des actions doit se dérouler dans un pays ACP éligible. Comment s’évalue la notion de majorité ? En termes de temps, de coût ?
Cette question sera appréciée par le Comité d'évaluation. Nous vous rappelons que les bénéficiaires finaux du projet doivent être des personnes issues des Etats ACP (voir § 2 des Lignes directrices, Définitions).
6
Is Madagascar still black listed on EU lists, following the political crisis or coup?
The eligibility of the origin of the applicants and of the actions is determined in reference to Annex I of the Guidelines, ‘List of eligible countries’, in conformity with the Cotonou Agreement. Any particular situation will be dealt with on a case by case basis.
7
Nous préparons un long métrage de cinéma qui sera réalisé en Algérie et coproduit par 2 sociétés, l’une française et l’autre algérienne. Pouvons-nous prétendre à un soutien de votre part?
Nous vous renvoyons au § 2.1.1 des Lignes directrices : pour être éligible, le demandeur doit avoir la nationalité d’un des pays éligibles, signataires de l'Accord de Cotonou, listés à l’Annexe 1 des Lignes directrices. L’Algérie n’en fait pas partie.
Veuillez vous référer également au § 2.1.2 des Lignes directrices, titre "Partenaires" précisant les partenariats obligatoires, et titre "Associés" précisant les conditions de participation des organisations ne répondant pas aux critères d'éligibilité.
8
Bonsoir je voudrais savoir si le Cameroun est éligible cette fois ci pour le fonds de financements ACP Culture.
Le Cameroun fait partie des pays éligibles listés à l'annexe 1 des Lignes directrices. Notez toutefois qu'un partenariat est obligatoire, selon les dispositions du § 2.1.2 des Lignes directrices.
9
Je suis cinéaste de nationalité camerounaise résident à Montréal, Qc au Canada, fondateur d'une boite de production audio visuelle dont le siège est à Yaoundé au Cameroun.
Je viens de produire et réaliser un film documentaire de 52 et je pense que ce film pourrait contribuer à aider à mener le combat de la tolérance et de la compréhension dans certains pays. C'est pourquoi je recherche un financement ou une subvention afin de distribuer ce film là ou le besoin se fera, en espérant que ce projet peut être éligible à l'un de vos programmes.
Le Cameroun est l’un des pays ACP éligibles (Annexe 1 des Lignes directrices). Veuillez vous référer aux critères d'éligibilité à respecter: catégorie du demandeur (§ 2.1.1.1 des Lignes directrices), critères supplémentaires par lot (§ 2.1.1.2), ainsi que les obligations de partenariat (§ 2.1.2). Les types d'actions éligibles sont décrits au § 2.1.3.3 des Lignes directrices.
10
I am working with co-producers in Africa already but can you confirm the writer, producer AND director must all be from the ACP zone and can't be from the EU?
For example, if the writer is Nigerian, the lead producer (myself) is from the UK/Ireland, the co-producers are from Nigeria and South Africa respectively, but the director is from the UK will we still qualify?
According to §2.1.1.2 of the Guidelines, for Lot1 - Production projects, the applicant must have a rights transfer contract(s) with one or more ACP director(s). The applicant and partners must be nationals of one of the eligible ACP States, a European Union Member State, a
European Union applicant State, or a Member State of the European Economic Area (§ 2.1.1.1 and 2.1.2, and Annex 1).
11
NB: question ajoutée, reçue d'une Délégation UE:
I understand that preference can be given to ACP countries tenderers in the evaluation of the offer not as in selection criterium. Correct?
ACP participation in the present call for proposals is not a matter of preference, but is one of the compulsory eligibility requirements (§2.1.2 of the Guidelines).
12
Nous sommes une société de production cinématographique, nous sommes basés à Tunis, en Tunisie, et nous vous écrivons pour demander à savoir si vos actions soutiennent les investissements dans les équipements servant à la production. Nous comptons en effet élargir nos moyens de production, et on se demande si on pourrait obtenir un soutien de votre Part.
Nous vous renvoyons au paragraphe 2.1.1.1. des Lignes directrices de l'appel à propositions où il est établi que les demandeurs doivent avoir leur siège dans un pays ACP, dans l’Union Européenne ou dans l’espace économique européen. L’annexe 1 fournit la liste des pays éligibles à l’appel et la Tunisie n’en fait pas partie.
Pour les projets répondant aux critères d'éligibilité, l'acquisition d'équipement et matériel est limitée à un maximum de 15% des coûts totaux éligibles du projet (§ 2.1.4.1).
13
Je suis burkinabé vivant entre Paris et le Burkina-Faso est ce que je suis bénéficiaire?
En tant que Burkinabé vous portez la nationalité d’un pays éligible (paragraphe 2.1.1.1. des Lignes directrices). Néanmoins, seules les personnes morales (par exemple: entreprises, organisations) sont éligibles: veuillez consulter les § 2.1.1 et 2.1.2 pour vérifier les conditions requises aux demandeurs et à leurs partenaires, ainsi que le § 2.1.3 pour les types d'actions éligibles.
13
Partnership
At least three (3) partners, including the applicant, from two ACP states. When partnership involves African countries only, partners must come from two (2) African regions. The number of ACP partners must be higher
What is your definition of African regions?
Annex 1 of the Guidelines lists the 4 African Regions: West Africa, East Africa, Central Africa and Southern Africa.
14
I am from American Samoa with U.S. citizenship. Am I eligible to apply for funds for my documentary?
No. Applicants must come from ACP States (§ 2.1.1.1 of the Guidelines). Annex 1 of the Guidelines lists the 78 eligible ACP States, among which is the Independent State of Samoa. As an American Samoa citizen you are not eligible to the programme.
15
Only applicants and partners belonging to nationalities ACP are eligible?
No. Please refer to §2.1.1.1 and Annex 1 of the Guidelines for a list of eligible countries.
16
If we have an African writer, an African co-producer, and a UK director - but also an African co-director in the model of Slumdog Millionaire and City of God (both who worked with local co-directors) are we still eligible to apply?I did re-read the clauses you mentioned below which states ACP qualifying works are those "works written, directed and produced by professionals from the ACP zone" but am still not 100% clear whether we might be able to qualify for this. It seems to be it's only the director nationality that MIGHT be an issue.
According to §2.1.1.2 and §2.1.3.3 of the Guidelines – Lot 1- Production, works must be directed by ACP professionals.
17
We would perhaps consider partnering with an organization in Sierra Leone. Does the partner have to be from any country in Africa, or an acp country? Is this partner eligible?
According to §2.1.1.1 and 2.1.2 of the Guidelines, eligible applicants and partners must “be nationals of one of the eligible ACP States, a European Union Member State, a European Union applicant State, or a Member State of the European Economic Area”. Annex 1 gives a list of ACP countries; Sierra Leone is one of them.
16
Un chef de file martiniquais est-il éligible à l’appel à projets ACP-UE d’appui au secteur culturel ? Se partenaires sont une association d’artistes cubains, une association d’artistes haïtiens et l’alliance française de Saint Lucie. Il s’agit d’un projet d’échange culturel qui prend la forme d’un festival, avec comme activités principales : formation, production, diffusion d’œuvres audiovisuelles, avec deux manifestations principales qui se dérouleront en Martinique , et deux activités délocalisées : en Haïti et à Sainte Lucie.
Concernant les nationalités éligibles, veuillez vous référer à la liste de pays en Annexe 1 aux Lignes directrices: la Martinique, étant un département français, est éligible (Etat membre de l’Union Européenne). Haïti et Sainte Lucie sont des Etats ACP, donc éligibles. Par contre, Cuba n’est pas un pays éligible au présent appel. A part la nationalité, d'autres critères d'éligibilité s'appliquent aux demandeurs et partenaires (§2.1.1 et §2.1.2 des Lignes directrices). Les organismes ne répondant pas aux critères d'éligibilité peuvent participer à l'action en tant qu’associés (voir conditions de participation au §2.1.2, titre "Associés"). Concernant les actions envisagées, tenez compte du fait que les priorités du programme visent des bénéficiaires finaux et des groupes cibles ACP (§1.2.). En outre, la majorité des actions doit se dérouler dans les pays ACP (§2.1.3.4.).
17
le demandeur est sénégalais. Nous avons un partenaire au Bénin, un partenaire à Mayotte, un partenaire en France. Est ce que nous sommes éligibles ?
L'exemple donné ne correspond pas aux critères de partenariat, puisque les deux partenaires africains n'appartiennent pas à des régions différentes et le nombre de partenaires ACP n'est pas supérieur au nombre de partenaires européens (paragraphe 2.1.2. des Lignes directrices).
18
Le demandeur est sénégalais et a 2 partenaires français. Est ce qu'on peut garder les 2 partenaires français ou il faut en enlever un, et le mettre en associé ?
Le nombre de partenaires des États ACP éligibles doit toujours être supérieur au nombre de partenaires européens, avec un minimum de deux partenaires ACP de pays différents (ou de régions différentes en cas de partenaires africains uniquement). S’il y a plusieurs partenaires européens, ils doivent avoir leur Siège dans au moins deux pays européens éligibles différents (paragraphe 2.1.2 des Lignes directrices).
19
We also understand that the goal of the project is helping the emergence of local production and the professionalisation of local artists and technical experts. Does it mean that only film projects having at the same time a writer, producer and director coming from an APC country elegible? Or to put it in another way: does a documentory having a Hungarian author, a French director, a French, a Liberian, a Sierra Leonean producer and a French-Sierra Leonean technical staff eligible?
Please see FAQ, Week 9, section 1.1, question 4.
20
Un projet qui aurait des partenaires à Maurice et à la Réunion est il considéré comme une coopération Sud Sud ou Nord Sud?
La coopération sud-sud n'est pas directement liée à la seule composition du partenariat, mais vise à développer des synergies au niveau Intra ACP, dans le cadre du présent programme.
21
Concernant la nationalité du demandeur, est-ce la nationalité du gérant ou du représentant de la société ou la nationalité de la société qu'il faut préciser? Dans mon cas, je suis résident permanent dans un pays européen (carte de séjour dix ans renouvelable), la société de production est enregistrée dans ce pays européen (statut et tous les autres éléments légaux) mais je suis, moi, de nationalité d'un pays d'Afrique ACP (passeport). Que dois-je préciser?
Le point § 2.1.1.1 des Lignes directrices indique que le demandeur est une personne morale enregistrée depuis au moins deux ans, et que la nationalité est déterminée sur base des statuts de l’organisation. La nationalité du gérant de la société n’est pas prise en compte.
22
We're non governmental organization from Lithuania working on a documentary film with partners from Cape Verde and South Africa. In §2.1.3.3 it is stated: "In the framework of this call for proposals, the following are considered as ACP cinema and audiovisual works: works written, directed and produced by professionals from the ACP zone." I'd like to clarify if our project shall have writer and director and producer from ACP zone or, for example, the movie can be written and produced by Lithuanian professionals and directed by ACP professional.
We refer you to §2.1.1.2 of the Guidelines: the applicant must have a rights transfer contract/contracts with one or more ACP directors.
23
If a partner organization is headquartered in an eligible country (Spain), but the active personnel are working in an ineligible country (USA), can those active personnel access any of the grant funds?
If the partner organization pays their taxes in Spain and there is some staff working permanently in Spain, the organisation is eligible. If one of these conditions does not hold, the partner organization will not be considered eligible.
24
Can you kindly help us clarify the specific eligible organisation that can apply for a grant, that is, can anyone of the proposed eligible three partners which include, an EU applicant, an African applicant and an applicant from an ACP Country apply for the fund?. Please let us know who qualifies to be the lead applicant
Applicant and partners must be nationals of eligible ACP States, European Union Member States, European Union candidate States, or Member States of the European Economic Area. Please note that other criteria apart from nationality also apply (§2.1.1 and 2.1.2 of the Guidelines).
25
Notre équipe de production est composée de :

- 2 partenaires européens de pays différents (dont un est le demandeur)

- 2 partenaires ACP de zones différentes

Je lis, dans les lignes directrices 2.1.2 "Partenariats et éligibilité des partenaires" : "le nombre de partenaires des Etats ACP éligibles doit toujours être supérieur au nombre de partenaires européens".

Le demandeur est-il compris comme partenaire? Ou cela signifie-t-il que nous devons réduire notre équipe à un partenaire européen (le demandeur) et deux partenaires ACP?
Le demandeur est compté comme partenaire. Le nombre de partenaires ACP doit être supérieur au nombre de partenaires européens.

2. Eligibilité des partenaires | Eligibility of the partners


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1
May International Organization participate in the action as associates?
Yes. Please see definition of Associates and conditions for participating under § 2 and 2.1.2 of the Guidelines. According to the § 2.1.3. of the Guidelines, international organizations are not eligible as applicant or partner.
2
The partner there is a continuous teaching unit, but my understanding is that as a public body they are not eligible. - Although strengthening training centers/education institutions is?
According to § 2.1.1.3. of the Guidelines, public bodies or companies governed by public law are not eligible, with the sole exception of public TVs under Lot1/Distribution domain. However the public sector's involvement in project development is encouraged with the aim of facilitating the project's viability. Public bodies, companies governed by public law and regions and municipalities may therefore participate in the action either as associates (see definition under § 2 and 2.1.2 of the Guidelines) or by contributing to co-financing.
3
Nous souhaiterions répondre à l’appel d’offre du projet ACP Culture, Lot 2, mais ne sommes pas sûrs de notre éligibilité, principalement concernant les partenariats. En particulier, il nous semble difficile de répondre au critère suivant : « Si tous les partenaires ACP sont situés en Afrique, ceux-ci devront appartenir au moins à deux régions sur les quatre: Afrique de l’Est, Afrique de l’Ouest, Afrique Centrale, Afrique Australe »
Conformément au § 2.1.2. des Lignes directrices, lorsque tous les partenaires ACP sont situés en Afrique, ceux-ci devront appartenir au moins à deux régions.
4
Please let me know if an application could be only amongst ACP countries i.e. without a European partner.
Yes. We refer you to § 2.1.2 of the Guidelines - partnerships must involve organizations coming from at least two different ACP states.
5
We want to apply for the production of a fiction feature film and, at the moment, two production companies are involved, one from Guinea-Bissau and the other from Portugal. Do we need to involve another production company from an ACP country?
Yes. We refer you to paragraph 2.1.2 of the Guidelines for eligibility rules concerning partnerships. We remind you that if an ACP partner is based in Africa the other ACP partner should come from another region (§2.1.2- see Annex I for a list of ACP regions).
6
Je travaille actuellement sur un projet cinématographique qui sera tourné en Algérie avec un partenaire algérien. Je voulais donc savoir si ce pays fait partie de ce programme.
Nous vous renvoyons au § 2.1.1 des Lignes directrices : le demandeur et ses partenaires doivent avoir la nationalité d’un des pays éligibles, signataires de l'Accord de Cotonou, listés à l’Annexe 1 des Lignes directrices. En outre, en conformité avec le § 2.1.3.4 des Lignes directrices, l'action doit se dérouler dans un ou plusieurs des pays listés à cette annexe. L’Algérie n’en fait pas partie.
7
I am asking as the main applicant in our case comes from Namibia, but since it needs three partners I need to find out if a South African Institute is a proper partner as South Africa is not an ACP country. If this is the case we would not join forces with them but with another partner from Namibia.
South Africa is an ACP country. Organisations from South Africa participate in EDF-funded projects under certain conditions.
We refer you to §2.1.1.1 and footnote 9 of Annex 1 of the Guidelines: South African organizations are eligible, provided they match the eligibility categories and fulfill the partnership requirements (§ 2.1.2 of the Guidelines).
8
Je vous contacte pour éclaircir un point des Lignes directrices à l’intention des demandeurs concernant les situations d’exclusion. En effet au point 2.1.1.3. Situations d’exclusion, on lit : « Ne sont pas éligibles en tant que demandeurs ou partenaires:
-...
- Les organisations internationales et intergouvernementales.
- … »
Je souhaite savoir si une organisation professionnelle de partenariat Nord/Sud intervenant dans des pays ACP et reconnue comme « ONG en relations formelles avec l’UNESCO » entre dans le champ de ce que vous appelez « organisation internationale » ?
Selon les Lignes directrices, §2.1.1, les organisations non gouvernementales sont éligibles. Il vous reviendra de prouver que vous appartenez bien à cette catégorie et que vous n’êtes pas une organisation internationale ou intergouvernementale (voir § 2.3 des Lignes directrices pour les documents à fournir pour vérifier l’éligibilité des propositions provisoirement sélectionnées). Veuillez vous référer également au § 2.1.2 des Lignes directrices, dont le titre "Associés" précise les conditions de participation des organisations ne répondant pas aux critères d'éligibilité.
9
Suite à l'appel à subvention ACP II Films, je souhaiterais plus d'éclaircissement dans les conditions d’éligibilité. Effet, nous sommes une association crée il ya plus de 2 ans non enregistrée auprès de la préfecture de Brazzaville. Donc une association de fait, sommes-nous éligibles à la subvention ?
Nous vous renvoyons au § 2.1.1 des Lignes directrices : pour être éligible, le demandeur doit être une personne morale enregistrée depuis au moins deux ans. Une association non enregistrée n’est donc pas éligible.
10
Our association is a network of 25 Members among Ministries, Universities and Regions of 13 Mediterranean Countries (Lebanon, Egypt, Jordan, Tunisia, etc). It is an association for documentation, conservation and valorization of the Euro-Mediterranean Cultural Heritage. It is a cultural organization which fulfils the following eligibility criteria:
- it is independent of the state as regards to its establishment and/or appointment of its personnel and administrators;
- it has an autonomous and democratic structure in its financial and administrative affairs;
- it is a non-profit legal entity. Under these above mentioned circumstances and meeting these criteria, we wonder if we can apply to this Call for Proposals as Lead applicant or partner.
We refer you to § 2.1.1.1 of the guidelines: if you are an ONG or a private sector entity and have been registered legally for more than two years in any of the eligible countries (ACP or European), and if you are able to provide the documents listed under § 2.4 should you be provisionally selected, then you are eligible.
We remind you however that the Actions can only be implemented in European or ACP countries (§2.1.3.4 of Guidelines; see list in Annex I of the Guidelines), and that final beneficiaries should be from ACP states (§2 of Guidelines).
11
Il nous semble difficile de répondre au critère suivant : « Si tous les partenaires ACP sont situés en Afrique, ceux-ci devront appartenir au moins à deux régions sur les quatre: Afrique de l’Est, Afrique de l’Ouest, Afrique Centrale, Afrique Australe (voir annexe 1). » Nous comptions associer plusieurs états mais faisant partie de la même zone.
En effet, conformément au § 2.1.2. des lignes directrices : Si tous les partenaires ACP sont situés en Afrique, ceux-ci devront appartenir au moins à deux régions sur les quatre: Afrique de l’Est, Afrique de l’Ouest, Afrique Centrale, Afrique Australe.
12
My question refers to LOT 2, I would like to know if an applicant organization is eligible for support with two African countries and a country from the Caribbean. ie Can Nigeria Ghana and Haiti for instance apply for funding to support theater training for young artists from Africa, Ghana and Haiti for the creation of a performance piece involving the three countries.
The example given seems to fulfill the minimum partnership requirements (§ 2.1.2. of the Guidelines). However, other eligibility criteria must be met such as: category of the organizations (§ 2.1.1.1 and 2.1.1.2), type of actions and geographic coverage (§ 2.1.3).
13
Dans quelle mesure la Guyane qui est une région d'Outre Mer est un territoire qui peut ou non faire partie des 3 partenaires.
La Guyane, étant un département français, est éligible (Etat Membre de l'UE). Le Guyana (anciennement Guyane britannique), étant un Etat ACP de la région Caraïbes, est éligible (Annexe 1 des Lignes directrices).
14
We are seeing this as a documentary which can be divided into a TV series, with production to take place here in Fiji, the UK, Afghanistan and Oman. The duration of the production is to take at least 3 months at the most.
We would just like to clarify:
1.) whether this can qualify considering we have two Fiji citizens and one British citizen as partners for this project?
2) We all live in Fiji
3.) Considering the topic of documentary is specifically localised to Fiji alone, do we still qualify?
Our reason being that such topic does not cover the interests of other ACP countries in the Pacific region - considering that TV stations in other ACP countries in the Pacific will not warm up to such a concept based on pure economic reasons and viewers' interests.
However with a strong presence of a small but vibrant Fijian community in the UK, we deem this project workable in terms of distribution.
According to § 2.1.3.4 of the Guidelines, “The actions must be implemented in one or more of the eligible countries listed in annex 1” - Afghanistan and Oman are not included in this list. According to §2.1.2, “Applicants must act with partner organizations”, and “Applicants must apply from and work within a partnership that involves at least three partners, one of which is the applicant, with their head offices in at least two different ACP States. Furthermore, the initial planned duration of an action may not be less than 12 months (§2.1.3.2). Please note also that natural persons are not eligible as applicants or partners (§2.1.1.3).
15
Pour un projet du Lot 1- Formation, tous les partenaires doivent “posséder un statut juridique dont l’activité principale se situe dans le domaine de la formation initiale ou continue.”?

Autrement dit, cela exclut-il des partenaires possédant des compétences complémentaires notamment techniques ou dans le domaine de la formation envisagée?
Les partenaires doivent satisfaire les mêmes critères d’éligibilité que ceux qui s’appliquent aux demandeurs/bénéficiaires (§2.1.2 des Lignes directrices). Les critères additionnels d’éligibilité décrits au §2.1.1.2. ne concernent que les demandeurs.
16
Des écoles et institut de formations des pays ACP sont partenaires de ce projet. Ils sont néanmoins rattachés pour la plupart à des universités publiques. Sont-ils éligibles en tant que partenaires du projet? L'article 2.1.1.1 indique en effet que pour le lot 2 sont éligibles les ONG et les organismes du secteur privé. Dans le même temps, le Renforcement des échanges entre centres de formation/institutions d’enseignement ACP fait partie des actions éligibles. Or la plupart des centres de formation aux métiers du livre dans les pays ACP francophones sont publiques. Y-a-t-il une possibilité de les associer au projet?
Conformément au § 2.1.1.3. des Lignes Directrices, les entités publiques ou les entreprises de Droit Public ne sont pas éligibles exception faite des télévisions publiques dans le cadre du lot 1/ Domaine de la distribution. Cependant, la participation du secteur public dans les projets est encouragée afin d’en faciliter la viabilité. Les organisations publiques, les entreprises de droit public, les régions et les municipalités peuvent donc participer à l’action soit en tant qu’associés (consulter la définition aux § 2 et 2.1.2.) ou en contribuant au co-financement.
17
Par contre je ne comprends pas avec qui le partenariat doit être obligatoire. Est ce une structure en Afrique ou en Europe?
Veuillez vous référer au § 2.1.2 des Lignes directrices, titre "Partenaires", précisant que les demandeurs doivent postuler et œuvrer au sein d'un partenariat impliquant au moins trois partenaires dont le demandeur; composé d'organisations ayant leur Siège dans au moins deux États ACP différents. Par ailleurs si tous les partenaires ACP sont situés en Afrique, ceux-ci devront appartenir au moins à deux régions sur les quatre: Afrique de l’Est, Afrique de l’Ouest, Afrique Centrale, Afrique Australe. En outre, le nombre de partenaires ACP doit être supérieur au nombre de partenaires européens.
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Within the project consortium, We have a partner organisation that is registered under the Laws of Cape Verde. This partner is a for-profit company that works in cultural and music industry.According to the guidelines (paragraph 2.1.1) this call for proposals is also open to private law entities when these act in the framework of a not-for-profit action and meet all the other eligibility conditions. We wonder if this entity, as a for-profit entity, will qualify for the application.
A private company is eligible as applicant or partner (§ 2.1.1. and 2.1.2 of the Guidelines). However, project actions must be non-profit making (§ 2.1.3.5).
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We have a Jamaican director attached to our Ghanaian feature film. Does the fact he is a Jamaican director qualify him as a partner for the application or does he have to have been part of a registered company for two years, or alternatively do we have to be employ him through a company registered in Jamaica for two years, and thus they qualify as the partner?
According to §2.1.2 of the Guidelines, partners have to fulfill the same eligibility criteria as applicants, among others, being a registered legal entity (i.e. not a physical person) for at least two years and be nationals of one of the eligible countries (list in Annex 1). In the case of film production, a rights transfer contract with an ACP director is necessary (see additional conditions for applicants in § 2.1.1.2).
20
L'une des conditions pour être partenaire est son existence de deux ans. Or nous aimerions travailler avec une structure qui a moins de deux ans d'existence mais en la plaçant comme partenaire. Ma question peut paraître un brin tordue mais je me demandais si on peut avoir un partenariat avec cette structure à partir de la 3e année (auquel cas, elle aurait donc deux ans d'existence). En somme: est ce possible d'indiquer un partenariat qui n'existerait qu'à partir de la 3e année sur un projet de 3 ans, afin de lui donner son statut légitime de partenaire?
Non. Les partenaires doivent satisfaire aux mêmes critères d’éligibilité que les demandeurs, y compris être une personne morale enregistrée depuis au moins deux ans à la date de publication de l'appel à propositions (§2.1.2 des Lignes directrices).
21
Un associé ne peut recevoir d'argent au titre de la subvention (p. 15 des lignes directrices/ art. 2.1.2). S'agit il bien de la subvention émanant de l'Union Européenne seulement? Par exemple, un associé peut il néanmoins bénéficier d'un co-financement au sein du projet soumis à l'UE?
Au §2 des lignes directrices, la subvention est définie comme l’aide financière octroyée au bénéficiaire par l'UE pour le cofinancement de l’Action. Au §2.1.2 des Lignes directrices, il est effectivement précisé que les associés ne peuvent recevoir de l’argent au titre de la subvention, sauf les frais de voyage et séjour.
22
Il est mentionné dans les lignes directrices (p.15, art. 2.1.2) que "les organisations associées ne doivent pas répondre aux critères d'éligibilité mentionnés à la section 2.1.1." à savoir : "2.1.1.1. Les demandeurs doivent satisfaire aux conditions suivantes pour pouvoir prétendre à une subvention: être directement chargés de la préparation et de la gestion de l’action avec leurs partenaires et ne pas se limiter à un rôle d’intermédiaire et être une personne morale enregistrée depuis au moins deux ans et ; appartenir à une des catégories suivantes:

• Lot 1, domaine Distribution/Promotion: - Organisation non gouvernementale (ONG)

- Organisme du secteur privé

- Télévision du secteur public

• Lot 1 (autres domaines) ainsi que Lot 2:

- Organisation non gouvernementale (ONG)

- Organisme du secteur privé

> posséder un statut juridique et ;

> avoir la nationalité3 d’un des États ACP éligibles, d’un État membre de l’Union européenne, d'un État candidat à l'adhésion à l'Union européenne, ou d'un État membre de l'Espace économique européen (voir la liste des pays en annexe 1)."

Est ce exclusif? Cela veut il bien dire que l'associé ne peut pas être l'une de ces organisations?
Le § 2.1.2 des Lignes directrices n'exclut pas que les associés puissent répondre aux critères d’éligibilité du §2.1.1.
23
Par ailleurs, en ce qui concerne la coproduction envisagée avec 2 pays différents, peut-on considérer si le film est co-réalisé par 2 réalisateurs de deux pays différents, ayant tous les deux une structure de production personnelle, depuis plus de deux ans, que les conditions sont remplies.
Pour ce qui concerne les demandeurs et partenaires, toutes les conditions mentionnées aux §2.1.1 et §2.1.2 des Lignes directrices doivent être remplies, ainsi que les conditions supplémentaires applicables aux demandeurs mentionnées au §2.1.1.1. Veuillez noter que seules les personnes morales (par exemple: entreprises, organisations) sont éligibles (§2.1.1).
24
Pour nous, la difficulté la plus grande va consister à trouver les Partenaires d'autres pays d'ici jusqu'au 30 juin prochain. Serait-il possible de soumettre le projet tout en attendant de nous accorder avec les éventuels Partenaires?
Non, si vous vous référez aux partenaires de mise en œuvre des actions. Les demandeurs doivent postuler et œuvrer au sein d’un partenariat (§2.1.2 des Lignes directrices). Par contre, si vous vous référez aux partenaires financiers (ceux contribuant au co-financement du projet), ils doivent être listés dans le budget de l’action (Annexe B, onglet 3, des Lignes directrices) et confirmés ultérieurement à travers des lettres d'intention (§2.4).
25
Ou, est-il possible que nous puissions travailler avec l'Alliance Franco-Congolaise, le Centre Culturel Français ou le Centre Wallonie-Bruxelles de Kinshasa ? Car ces Partenaires ont aussi d'autres sièges dans la plupart des pays ACP
Les partenaires doivent répondre aux mêmes critères que les demandeurs (§2.1.1 et §2.1.2 des Lignes directrices). Nous vous rappelons néanmoins que les organismes publics ou les sociétés de droit public ne sont pas éligibles en tant que demandeurs ou partenaires, avec l'exception des TV publiques (§2.1.1.3). Veuillez noter également que les organisations ayant des filiales dans des pays différents seront considérées comme une seule entité et ne peuvent pas utiliser leurs filiales comme partenaires (§2.1.2).
26
On a déjà deux partenaires dans deux pays participants qui sont très engagés avec le projet dès le début, mais qui sont des chaînes publiques de chaque pays. Puisque les télévisions publiques ne sont pas éligibles comme demandeurs dans le domaine de la Formation, doit-on penser qu’elles ne sont pas éligibles comme partenaires ? Et dans ce cas là, peut-on compter sur elles comme associés ?
Oui aux deux questions.
27
Est-ce qu'une université publique ou un centre de formation public peuvent participer dans des actions de formation?
Le secteur public n'est pas éligible à l'exception des télévisions publiques sous le Lot 1/Distribution. Le secteur public peut participer en tant qu'organisme Associé ou en contribuant aux cofinancements (§2.1.1.3 des Lignes directrices).
28
Do we have to renew partnerships every year, if the running time of the training would last for 36 months? In our case > meaning 36 months/ 3 years = 3 courses (1 course per year). Would it be eligible for partners to step out after the first year and assign new partnership agreements for the following year with new partners?
§2.1.2 of the Guidelines states that ‘Applicants’ partners participate in designing and implementing the action’. The role and function of each partner for the entire duration of the action will be described in the cooperation agreement to be attached to the application.
29
A la lecture des lignes directrices, il semble possible qu'il y ait deux partenaires ACP basés dans le même pays si les autres conditions sont bien remplies.Merci de me confirmer si cela est bien possible.
Oui, à condition que les prescriptions minimales de partenariat soient entièrement respectées (§2.1.2 des lignes directrices).
30
Notre trio partenaire se constitue de trois sociétés de production, une basée en France, une en Rep. Dominicaine (à l’initiative du projet), une en Haïti. La société Dominicaine à l’initiative du projet souhaiterait être le demandeur.

Cependant, cette société est jeune et peu expérimentée et à la lecture du point 2.4 du Formulaire de demande

(« Veuillez fournir une description détaillée des Actions gérées par votre organisation au cours des 3 dernières années. Cette information sera utilisée afin d'évaluer si vous avez une expérience suffisante et stable de gestion d'actions dans le même secteur et à une échelle comparable à celle pour laquelle vous demandez cette subvention »), de la réalité d’une maitrise approximative de l’anglais ou du français pour la rédaction du dossier, le trio se pose la question de faire de la société française le Demandeur. Elle pourra ainsi justifier d’un CV suffisant, mais amoindrirait la sensation d’une démarche émanant d’une volonté locale.

Qu’en pensez vous ?
D’après le §2.2.4 des Lignes directrices, l’administration contractante ne peut pas donner d’avis préalable sur l’éligibilité d’un demandeur, d’un partenaire, d’une action ou d’une activité spécifique.
31
Our partner in Kenya is a local NGO (incorporated in Kenya 2 years ago), which has links to an Italian NGO (it must send its accounts to the Italian NGO, the Italian NGO must confirm the appointment of a new chairman, the organisation can only be dissolved after agreement of the Italian NGO, etc…) . Is that ok? The Italian partners in the Kenyan NGO have a great track record in International Cooperation Programs and International Cooperation Training, they are a great asset for the project.
Organisations with subsidiaries in different countries will be considered as a single entity. They may not use their subsidiaries as partners, but must conclude partnerships with other independent organisations (§ 2.1.2 of the Guidelines).
32
Can an associate be from the same country as the applicant?

Can we have the above mentioned Italian NGO be an associate?
§2.1.2 of the Guidelines indicates that associates do not have to fulfill the same eligibility criteria as applicants and partners.
33
Je vous remercie de bien vouloir nous confirmer que conformément au point 2.1.3.6 des Lignes Directrices, notre partenaire Haïtien, déjà engagé comme partenaire dans une autre demande ACP, peut bien faire partie de notre partenariat ?
Le §2.1.3.6 des Lignes directrices précise que ‘Les partenaires peuvent participer à plus d’une demande’.
34
Le demandeur a un partenaire qui bénéficie déjà de la subvention ACP-UE (9e FED). Est ce que qu'on peut le mettre partenaire ou associé ?
Conformément au paragraphe 2.1.3.6. des Lignes directrices, les partenaires peuvent participer à plus d'une demande.
35
Le demandeur est partenaire d'un autre dossier déposé sur le même appel. Est ce que c'est possible que les 2 dossiers soient retenus ?
Conformément au paragraphe 2.1.3.6. des Lignes directrices, un même demandeur ne peut soumettre qu’un maximum de deux demandes dans le cadre du présent appel à propositions, cependant il ne peut pas se voir attribuer plus d’une subvention au titre du présent appel à propositions. Quant aux partenaires, ils peuvent participer à plus d'une demande.
36
Le demandeur est français. Il a 3 partenaires en Afrique de l'Ouest. Est ce qu'on est éligibles?
Conformément au paragraphe 2.1.2. des Lignes directrices, si tous les partenaires ACP sont situés en Afrique, ceux-ci devront appartenir au moins à deux régions sur les quatre: Afrique de l’Est, Afrique de l’Ouest, Afrique Centrale, Afrique Australe (voir annexe 1).
37
The collaboration is for now between a French production company and a Sierra Leonean NGO. As the author of the film is Hungarian we have started to make some steps even in Hungary to find a co-producer. For the ACP call we could therefore easily present a partnership of 3 entities. However, as we understand, ACP partners must me in majority. We understand that this can be an interesting way to create regional networks but it does not seem to us serving the interest of helping the emergence of local projects. The question here : would it be enough to engage a production company from a neighboring country (from Liberia or Guinea) in order to stay eligible? The role of this partner though would be quite limited as compared to the others, as he would be responsible only for assuring the promotion and the distribution of the film. Are we in line with the call for proposal’s aim in this way?
§2.1.2 of the Guidelines states that the applicant must work in partnership with at least two partners based in two different ACP states; if all the ACP partners are based in Africa, they must be established in at least two of the four regions: East Africa, West Africa, Central Africa, Southern Africa. Each partner must have a precise role to be specified in the partnership cooperation agreement. To guarantee fair treatment of applicants, the contracting authority may not give a prior opinion on the eligibility of an applicant, a partner, an action or a specific activity.
38
Nous venons d’apprendre que la société Dominicaine, nommons la « A », avec laquelle nous souhaitions travailler n’aura qu’un an et demi d’existence à la date de la commission. Souhaitant vivement l’associer à notre demande ACP nous souhaiterions savoir au plus vite, si une dérogation était possible.

De plus nous pourrions ajouter comme partenaire une seconde société dominicaine, ayant elle l’âge requis, qui viendrait en « renfort » de la société « A » . Dans cette configuration la société « A » pourrait elle être alors considérée comme un partenaire à part entière malgré son jeune âge ?
Non. Aucune dérogation n'est possible . Nous vous rappelons que comme indiqué au §2.1.2, les conditions d’éligibilité ne s’appliquent pas aux associés.
39
Société de production de film de droit français, nous souhaitons déposer une proposition pour le Lot 1- ACP Films III (production de film). Le demandeur sera donc une société française de production de film. Le partenariat sera formé avec deux autres sociétés, situées dans des pays ACP différents. L'une de ces sociétés Partenaires, partage avec la société Demandeur le même actionnaire majoritaire et mandataire social. Les deux sociétés (l'une Partenaire et l'autre Demandeur) sont cependant distinctes, de droit différent et n'ont pas de lien capitalistique entre elles. Notre question est donc: un partenariat est-il éligible si deux des trois sociétés le composant sont détenues majoritairement et dirigées (mandat social) par une même personne physique?
Les critères d’éligibilité concernant le demandeur (§2.1.1) et les partenaires (§2.1.2) indiquent que le demandeur et les partenaires doivent être des personnes morales enregistrées depuis au moins deux ans. L’identité des dirigeants n’est pas prise en compte.
40
I´m working on a documentary about Surinam art together with one co-producer and one art institute in Surinam. That makes three co-organizers in two countries (Netherlands and Surinam). Is this enough to apply for a grand to produce this documentary?
§2.1.2 states that ‘Applicants must apply from and work within a partnership that involves at least three partners, one of which is the applicant, with their head offices in at least two different ACP States’.
41
En plus des subventions, l'apport propre peut provenir d'un prêt bancaire? Une banque peut être citée comme partenaire stratégique pour garantir la planification d'une trésorerie dans l'exécution du programme afin de pallier aux retards de versement du fonds?
Le §1.3.2 des Lignes directrices spécifie que "Le solde doit être financé sur les ressources propres du demandeur ou des partenaires, ou par des sources autres que le budget de l'Union européenne ou le Fonds européen de développement". Toute autre source de financement est admise. Le §2.4 spécifie que les demandeurs provisoirement sélectionnés doivent fournir les "lettres d’intention, lettres d’accord ou autres documents justifiant la contribution des autres partenaires financiers annoncés dans le plan de financement".
42
Une société de production de film de droit français (Société par Actions Simplifiées) souhaite déposer une proposition pour le Lot 1- ACP Films II (production de film). Cette société française sera dénommée ici "Demandeur".

Le partenariat sera formé avec deux autres sociétés, situées dans des pays ACP différents.

L'une de ces sociétés partenaires (dénommée ici "Partenaire #1"), partage avec le Demandeur un même actionnaire et mandataire social.

Le troisième partenaire (dénommée ici "Partenaire #2"), constituant le Partenariat souhaité, est totalement indépendant des deux autres sociétés du Partenariat tant au niveau de son capital social que de ses mandataires sociaux. C'est également une société oeuvrant dans la production cinématographique et audiovisuelle, ayant déjà travaillé avec les deux autres sociétés du Partenariat.

Le Demandeur est une société unipersonnelle (capital social détenu à sa création par une seule personne physique, ici dénommé "Actionnaire du Demandeur").

L'Actionnaire du Demandeur a, en vertu d'un "prêt de consommation d'actions" (contrat écrit) qu'il a consenti, "transféré" 51% du capital lui appartenant à une personne physique tierce.

L'Actionnaire du Demandeur détenant toujours les 49% restant du capital social.

Le "prêt de consommation d'actions", disposition législative du droit français (Code Civil), emporte transfert de propriété des actions prêtées à l'emprunteur - c'est à dire la personne physique tierce, dans le cas présent. Les motivations du recours à ce mécanisme sont à la discrétion des actionnaires concernés, mais cette pratique est courante dans le milieu cinématographique et audiovisuel.

L'Actionnaire du Demandeur, devenu minoritaire du fait du "prêt de consommation d'actions", est par ailleurs actionnaire majoritaire de Partenaire #1.

L'Actionnaire du Demandeur est également mandataire social du Demandeur et de Partenaire #1 (Président dans les deux cas).

La question est donc: une même personne physique (dans le cas présent, l'Actionnaire du Demandeur) peut-elle être à la fois actionnaire minoritaire et mandataire social de la société déposant le dossier (ici, le Demandeur) et actionnaire majoritaire et mandataire social de l'une des deux autres sociétés partenaires (ici, le Partenaire #1) constituant le Partenariat?

Pour information, sur d'autres projets de films, antérieurs et indépendants à celui qui constituera l'Action de la proposition envoyée à ACP FiIms II pour son actuel appel à propositions (donc sans contrevenir à l'article 1.3.2. des Lignes Directrices du présent appel), la Commission Européenne, via l'Agence exécutive gérant le programme MEDIA, a reconnu la validité de cet accord interne au Demandeur (plaçant l'Actionnaire du Demandeur minoritaire du fait d'un "prêt à la consommation d'actions") en accordant au Demandeur par plusieurs fois une subvention.
Les critères d’éligibilité concernant le demandeur (§2.1.1 des Lignes directrices) et les partenaires (§2.1.2) indiquent que le demandeur et les partenaires doivent être des personnes morales enregistrées depuis au moins deux ans. L’identité des dirigeants n’est pas prise en compte.
43
Un Demandeur peut être partenaire d’autres Demandeurs. Peut-il être partenaire sur 3 autres projets ? Y a-t-il une limite ?
En conformité avec le §2.1.3.6 des Lignes directrices, un demandeur peut être partenaire en même temps dans une autre demande.
44
Un Demandeur (européen par exemple) peut-il avoir un partenaire (du sud) dont il est aussi le propriétaire de la société ? (il ne s’agit pas de filiale, mais de deux sociétés distinctes)
Les critères d’éligibilité concernant le demandeur (§2.1.1 des Lignes directrices) et les partenaires (§2.1.2) indiquent que le demandeur et les partenaires doivent être des personnes morales enregistrées depuis au moins deux ans.
45
Une chaîne de télévision privée dans un pays ACP qui signe un contrat de coproduction peut-elle être considérée comme partenaire? Ou est-ce que le contrat de partenariat est différent du contrat de coproduction selon vos règles?
Les partenaires du projet doivent répondre aux critères énumérés dans le § 2.1.2 des Lignes directrices, remplir et signer les sections 4.1 et 4.2 du formulaire de demande.
46
La même chaîne de télévision privée coproductrice de l'oeuvre (long métrage fiction) peut-elle demander une subvention pour la diffusion et la distribution de la même oeuvre (présentée dans le domaine production par l'autre partenaire producteur) dans le pays ACP ou la sous-région? Dans ce cas précis, est-ce que nous pourrions obtenir, donc cumuler, la subvention en production et la subvention en diffusion / distribution du long métrage.
Dans le domaine de la production de film il est obligatoire de prévoir une stratégie de distribution de l'œuvre §2.1.3.3 des Lignes directrices). Par ailleurs, un demandeur ne peut se voir attribuer qu'une seule subvention (§2.1.3.6)..
47
Nous sommes en train d'élaborer un projet avec des partenaires en Afrique qui étaient déjà impliqués dans un projet retenu l'année dernière, et en cours d'exécution. Est-il possible qu'ils soient à nouveau, cette année, partenaires éligibles dans le cadre de notre projet, si l'action le justifie ?
Chaque appel à propositions est évalué indépendamment. Les partenaires seront évalués, notamment, au regard du personnel, des équipements et de la capacité à gérer le budget (§2.3.2 des Lignes directrices, Grille d'évaluation).
48
J'aurais également aimé savoir si notre projet est éligible : une création itinérante en Espagne, Maroc, Algérie, Tunisie, Italie, Corse, de juin à octobre 2012 en se déplaçant en convoi, avec mise en place d'un village éphémère autour d'un chapiteau ouvert à chaque étape: lieu de répétitions, et de vie, avec autour: ateliers, interventions et formations animés par la compagnie auprès des acteurs locaux (associations, écoles, structures culturelles).
Conformément aux Lignes directrices (§2.1.3.4) : « Les activités doivent être mises en œuvre dans un ou plusieurs des pays éligibles mentionnés en annexe 1. La majorité des activités doit se dérouler dans les Etats ACP éligibles. »
49
We are currently having some difficulty in finding a partner in a particular Caribbean country that meets the eligibility criteria. If we already have the minimum partners i.e 1 UK and 2 African countries, can we still implement the action in the caribbean country.? the beneficiaries will be the local artists/ service providers etc. Can we use local contractors and associates only in that caribbean country. Can this arrangement still satisfy your requirements?
§2.1.2 of the Guidelines indicates that partnerships must involve at least three partners, coming from at least two different ACP countries. If all the ACP partners are based in Africa, they must be established in at least two of the four regions: East Africa, West Africa, Central Africa, Southern Africa. Associates do not have to meet the eligibility criteria referred to in section 2.1.1. The actions may be implemented in any of the eligible countries, with a majority of activities taking place in the eligible ACP countries (§2.1.3.4).
50
Une chaîne de TV avec laquelle nous avons un accord de coproduction pour un film documentaire peut-elle être considérée comme "partenaire" pour le dépôt d'une demande de subvention sur ce film?
Oui, si elle satisfait aux critères d’éligibilité décrits aux paragraphes 2.1.1.1 et 2.1.2. des Lignes directrices.

3. Eligibilité des actions | Eligibility of the actions

3.1. Début et durée des actions | Start and duration of the actions
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1
Quand aura lieu le prochain appel à candidature pour le prochain programme d'appui aux industries culturelles? En effet notre projet commence en 2012 et s'achève en 2013.
Le prochain appel à propositions est prévu pour 2012, toutefois la date n’a pas encore été fixée. Il n'y a pas de date précise pour le début des actions, toutefois ce sera obligatoirement après la signature du contrat de subvention; en outre, la durée initiale prévue d’une action ne peut pas être inférieure à 12 mois ni excéder 36 mois, et se terminer au plus tard le 31/12/2016 (§ 2 "Définitions" et 2.1.3.2 des Lignes directrices).
2
Nous sommes en préparation d'un projet en Afrique de l'Ouest mais celui-ci ne sera pas prêt avant la fin 2011. Est-il possible de savoir, dès à présent, les dates des prochains appels à propositions?
Le prochain appel à propositions est prévu pour 2012, mais la date n’est pas encore fixée.
3
I have looked at the guidance for the start date for projects? Is it Jan 2012 or 36 months before Dec 2016 ?
Please refer to §2 of the Guidelines, ‘Definitions’: actions must be completed before 31/12/2016. There is no specific start date for the projects; please refer to § 2.1.3 of the application form, which states that “The applicant is not required to indicate any specific dates for the launch of the implementation, but must simply indicate “month 1”, “month 2” etc.”. In any case, the eligible costs of a project can be incurred only after signature of the grant contract (paragraph 2.1.3.2 of the Guidelines).
4
We plan to shoot before 2 December, that is the estimated date for contract signature, is it possible to start shooting before the contract date? Or, if that is not possible, can we apply for a grant to be used in post-production phase?
No to both questions. We refer you to paragraph 2.1.3.2 of the Guidelines: eligible costs of a project can be incurred only after signature of the contract. We refer you to §2.13.3 of the Guidelines for a list of eligible actions; post-production as an isolated action is not included.
5
Nous souhaitons savoir s'il est possible de déposer un dossier pour un film en cours de réalisation. le tournage a lieu au Sénégal depuis le 24 février jusqu'au 14 Avril 2011. Si oui quelle est la date limite de dépôt?
Il n’est pas possible de postuler pour un projet en cours de mise en œuvre. En effet, les coûts éligibles d’un projet ne peuvent être encourus qu’à partir de la signature du contrat de subvention (voir Lignes directrices, §2.1.3.2) La date limite de soumission est indiquée sur la page de garde des Lignes directrices : 30 juin 2011.
6
Concernant la durée minimale de l'action qui est de 12 mois, dans le cas d'un long métrage, doit-on tenir compte de la préparation (deux mois environ) du tournage (trois mois environ, de la post-production (4 à 6 mois environ), de la promotion (1 à 2 mois), de l'exploitation dans les salles (1 mois), de la sortie DVD (6 mois après la sortie en salle), et de la première diffusion sur une chaîne payante (12 mois après la sortie en salle du film)?
Le §2.1.3.1 des Lignes directrices indique qu’’une action (ou un projet) comprend une série d’activités à mettre en œuvre selon une méthodologie précise afin d’aboutir à un projet finalisé dans un laps de temps défini’. La durée de l'action doit être comprise entre 12 et 36 mois.
7
LOT 2 Creation/Production/Distribution/Promotion covers publishing and/or writing projects--or the marketing/distribution thereof?
Book and publishing is an eligible activity under Lot 2 and distribution is one of the eligible specific areas, according to the Guidelines, § 2.1.3.3.
8
Would the creation of a niche entertainment concept be eligible for grant funding under your programme?
The contracting authority may not give a prior opinion on the eligibility of an applicant, a partner, an action or a specific activity, to guarantee fair treatment of applicants (§ 2.2.4. of the Guidelines).
9
please review the attached project outline and say whether it falls under the category of LOT 1 Production.
The contracting authority may not give a prior opinion on the eligibility of an applicant, a partner, an action or a specific activity, to guarantee fair treatment of applicants (§ 2.2.4. of the Guidelines).
10
Ma question est la suivante : pouvons-nous "candidater" sachant que notre tournage aura lieu en août 2011? Ou n'acceptez-vous que des projets qui ne sont encore qu'à l'étape d'élaboration et commenceront à être filmés dans le courant de l'année 2012?
Les coûts éligibles d’un projet ne peuvent être encourus qu’à partir de la signature du contrat de subvention (voir Lignes directrices, §2.1.3.2), dont la date prévisionnelle est décembre 2011 (§2.5.2).


3.2. Secteurs ou thèmes | Sectors or themes
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1
All in all, we are convinced that there is an audience out there for African films. It is a matter of reaching it through the appropriate channels. In our experience, quality African films can appeal to big audiences if given the opportunity. Africa and film lovers can be specifically targeted. Nonetheless, broadcasters remain pivotal to raise awareness on African films and to reach a wider audience. We think that showing a handful of African film each year in public broadcaster will greatly contribute to open doors for all other distribution channels. We have facilitated that in the past, but broadcasters have now retracted, due to financial problems. Thus, we want to set up a scheme by which broadcasters can have access to some titles. We think it would be important to actually have a dedicated window for African films, in which films can be put into context and directors, producers, actor be interviewed. The format, successfully done for six consecutive seasons now, needs financial support, as the broadcasters alone cannot cope with the costs involved. We think a series of six+six films could make up the first season. Ideally, each program will be made of one feature film (fiction or documentary) and one short film. The idea is also that those films will be offered on and maybe be also edited on DVD, and thus try to explore the synergies between the different distribution channels. In this initiative, ACP countries’ partners would be the right holders of the films, while the European partners will be made up of the broadcasters and distributors involved. We would like to know if this would comply with the ACP rules for the current call of projects.
Please note that, according to § 2.2.4 of the Guidelines, in order to guarantee fair treatment of applicants, the contracting authority may not give a prior opinion on the eligibility of an applicant, a partner, an action or a specific activity. We invite you therefore to read carefully § 2.1.3.3 of the Guidelines, Lot 1, to determine whether your project fits in the different types of eligible actions.
2
Je souhaite que vous puissiez nous assister dans les programmes de développement de nos projets surtout sur la formation des jeunes au métier du cinéma. les programmes de ACP EU nous échappent parce qu'on ne sait pas en réalité comment programmer un projet pour obtenir le financement pour nos projets qui à l'heure actuel abonde nos tiroirs. Ce souci nous ronge et nous profitons de cette occasion pour vous faire le point sur notre préoccupation. Vous pouvez si cela ne vous dérangerait pas de programmer même une fois à l'occasion de faire un tour d'expertise dans nos murs.
Conformément au paragraphe 2.2.4 des Lignes directrices, dans un souci de traitement équitable des demandeurs, l’administration contractante n’est pas en mesure de donner d’avis préalable sur l’éligibilité d’un demandeur, d’un partenaire, d’une action ou d’une activité spécifique ; elle ne peut donc pas aider les demandeurs à monter leur action. Nous vous invitons dès lors à trouver un partenaire expérimenté qui puisse vous aider à mettre en forme votre projet et à le mettre en œuvre.
3
Je viens à vous pour savoir si nous pouvons postuler au PROGRAMME ACP-UE D'APPUI AUX SECTEURS CULTURELS ACP Je vous envoie en PJ une plaquette de présentation de notre formation. La question est de savoir si l'Université peut postuler ou bien c'est les partenaires français sont plus appropriés?
Nous vous rappelons que pour garantir le traitement équitable des demandeurs, l’Administration Contractante ne peut pas donner d’avis préalable sur, entre autres, l’éligibilité d’une action ou d’une activité spécifique (§2.2.4 des Lignes directrices). En ce qui concerne votre question, nous vous renvoyons au §2.1.1 des Lignes directrices : les demandeurs, pour être éligibles, doivent être des organisations non gouvernementales ou des organismes du secteur privé.
4
Une association sans but lucratif qui a pour objectifs l'éducation et la conscientisation des jeunes sur le respect des biens communs, joue une pièce de théâtre sur le processus électoral. Je considère qu'elle peut être éligible à ces offres.
Une association sans but lucratif est éligible, aussi bien dans le rôle de demandeur que dans celui de partenaire, si elle appartient à une des catégories indiquées au § 2.1.1.1. des Lignes directrices. Notez toutefois qu'un partenariat est obligatoire, selon les dispositions du § 2.1.2 des Lignes directrices. Concernant le type d'actions éligibles, celles-ci sont mentionnées au § 2.1.3.3. des Lignes directrices.
5
I hereby write to request if I can apply for funding/grants to enable us take care of some of the preservation challenges we are facing at a UNESCO WORLD HERITAGE SITE in Nigeria.
As indicated in § 2.2.4 of the Guidelines, in order to guarantee fair treatment of applicants, the Contracting Authority may not give a prior opinion on the eligibility of an applicant, a partner, an action or a specific activity. Please refer to § 1.3.2.2 and 2.1.3.3 for the sectors and type of actions covered by this call.
6
How should we treat the sub-categories in Lot 2, which are listed separately on page 9 in the Guidelines for Applicants: creation / production, distribution / promotion and training / professional development; however on page 22, the first two of these categories are listed together.
Should one project only cover one of these categories, or are we allowed to apply for funding of a project that combines activities from two or more of these categories?
A project must cover only one lot, either Lot 1-ACPFilms II or Lot 2-ACPCultures II (§ 1.3.1. of the Guidelines). However, it may cover one or more categories or domains. If so, the main category should be indicated.
7
strand: creation and production, dissemination.my main question is whether an art installation project with artists which include film to record the installation and uses production companies as the partners in the various host countries are within lot 2 culture as this is an arts project and not film ( film is only as a means to capture the arts piece), thus would enable us to apply for 80% funding as an arts installation and exhibition tour project which will have several components, the photography and images captured on film 20 min duration film approx
It is a matter for you to decide when sending in the application whether the project falls under Lot 1 or Lot 2, based on the characteristics and purpose of the film and how it fits into the proposed action.
8
What is LOT?
A lot is a sector of application. An applicant should submit a project under one of the two lots: Lot 1: Cinema and audiovisual, or Lot 2: All cultural sectors other than Cinema and Audiovisual (§ 1.3.1 of the Guidelines).
9
A la page 6 des lignes directrices, l’objectif spécifique 1 est définit comme suit : « Renforcement de la création et de la production de biens et services culturels des Etats ACP dans une approche intégrée avec les circuits de distribution, en bénéficiant de l’expérience et du contexte interrégional ACP ». Qu’entendez-vous précisément par le terme « expérience » ? Cela signifie qu’il faut s’appuyer sur les structures existantes ?
L’objectif décrit au point 1.2. des Lignes directrices évoque à cet égard un transfert d’expérience au niveau intra ACP, depuis les parties prenantes qui possèdent l’expérience et les compétences vers celles qui en ont besoin.
9
We will be glad if you can let us know the possibility of concentrating on one of the various cultural and creative sectors or if one's project application must include all of the cultural sectors. For instance, if a lead applicant can only focus on theatre arts or music instead of proposing a project that can include all the various creative sectors as stated in the call for proposal.
A project must cover only one lot, either Lot 1-ACPFilms II or Lot 2-ACPCultures II (§ 1.3.1. of the Guidelines). However, it may cover one or more categories or domains. If that is the case, the main category should be indicated.
10
L'ONG réalise des activités de renforcement des capacités auprès d'ONG béninoises. Cette activité est-elle considérée comme faisant partie de la "formation continue", citée comme une activité éligible dans l'appel d'offre?

Dans le cadre d'un projet réalisé en partenariat, les ONG doivent-elles posséder un statut juridique dont la mission principale est identique? Ou est-il possible qu'une ONG réalise des activités dans le domaine culturel et l'autre dans le domaine de la formation?
Conformément au § 2.1.1.2. des Lignes directrices, les partenaires destinés à réaliser des actions de formation devront posséder un statut juridique dont l’activité principale se situe dans le domaine de la formation initiale ou continue ou dans le domaine culturel. Par ailleurs, les partenaires dont le rôle sera en rapport avec des activités culturelles devront posséder un statut juridique dont l’activité principale se situe dans le domaine culturel.


3.3. Couverture géographique | Geographic coverage
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1
I am currently going through your latest Call for Proposals guidelines - specifically the cinema and audiovisual sector. Am I correct in understanding that if a film is being produced by a South African production company, but primarily filmed in Egypt (from what I can work out Egypt is not an ACP country?) and Turkey - then it is NOT eligible for funding?
According to § 2.1.3.4 of the Guidelines the action must be implemented in one or more of the eligible countries listed in Annex 1; neither Egypt nor Turkey are listed in this Annex.
2
Est-ce qu'un projet de distribution de films ACP en dehors de la zone ACP pourrait être éligible?
Veuillez consulter le § 2.1.3.3. des Lignes directrices concernant les types d’actions éligibles. Dans tous les cas, les bénéficiaires finaux doivent être les ressortissants des États ACP qui bénéficient, sur le long terme, de l’Action subventionnée (§ 2 "Définitions").
3
A la page 6 des lignes directrices, la 2e priorité est définit comme suit : « Une attention particulière sera accordée aux actions dont le partenariat comprend les régions des Caraïbes et/ou du Pacifique en raison de leur situation géographique particulière. ». Qu’entendez-vous par partenariat ? C’est au sens large ? Ou bien faut-il un partenaire de ces régions?
Aux paragraphes 2 et 2.1.2 des Lignes directrices, « Partenaire » est défini comme suit : Organisation membre du partenariat autre que le Demandeur et qui bénéficie de la subvention. Les partenaires participent à la définition et à la mise en œuvre de l'action. Les prescriptions minimales de partenariat sont décrites au paragraphe 2.1.2.
4
The guidelines state that any action implemented in South Africa may not receive funds. We read this as funds cannot be used for any expense or activity, no matter how small, that is incurred within the borders of South Africa. We would like to understand if there is any exception at all to this statement.
There is no exception to this statement.
5
Est-il possible de répondre à cet appel d'offre dans le cadre d'un partenariat Nord-Sud, ou est-il nécessaire d'inscrire son projet dans le cadre d'un partenariat tripartite Sud-Sud-Nord?
Le partenariat devra être conforme aux critères décrits aux paragraphes 2.1.1 et 2.1.2 des Lignes directrices.


3.4. Type d’action | Type of action
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1
J'ai fait la musique l'école secondaire et je voudrais poursuivre mes études à l'école supérieure. Je voudrais vous demander si vous pouvez financer un artiste qui veut continuer ses études de la musique ?
Conformément au § 2.1.3.5. des Lignes directrices, les actions portant uniquement ou à titre principal sur des bourses individuelles d'études ou de formation ne sont pas éligibles.
2
Areas – there is a list of areas:
• Creation/production
• Distribution/promotion
• Training/professional development
I am assuming that the applicant can apply for an Action which covers each of these areas under one single application.
According to § 1.3.1. of the Guidelines, an applicant should apply for only one of the two lots (Lot 1 ACPFilms II or Lot 2 ACPCultures II). This choice is mandatory in the application form. Projects covering more than one area within the relevant Lot should mention the main area of the project in the appropriate frame of the application form.
3
Les lignes directrices de l'AàP en référence précisent au point 1.3.1 en page 7 qu'à l'intérieur du Lot, 2 ACP Cultures II, les fonds sont répartis de manière indicative comme suit:
• Domaine de la création/production: 30 % environ
• Domaine de la distribution/promotion: 30 % environ
• Domaine de la formation/professionnalisation: 40 % environ
Cela signifie-t-il que les projets doivent porter exclusivement sur l'un ou l'autre domaine ou peuvent-ils les panacher? Dans ce cas est-il nécessaire de déterminer un axe majeur (au sens majeure/mineure) et comment déterminer le pourcentage à l'intérieur du projet?
Cette répartition de fonds est indicative, se référant uniquement au montant total disponible pour le Lot 2 et non à la composition des projets. Conformément aux lignes directrices (§ 1.3.1.), un projet doit porter exclusivement sur un des Lots (qui doit obligatoirement être indiqué dans le formulaire de demande). En outre, s'il porte sur plusieurs domaines, le domaine principal doit être signalé.
4
I am writing to ask if within the ACP Films II Lot, the applicant can apply for the three sectors together in one proposal; ie production+ distribution/promotion + training and professional development?
I have gone through the guidelines but could not see this clearly articulated. I am assuming that this is possible but in going through the application, it seems to suggest that the application is for one of the sectors e.g. the Summary of the Action row 3 says ‘Specify the Sector in the relevant Lot’ not the sector (s).
You may submit a project combining the different areas within the relevant Lot, and indicate the main area in the appropriate frame of the application form. In any case, be sure to clearly indicate which Lot you are applying for.
5
Also I notice that the matching funding for ACP film has changed to 40% instead of 80% is this the case? Culture remains at 80%? What if the project has an element of both within it? Are they to be separated?
Please refer to § 1.3.2 of the Guidelines for more information on the size of grants; “a grant awarded under Lot 1 ‘Cinema/Audiovisual, production’ may not exceed 40 % of the action’s estimated total eligible costs”. Financing from ACPFilms (Lot 1) has not changed: the ratio of max. 40% for Production, max. 80% for Distribution/promotion and max. 80% for Training is maintained from the previous programme.
As for the other cultural sectors (Lot 2), funding level is maximum 80% in all domains. Each project must indicate clearly whether it is submitted under Lot 1 (ACPFilms II) or Lot 2 (ACPCultures II) - see Guidelines § 2.2.2, and Application Form.
6
Les investissements immobiliers pour la création d'une Résidence d'Artistes sont ils éligibles ? Il ne s'agit pas d'achat d'immeuble mais de construction.
Merci de consulter le § 2.1.3.3. des Lignes directrices concernant les types d’actions éligibles. En conformité avec le § 2.1.4.1 des Lignes directrices, l'acquisition d'équipement et matériel est limitée à un maximum de 15% des coûts totaux éligibles du projet.
7
The film will start the shooting on Summer due to meteorological reasons, so we believe that in December we will be starting the edition of the film and all other post-production works. The work of edition and post-production is integrated in the process of a film’s production, in this case, for a full length film (fiction), so why cannot be considered?
According to the indicative calendar (see § 2.5.2 of the Guidelines), the contracts with selected beneficiaries should be signed in December 2011. We refer you to § 2.1.3.2 of the Guidelines: eligible costs can be incurred only after signature of the contract, hence project activities can start only after the signature of the contract. Post-production as a stand-alone action is not included in the type of activities that can be financed (§ 2.1.3.3 of the Guidelines).
8
We are three partners who are working on producing a series of short films (each less than 30 mins) - 3 per partner per year. What is our grant limit? Short films were not listed under the eligible actions.
Please refer to § 2.1.3.3 of the Guidelines - Lot 1 "Production" for a list of eligible actions: short films are not included.
9
I would like to clarify with you if a British foundation can apply for this funding given that we are currently implementing a grant in Tanzania and Mozambique under the EC Investing in People thematic budget line. The project focuses on incorporating oral culture into teaching materials for early childhood and adult literacy programme as well as incorporating quality cultural elements into craft production to contribute to increased income.
An existing project already benefiting from European funding cannot be submitted for funding under the present call for proposals. Please refer to paragraph 6.2.7. "Non-cumulation" of the Practical Guide for contract procedures in http://ec.europa.eu/ europeaid/work/procedures /implementation/practical_guide /documents/2010_prag_en.pdf.
10
Bonjour, nous sommes sur ce projet qui travaille entre autre sur la capacitation de chacun. Est-ce que cela correspond à un appel à projet d'ACP?
Concernant les objectifs du programme, les lignes directrices (§ 1.2.) établissent que l’objectif global du programme est de contribuer à la lutte contre la pauvreté par l'émergence et la consolidation d' « industries culturelles » viables dans les pays ACP, au renforcement de leur apport au développement social et économique et à la préservation de la diversité culturelle.
11
Somos una ONG de la Republica Dominicana, pais perteneciente al area ACP Caribe y estamos desarrollando proyectos en el area de las Artes Escenicas y estamos interesados en realizar un festival de teatro educativo con el financiamiento de ACP Cultures.
We are a NGO from the Dominican Republic which belongs to the ACP Caribbean region. We develop projects in the area of performing arts and would like to launch an educational theatre festival with ACP Cultures funding.
De conformidad con la Guía para los solicitantes de subvenciones, las ONG son organizaciones elegibles (párrafo 2.1.1.1) y por otra parte, la República Dominicana es uno de los países elegibles en esta convocatoria (anexo 1). Refiérase por favor al párrafo 2.1.3.3 de la Guía para el tipo de actividades elegibles.
According to the Guidelines, NGOs are eligible organisations (paragraph 2.1.1.1) and the Dominican Republic is one of the eligible countries under the present call (annex 1). Please refer to paragraph 2.1.3.3 of the Guidelines for the type of eligible activities.
12
Les lignes directrices mentionnent exclusivement les projets de série de 26 minutes par épisode. Qu'en est-il des projets de série de 52 minutes par épisode?
La durée d'épisode doit être au moins de 26' et le nombre d'épisodes d'au moins 50 (voir Lignes directrices, §2.1.3.3, Lot 1- Domaine production).
13
Combien de projets exactement une entreprise de Production Audiovisuelle et Cinématographique peut-elle présenter au compte de la rubrique production. Pourrait-on présenter par exemple à la fois un projet de série et un projet de long métrage et avoir une chance que les deux puissent être financés? Par ailleurs, une même personne morale peut-elle présenter à la fois des projets de production et des projets de formation?
Dans le domaine de production audiovisuelle, il est possible pour les documentaires et films d'animation de présenter des catalogues allant jusqu'à 3 projets, dans une seule proposition (voir Lignes directrices, § 2.1.3.3, Lot 1 – Domaine production).
Nous vous renvoyons au paragraphe 2.1.3.6 pour toutes les informations sur le nombre de demandes pouvant être soumises ou financées. Il est possible de soumettre deux demandes maximum soit dans le même lot, soit pour des lots ou domaines différents, mais une seule subvention sera accordée.
14
On Production (1.3.2.1): It says 'TV series (fiction series) of at least 50 episodes of 26 minutes each'. I understand that TV reports and information programmes (2.1.3.5) do not qualify, however does that mean that non-fiction does not qualify? A series on food cultures in different African countries
for the African TV market for example?
Concerning TV series, they must be fictional. Concerning documentaries, they could be submitted in the form of catalogue (up to three documentaries in one project) (§ 2.1.3.3 of the Guidelines).
15
On Distribution/Promotion (1.3.2.1): It says: "Support for programming of ACP works..." Is it correct that ACP works means that the work needs to be directed (not produced) by a citizen of an ACP country? Or can it also deal with an ACP country and made and produced by citizens from non-ACP countries?
We refer you to §2.1.1.2 of the Guidelines: the applicant must have a rights transfer contract/contracts with one or more ACP directors.
16
If we plan to distribute in ACP regions films that originate from ACP regions AND from non-ACP regions, is that eligible? Is there a certain percentage of non-ACP films that can be part of the project?
We refer you to §2.1.3.3 of the Guidelines- Lot 1- Distribution: “This component concerns support for the promotion, distribution, dissemination and networking of ACP cinema and audiovisual professionals”. We also remind you that indirect and final beneficiaries must be from ACP states (see §2). The distribution of non-ACP works is therefore not eligible.
17
Dans le chapitre 2.1.2.5. Types d'actions éligibles (page 24), il est dit que les "Reportages et magazines d’information de télévision" ne sont pas éligibles. Un documentaire culturel sur des artistes africains et caribéens évoluant dans les différentes disciplines artistiques (arts plastiques, théâtre, danse, musique...) et destiné à une diffusion télévisuelle rentrerait dans cette catégorie ?
Les documentaires sont éligibles (§2.1.3.1- Lot 1- Production).
18
I have a company that wish to be a partner in an arts related project. They are a company limited by guarantee and satisfy the criteria in that they have legal statute for more than 2 years. The company undertakes a range of commercial and non commercial activities but the art project they wish to apply for is a non profit project. Can they apply as a partner to the proposal and can, if they so wish be the lead authority if they have the expertise to deliver the whole project?
Actions must be non-profit making, in conformity with § 2.1.3.5 of the Guidelines. Please refer to the eligibility criteria : category of the applicant (§ 2.1.1.1), supplementary criteria per Lot (§ 2.1.1.2), and partnership requirements (§ 2.1.2).
19
We were reading about the ACP Film grants and the lot 1 (cinema/ audiovisual) supports the production, distribution and promotion stages. We have a co production with Mexico, and we already have funds from another entity that also grants funds, but we are seeking for a grant to cover the lab process which is approx. US$60,000.00 In which category would our project then fit in?? is it production/ distribution and/ or promotion to solve our lab need. ?
According to §2 of the Guidelines, an Action encompasses implementation of activities as well as evaluation and dissemination of results. The grant will not fund a specific part of the activities of the Action, but a percentage of the total costs. We remind you that post-production as a stand-alone activity is not eligible (§2.1.3). We also remind you that according to §2.1.3.4, the actions must be implemented in one or more of the eligible countries listed in Annex 1. Partners must be nationals of one of the countries listed in Annex 1. Organizations that do not fulfil this criterion and wishing to take part in the project can be involved as Associates (see § 2.1.2 for more information on eligibility criteria for partners, and on the difference between Partners and Associates).
20
We are putting together a production and possibly a training application for the above call. However, there is one interesting possibility which we cannot on reading the application guidelines see if it is possible. We intend to have training sessions and placements/ internships running alongside the production in Ghana, to which we intend to invite other ACP participants. However, would such an operation have to be a separate application i.e. one application just for the production and another for the training or could they be combined in one application. If the latter would it be classed as a production application or training application?
A project must cover only one lot, either Lot 1-ACPFilms II or Lot 2-ACPCultures II (§ 1.3.1. of the Guidelines). However, it may cover one or more categories or domains. If it does, the main category should be indicated.
21
Lot 1 – Training and Professional Development.
Is training of the lead applicant an eligible activity?
Actions under the present call for proposals must respond to objectives and priorities laid out in § 1.2 of the Guidelines. Eligible actions are described in § 2.1.3. §2.1.3.5 lists the ineligible activities, among which “Actions principally or exclusively concerned with the sponsorship of individuals’ participation in workshops, seminars, conferences or congresses”.
22
In Lot 1 the call supports a Targeted Project (p. 9 of the Guidelines) which includes training of professionals. We note that there is also Training/Professional Development as another category also in Lot 1. How does the training of professionals stated in “Targeted Project” differ from professional development as stated in “Training/Professional Development?”
According to §2.1.3.3-Targeted project, the ‘Training and Development’ targeted project is an aid scheme that combines active training/tutoring for selected professionals (directors/producers) with financing of the development phase of audiovisual projects for those professionals who will have completed the training/tutoring component. It is the only possibility under this call to provide direct financial aid for individual audiovisual development projects. The financial aid is obligatorily linked to the completion of training. Other ‘Training/Professional development' projects may be organised in different ways (see types of actions under § 2.1.3.3).
23
Je voudrais savoir si une subvention peut être demandée pour un lancement de marque et un spectacle de danse.
Nous vous renvoyons au paragraphe 1.2. des Lignes directrices concernant les objectifs et priorités du programme. En outre, le § 2.1.3.3 établit les secteurs et types d'actions éligibles et précise notamment que le Lot 2 couvre tous les secteurs de l'expression culturelle et artistique à l'exception du cinéma/audiovisuel qui est couvert par le Lot 1. Il vous appartient d’estimer si votre initiative répond à ces besoins.
24
Je voudrais savoir si la proposition à présenter peut concerner : Les musées des pays ACP,les artistes contemporains émergents, la diffusion de l'art, la publicité et la communication autour de l'art. Enfin, je voudrais savoir si l'on peut y inclure une exposition concernant le continent Africain sur un thème avec un concours pour la participation doté d'un prix pour les lauréats. Peut on accepter la participation des artistes d'Afrique et des africains de l'étranger.
Le § 2.1.3.3. des Lignes directrices établit les secteurs et types d'actions éligibles et précise notamment que le Lot 2 du programme couvre tous les secteurs de l’expression culturelle et artistique à l’exception du cinéma/audiovisuel qui est couvert par le Lot 1.
En outre, le même paragraphe établit que « les demandeurs doivent prévoir obligatoirement dans leur projet une stratégie de diffusion / promotion des œuvres. »
L'action bénéficiant d'une subvention doit être sans but lucratif (§ 2.1.3.5). Le budget de l'action doit être consacré à la mise en œuvre du projet, ce qui exclut l’octroi d’un prix sur le compte du budget (§ 2.1.4 concernant les coûts éligibles).
25
We are defining, together with an NGO in Nigeria that has opened a film school for street children, a project proposal for the call EuropeAid/130966/D/ACT/ACPTPS - Lot 1 - ACP - Films II Cinema/Audiovisual - "Training/Professional development".We are working on a project for the reinforcement of this film school in Nigeria and for the transfer of this type of action in another African country, with the involvement and exchange between students from different Countries.In this regard, we have some doubt that the call is suitable for the integration of actions oriented towards the training of professionals in the audiovisual field with social activities more specifically oriented to the prevention of trafficking in human beings and social, vocational and employment rehabilitation of victims.Since my colleagues and I are giving very different interpretations to the call, I ask you whether to continue with the writing of this project or not.
Any project must respond to the objectives and priorities of the Call, outlined in §1.2 of the Guidelines, also bearing in mind i.a. the relevance for ACP final beneficiaries and the economic and social dimension of culture.
26
An application may base its proposal on more than one field of action within the same lot?Example: An Application may propose a project for ACP Cultures Lot2 encompassing objectives for action both in the area "Creation / Production" but also "Training / Professional Development "?
Yes. However the main field of action must be indicated.
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Can a director (the applicant) to present the proposal to produce a film to be taken in their own country (intra-ACP) but also present a proposal to bring together six short films (co-directed), filmed in six countries bordering sea with the Indian Ocean?
Please refer to the list of eligible actions in §2.1.3.3- Lot 1- Production: short fiction movies are not eligible. It is possible to submit a catalogue of up to 3 documentaries (minimum 30' each) in one project proposal. An applicant may not submit more than 2 proposals, and may only be awarded one grant (§2.1.3.6). The action location must be in the eligible countries (§ 2.1.3.4 and Annex 1 of the Guidelines)
28
When the "Guidelines for applicants" speak of ACP film dissemination, is it referring to ACP funded films or films produced in ACP Countries?
Please refer to §2.1.3.3 – Lot 1- Production of the guidelines: ‘In the framework of this call for proposals, the following are considered as ACP cinema and audiovisual works: works written, directed and produced by professionals from the ACP zone'.
29
Regarding the distribution category, what is the distinction between “Distribution and dissemination of ACP works” and “Digital dissemination and exploitation of ACP works in the ACP States (including mobile cinema)”?
The first one concerns all types of distribution on all supports, both under Lot 1 and 2. The second refers specifically to the cinema/audiovisual sector.
30
In the production lot, what is the distinction between 32 min. and “to more than 52min”. Does this mean; short stories from 30’ to 52’ and/or features with more than 52’?
§2.1.3.3 – Lot 1- Production of the Guidelines indicates that the documentary and animated movies should have a minimal duration of 30 minutes, and that TV Films and full-length films should have as minimal duration 60‘ (see also §2-Definitions). These times are indicative as the definition of running time varies from one source to another and in terms of the dissemination medium.
31
Can a proposal for the dissemination of ACP Works in television also include a mobile cinema section?
It must respond to the objectives and priorities of the call (§ 1.2 of the Guidelines) and fit the type of actions outlined in § 2.1.3.3 – Lot 1- Distribution.
32
Our project covers two domains: production and trainning. It is possible to apply a project like this? If so, I´d like to know which kind of supporting documents are needed: those corresponding to Production or those corresponding training?
A project must cover only on lot, either Lot 1- ACPFilms II or Lot 2- ACPCultures II (§1.3.1 of the Guidelines). However, it may cover one or more categories or domains. If it does, the main category should be indicated.
33
We would like to launch a new training concept for documentary filmmakers in Africa. Through workshops we would offer 15 doc filmmakers the chance to develop their projects and then present them in front of decision-makers. After the pitching/project presentation the training/project development course would end. Referring to “2. A component of 'financial support' for each participant” at p. 20 of the Guidelines, the question is: Do we have to include or add the financial support component or can it just be a training course as described above and that’s it?
The 'financial support to participants' component is compulsory for the targeted project only, as described in § 2.1.3.3 of the Guidelines (p. 20). Other types of training projects in the audiovisual area are described in the same paragraph, under "Training/professional development" (p. 18-19).
34
Furthermore, could you please explain how it works if we include 1. A ‘training/tutoring’ component & 2. A component of 'financial support' for each participant”(p. 20 Guidelines) in particular regarding to the grant for participants?
Please refer to Guidelines, §2.1.3..3: “If the applicant plans to award sub-grants [i.e. the financial support to participants], it must mention in its application the total amount of the grant that may be used to this effect as well as the minimum and maximum amounts per sub-grant. A list of the activities eligible for a sub-grant, including the criteria for the selection of sub-grantees, must be attached to the application. The maximum total amount of financial support that may be granted to third parties is 100 000 euro, with a maximum of 10 000 euro per third party. “
35
Referring to: Annex A_Grant Appl. Form, 1.3.2, p. 7

> Could you please explain what it means if the "action is part of a larger programme"? In our case, the training would exist of 3 workshops. If one workshop is attached to e.g. a film festival, would we then "be part of a larger programme" and create synergies with another institution? Could you please explain this and give an example especially in regard to "the Contracting Authority"?
In § 1.3.2 of the Application form, you’re asked to specify whether ”[…] the Action is part of a larger programme”, and if yes, “ clearly explain how it will be integrated into the programme or any other new project foreseen.” You may wish to consult the "Project cycle management guidelines" (chapters 3 and 5 i.a.) for indications on the relationship between projects, programmes and policies. The Contracting Authority is the ACP Secretariat.
36
Une Association Sans But Lucratif de Belgique, qui travaille dans le domaine de formation en Afrique et qui publie un livre diffusable en Nouvelle-Calédonie, en Polynésie française et ailleurs... peut-elle demander un financement pour diffuser convenablement 3 livres qui ont été imprimés à faible tirage?
Le livre et l’édition font partie des secteurs couverts par le Lot 2 (§ 1.3.2.2. des Lignes directrices). Votre action ne sera éligible que si elle répond aux objectifs et priorités de l'appel (§1.2), ainsi qu'aux critères concernant le demandeur et les partenaires (notamment catégorie, nombre, nationalité), les actions (notamment types d'action et lieu des activités) et les coûts (§2.1).
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Je suis de nationalité camerounaise. Jeune écrivain en herbe, j'aimerai savoir si l'ACP peut financer aussi l'édition de livre. En effet, je dispose d'un manuscrit en édition. Mais le projet a été stoppé pour non versement de frais d'édition et de prise en charge du livre à son apparition.
Conformément au paragraphe 1.3.2.2. des Lignes directrices, le lot 2 du présent appel couvre le livre et l’édition. Les conditions qui doivent être remplies par les demandeurs et partenaire sont mentionnées aux §2.1.1 et §2.1.2. Veuillez noter que seules les personnes morales (par exemple: entreprises, organisations) sont éligibles (§2.1.1).
38
Au niveau de l’objectif spécifique 1, qu’entendez-vous par circuit de distribution ?
Le circuit de distribution évoqué au § 1.2. des lignes directrices concerne l’organisation de la diffusion permettant à une œuvre ou d’un ensemble d’œuvres d’être connue (s) et exploitée (s) au-delà de l’environnement géographique immédiat de son (ses) acteur(s)/créateur(s).
39
Au niveau du domaine création/production/distribution/promotion, la création d’une base de données informatique qui permettrait des échanges culturels via internet entre plusieurs pays peut-elle être considérée comme une action de coopération transnationale ?
Concernant les types d’actions éligibles, référez vous aux exemples fournis au § 2.1.3.3. des lignes directrices.
40
Qu’entendez- vous par espace culturel pluridisciplinaire ? Pouvez-vous nous donner des exemples d’activités ?
Un espace culturel pluridisciplinaire est un établissement accueillant des activités culturelles appartenant à différents domaines de l’expression culturelle.
41
Qu’entendez- vous par groupement d’éditeur ? Qui est éditeur selon votre définition ? et qu’est-ce qui entre dans l’édition ? La réalisation de cartes postales par exemple constitue t- elle une action d’édition ?
Groupement d’éditeurs signifie que le partenariat comprend des éditeurs travaillant en coopération à un même projet d’édition. L’édition peut se définir, par exemple, comme la reproduction, publication et diffusion d'une œuvre sous forme d'un objet imprimé.
42
Nous souhaiterions développer notre communication et utiliser le sport comme outil de développement social. Notre confédération inclue la Polynésie française et la Nouvelle Calédonie, deux territoires français et donc deux petites parties de l'Europe dans le Pacifique. Nous sommes donc sensibles à associer l'Union Européenne dans nos projets lorsque cela est possible.Le 1er appel à propositions du programme est ouvert jusqu'au 30 juin 2011. Toutes les indications nécessaires pour la soumission d'une proposition se trouvent à l'adresse suivante: http://www.acpculturesplus.eu.
L'appel prévoit la présentation de projets devant répondre à un objectif précis qui est de renforcer les industries culturelles ACP. Il s'agit d'un programme Intra-ACP qui ne finance donc pas des actions bénéficiant à un seul pays (§ 1.2 des Lignes directrices à l'intention des demandeurs). Les critères d'éligibilité à respecter concernent: le demandeur, le partenariat, les actions et les coûts (§ 2.1).
43
Peut-on présenter une action de distribution d'un produit existant?
Oui (§2.1.3.3 des Lignes directrices).
44
Peut-on présenter un projet de documentaire et un projet de fiction?
Un demandeur peut présenter jusqu'à deux propositions, mais ne pourra se voir attribuer qu'une subvention (§2.1.3.6 des Lignes directrices).
45
My understanding is that we fall into the Lot 1, training, Targeted Projects (we develop a project and train professionals).Is that correct?
According to § 2.2.4 of the Guidelines, “To guarantee fair treatment of applicants, the contracting authority may not give a prior opinion on the eligibility of an applicant, a partner, an action or a specific activity.”
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Nous souhaitons proposer un projet mêlant atelier de formation et production d'un court-métrage (ainsi que sa distribution par la suite). Je viens d'examiner les critères d'éligibilité, tout semble concorder sauf un point : un court-métrage de fiction est-il éligible ou non ? En effet, ce type d'oeuvre n'est pas repris dans la liste de la rubrique "types d'actions éligibles", au point 2.1.3.3. de la page 17 du document "Lignes Directrices".
Les projets de court-métrages ne sont pas éligibles.
47
Section 2.1.3.3 of the Guidelines indicates the "eligible action" for TV series as "...(fiction series) of at least 50 episodes of 26’each" Does this mean that a TV series with a total number of episodes less than 50 would not be eligible to apply?
Yes.
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In the framework of Lot 1 distribution of films, we are developing a market where film producers and filmmakers can showcase their films. This market will also include some training for filmmakers on it. First of all, we would like to know, therefore, whether we would need to submit 2 different applications (one for distribution and other one for training).
A project must cover only one lot, either Lot 1- ACPFilms II or Lot 2-ACPCultures II (§1.3.1 of the Guidelines). However it may cover one or more categories or domains. If it does, the main category should be indicated.
49
Second, we appreciate if you could answer whether the distribution (in the market) of short films will be eligible as short films are not eligible on the production Lot 1 strand.
§2.1.3.3 – Lot 1- Distribution/Promotion projects must have as objectives “to create opportunities for the international development of ACP cinema and audiovisual works and to encourage access for local ACP populations to ACP cinema and audiovisual works.” Short films are considered as cinema works.
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Are there any guidelines under Lot 1 for the production of documentaries that are less than 30 minutes long?
§2.1.3.4 of the Guidelines state that Documentaries must be longer than 30 minutes..
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We are applying to the Distribution / Promotion sector and have a question about which budget category we should apply to.We will be distributing both 35mm film prints and DVDs of ACP works for projection in cinemas in ACP States. Thus, we are unsure which of these two budget categories we fall into: Distribution and dissemination of ACP works OR Digital dissemination and exploitation of ACP works in the ACP States (including mobile cinema)
Please select the category that is the most relevant for your project.
52
Si l'action consiste à éditer et diffuser une publication sur la culture, le réseau de distribution doit il être inclus au partenariat (distributeur/grossiste, lieux de distribution tels que galeries/réseaux culturels internationaux/évènements artistiques)?
Dans le domaine de la création/ production, il est obligatoire de prévoir une stratégie de distribution/promotion de l'œuvre (§2.1.3.3 (Lot 2) des Lignes directrices).
53
Concernant le paragraphe 1.3.4, l'innovation est elle entendue strictement comme innovation technologique, ou la notion recouvre t elle également l'innovation esthétique, conceptuelle, etc ?
Le § 1.3.4. du formulaire de demande ayant pour titre « Eléments avec une valeur ajoutée particulière » ne propose aucune restriction du terme innovation.
54
Une action de communication telle qu'une campagne de presse est elle à considérer comme une activité au sens du lexique des lignes directrices, et être donc accompagnée d'un descriptif très détaillé ?
Le titre « Communication et visibilité » du § 2.1.4.1. des Lignes directrices indique que les propositions doivent contenir une stratégie de communication et de visibilité détaillée, assortie d'un budget, en conformité avec le Manuel de communication et visibilité. Les activités de communication doivent être décrites dans la section 1.7 du formulaire de demande concernant la description de l’action, et budgétisées dans la rubrique du budget intitulée «Autres coûts, services ».
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Does LOT 2 Creation/Production/Distribution/Promotion cover publishing and/or writing projects-- or the marketing/distribution thereof?
Book and publishing is an eligible activity under Lot 2 and distribution is one of the eligible specific areas (§ 2.1.3.3 of the Guidelines).
56
Would the creation of a niche entertainment concept be eligible for grant funding under your programme?
We refer you to §2.1.3.3 of the Guidelines for a list of eligible actions. The contracting authority may not give a prior opinion on the eligibility of an action (§2.2.4).
57
Concernant le nom du domaine, au point 1.3.1 des lignes directrices , trois noms de domaines sont différenciés. Cependant, dans le reste des lignes directrices, les deux domaines Création, production et Distribution, promotion sont rassemblés.

Lors de la rédaction du formulaire de demande et pour le choix du domaine, faut-il se référer au point 1.3;1 ou peut-on proposer une Action pour la Création / Production / Distribution / Promotion?
Conformément aux lignes directrices (§ 1.3.1.), si un projet porte sur plusieurs domaines, le domaine principal doit être signalé.
58
Dans le budget de l'action au sous point 5.8 Qu’entendez-vous précisément par la phrase « Action de visibilité » ? cela regroupe t'il toutes les dépenses relatif à la communication
Les propositions doivent contenir une stratégie de communication et de visibilité détaillée, assortie d'un budget, en conformité avec le Manuel de communication et visibilité (paragraphe 2.1.4.1. des Lignes directrices). Les activités de communication doivent être décrites dans la section 1.7 du formulaire de demande concernant la description de l’action, et budgétisées dans la rubrique du budget intitulée « Autres coûts, services ».
59
Qu’entendez-vous précisément par « couts administratifs » ?
Les frais administratifs sont les coûts indirects (coûts administratifs généraux) encourus par le Bénéficiaire dans la mise en œuvre de l'action. Ceux-ci sont éligibles à un financement forfaitaire fixé à un maximum de 7% du total estimé des coûts directs éligibles. Les coûts administratifs sont éligibles pour autant qu’ils n’incluent pas des coûts repris sous une autre rubrique du budget (annexe II des Lignes directrices, Conditions générales du contrat, article 14.4).

4. Eligibilité des coûts | Eligibility of costs


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1
Est-ce que les contributions en nature (valorisations) sont prises en compte?
Non, en conformité avec le § 2.1.4.3 des Lignes directrices.
2
Dans quel lot et quelle rubrique devons soumettre notre projet de construction d'une nouvelle salle de cinéma (400 places)?
Nous vous invitons à consulter tout particulièrement le § 2.1.3.3 des Lignes directrices, pour déterminer dans quel Lot et dans quel Domaine votre projet pourrait rentrer. En général les actions concernant les salles de cinéma pourraient s'inscrire dans le domaine de la distribution, Lot 1. En conformité avec le § 2.1.4.1 des Lignes directrices, l'acquisition d'équipement et matériel est limitée à un maximum de 15% des coûts totaux éligibles du projet.
3
Question sur la budgétisation des frais de séjour pour mission longue. En cas de détachement prolongé d'une personne, salariée ou expert, dans un pays autre que celui où elle réside, doit-on impérativement chiffrer ses frais de vie au moyen du per-diem officiel de l'UE ? Celui-ci semble convenir pour des missions courtes avec séjour en hôtel mais semble disproportionné s'il s'agit de plusieurs mois. Dans ces cas-là, est-il possible d'inscrire dans les rubriques 4, 5 ou 6 le loyer d'un logement de fonction ?
Les montants des per diem indiqués (annexe G) constituent des limites maximales à ne pas dépasser. Il reste possible d'inscrire le loyer d'un logement de fonction dans la rubrique 1.2 mais pas dans les rubriques 4, 5 ou 6.
4
A la page 9 du présent appel à propositions : L'Action au point 2.1 lire :
I - Lorsque l'acte de base/Le budget n'exclut pas le financement des taxes et le bénéficiaire peut montrer qu'il ne peut pas les récupérer.
II - Lorsque l'acte de base/Le budget exclut le financement des taxes et le bénéficiaire peut montrer qu'il ne peut pas les récupérer.
Ces 2 notions ont besoin d'être explicitées.
Conformément aux lignes directrices (§ 2.1.4.1.) Les taxes, incluant la TVA, seront en principe acceptées comme coûts éligibles uniquement lorsque le bénéficiaire (ou, le cas échéant, ses partenaires) peut montrer qu'il ne peut pas les récupérer.
5
Grille salariale (pour le budget): pour les coûts locaux, les grilles salariales n'existent pas toujours. Sur quelle base se référer dans ce cas?
Comme l’indique le §2.1.4 des Lignes directrices, le budget doit ‘correspondre aux coûts locaux lorsque les dépenses sont locales’. Le § 2.1.4.1, ‘Coût du personnel affecté à l’action’, indique que les coûts du personnel doivent être calculés sur la base de coûts (masse salariale) ou honoraires de l’employeur/ fournisseur de service, multiplié par le nombre de mois/jours lors desquels la personne sera affectée à l’action.
6
Dans le cadre de l'appel à projet du 10ème FED, nous voulions savoir si en général, les frais d'une étude peuvent être éligibles à l'intérieur d'un programme d'action, et si éventuellement il y a un seuil (comme pour l'équipement des salles).
§ 2.1.4.2 donne la liste des coûts inéligibles ; les études n’en font pas partie. Aucun pourcentage maximal des frais éligibles pour les études n’est précisé dans le §2.1.4.
7
Nous, souhaiterions monter un projet en partenariat avec des organismes du secteur privé rwandais et autres, et souhaiterions savoir à quel titre et statut nous pourrions y participer. Nous avons besoin d'informations complémentaires, notamment sur le rôle des associés et sur l'apport de départ (20% du budget total). Concernant l'apport, le fonds attribué couvre maximum 80% du budget total, et nous souhaiterions avoir davantage d'informations sur la nature que peut avoir cet apport.
Les statuts de partenaire et d’associé sont détaillés au §2.1.2 des Lignes directrices, titre "Partenaires" précisant les partenariats obligatoires, et titre "Associés" précisant les conditions de participation des organisations ne répondant pas aux critères d'éligibilité. La subvention accordée sera de maximum 80% du coût total éligible de l'action (avec l'exception des projets sous le Lot 1 Production, où la subvention sera de maximum 40% du coût total éligible). Le solde (20% ou 60% suivant le cas) doit être financé par le demandeur, les partenaires ou par d'autres sources que l'Union européenne (§1.3.2). Les apports en nature ne sont pas admis à ce titre (§2.1.4.3). La subvention sera versée par tranches de préfinancement suivant les modalités prévues au contrat (voir modèle de contrat, annexes F1 et F2 des Lignes directrices).
8
Le montant des frais de personnel doit-il être inférieur à un % donné des coûts éligibles, comme c'est le cas pour Media ou Media Mundus ?"
Il n'y a pas de pourcentage maximum pour les coûts de personnel. Le budget doit être équilibré, réaliste et correspondre aux coûts locaux (§ 2.1.4 des Lignes directrices).
9
Nous sommes une société de production cinématographique, nous sommes basés à Tunis, en Tunisie, et nous vous écrivons pour demander à savoir si vos actions soutiennent les investissements dans les équipements servant à la production.
Nous comptons en effet élargir nos moyens de production, et on se demande si on pourrait obtenir un soutien de votre part.
Nous vous renvoyons au paragraphe 2.1.1.1. des Lignes directrices de l'appel à propositions où il est établi que les demandeurs doivent avoir leur siège dans un pays ACP, dans l’Union Européenne ou dans l’espace économique européen. L’annexe 1 fournit la liste des pays éligibles à l’appel et la Tunisie n’en fait pas partie.
Pour les projets répondant aux critères d'éligibilité, l'acquisition d'équipement et matériel est limitée à un maximum de 15% des coûts totaux éligibles du projet (§ 2.1.4.1).
10
Je souhaiterais savoir s'il existe un plafond, au sein du budget éligible de l'action, concernant le total des salaires dédiés au projet. Existe t il un pourcentage maximum du budget pouvant être dédié aux salaires? Si oui, est ce sur l'ensemble du budget ou seulement sur la part de la subvention européenne? Je sais que c'est le cas sur certaines subventions européennes or je ne l'ai pas vu mentionné dans cet appel à projet ACP (10e FED).
Il n'y a pas de pourcentage maximum pour les salaires. Le budget doit être équilibré, réaliste et correspondre aux coûts locaux (§ 2.1.4 des Lignes directrices).
11
Can “Lot 2, ACP Cultures II” accept applications that involve a component in its project of building/construction of cultural spaces (within a Cultural Centre) that are related to the development of artistic and cultural activities listed in this Lot? Can it be towards the improvement of existing facilities, with the purchase of additional equipment?
Please refer to §2.1.4.2 of the Guidelines, which lists ineligible costs. Among them: ‘purchases of land or buildings, except where necessary for the direct implementation of the action, in which case ownership must be transferred to the final beneficiaries and/or local partners, at the latest by the end of the action’. Purchase of equipment is limited to 15% of the total eligible budget (§2.1.4).
12
Can co-financing be supplied in the form of staff costs or equipment?
Co-financing must be in cash only. In-kind contributions may not be considered as co-financing. Staff costs are eligible costs (§2.1.4 of the Guidelines).
13
Est-ce que le cofinancement doit être garanti dès le début?
Vos sources de cofinancement doivent être listées dans le budget de l’action (Annexe B, onglet 3, des Lignes directrices) et confirmés ultérieurement à travers des lettres d'intention (§2.4).
14
Le cofinancement doit provenir des ressources propres ou de bailleurs extérieurs?
Oui, toutes sources autres que le budget général de l'Union européenne ou le Fonds européen de Développement (§1.3.2 des Lignes directrices).
15
What is the difference between "financial support to the participants" (pg. 20 in the Guidelines) and "sub-grants" (pg. 21 in the Guidelines). Our idea would be to allocate part of the grant to the local professionals so that they can decide how to develop the project and make it happen. Of course no decision will be made and carried out without the prior authorizations needed, but part of the hands-on learning process would be to have the trainees manage a small budget.
In the Targeted project, described in §2.1.3.3 of the Guidelines, financial support to the participants is given in the form of sub-grants. These sub-grants aim at ‘enabling each to develop a film or other audiovisual project’ and are awarded to participants who have completed the training/tutoring part.
16
§2.1.4.1 of the Guidelines ‘Costs of personnel assigned to the action’ of the Guidelines: what are the "operating costs" to be excluded from the budget?
Those are operating costs that may be deducted from staff salaries or fees. These costs are not eligible.
17
§2.1.4.1 of the Guidelines: "Project Financial/Administrative Officer": should it be an approved accounting firm? We're unclear about that. My understanding is that the contracting authority wants to make sure the applicant doesn't underestimate the work involved with managing the contract (meeting deadlines, making cost reports, attending stakeholders meetings...). So I believe this "Project Financial/Administrative Officer" needs to be a seasoned professional with a track record in grant-managing, but not necessarily an approved accountant.
§2.1.4.1 of the Guidelines does not specify the qualifications of the Project financial/ administrative officer, but states that he or she is ‘assigned to the project to ensure management of the action, including financial and administrative monitoring.’
18
I am looking at Section 1.3.2 (p7 and 9) and Section 2.1.4 (p25) in the Guidelines. Could you please confirm that the maximum amount of grant potentially coming from the EU under this action? Hypothetically, if we did choose to quote for the maximum, what would you expect to see: i) the total budget to be EUR500k [ie EUR400k (80%) from EU and EUR100k( 20%) from other sources]? ii) the total budget to be EUR400k [ie EUR320k (80%) from EU and EUR80k (20%) from other sources]?
The grant represents a percentage of the total costs of the project, i.e. maximum 40% in the case of Lot 1/Production or maximum 80% in the case of Lot1/Other areas and Lot 2/All areas. The actual minimum and maximum grant amounts are listed in §1.3.2.1 and §1.3.2.2 of the Guidelines.
19
In respect of cofinancing for the costs outside of the EU grant of 40% of a production action, does it matter if the source of cofinancing is other than EU or ACP based?
§1.3.2 of the Guidelines indicates that “The balance must be financed from the own resources of the applicant or partners, or from sources other than the European Union budget or the European Development Fund”. Any other financing source is eligible. §2.4 states that provisionally selected projects will have to provide “Letters of intent, letters of agreement or other documents substantiating the contribution of the other financial partners announced in the financial plan”.
20
Regarding the strand "targeted projects" there are foreseen a maximum of 2 projects of a maximum amount of 400 000 euro. I would like to know whether this amount (400 000euro) is for each project of for both selected projects (200 000 maximum allocation per project).
§1.3.2 of the Guidelines indicate that the amount of 400.000 € covers a maximum of two targeted projects.
21
Les postes budgétaires du gabarit du budget de l'action (annexe B onglets 1 et 2) correspondent plus ou moins à la réalité de mon projet. Est-il possible de l'adapter pour mieux refléter les réalités des dépenses de l'action?
Les coûts portés à l’annexe B doivent être des coûts éligibles conformes au paragraphe 2.1.4.1. des Lignes directrices. Ceux qui ne peuvent prendre place sous aucune des rubriques de l’annexe 3 devront utiliser le poste 6 : « Autres ». Le modèle de budget ne doit pas être modifié.
22
Nous avons lu la réponse donnée a la question d'un demandeur concernant les taxes qui sont en principe retenues comme couts éligibles, mais nous avons encore besoin de plus de lumière. Cependant en lisant les rubriques du budget, dans la feuille 1 "budget" il n'est pas fait mention des taxes alors que dans la feuille 2 "justification" les taxes apparaissent a part. Il sied de noter qu'en RD Congo tout comme en Ouganda, notre zone d'action, la TVA est généralement de 18% du cout total mis en œuvre. Nous voudrions savoir si ces taxes seront contenues dans les 80% maximum du montant à demander par le soumissionnaire ou seront considérées comme un montant additionnel à verser par l'Administration contractante en vue de les couvrir pour ne pas déranger la planification faite par le demandeur.
Conformément au paragraphe 2.1.4.1. des Lignes directrices et sous réserve d'une communication sur l'éligibilité des taxes avant la date limite de soumission du 30/06/2011, les taxes, y compris la TVA, seront en principe acceptées comme coûts éligibles uniquement lorsque le bénéficiaire (ou, le cas échéant, ses partenaires) peut prouver qu'il ne peut pas les récupérer. Dans ce cas, les coûts reportés dans le budget devront inclure les taxes. L'Union européenne financera, selon les cas, 40% ou 80% maximum de ces coûts éligibles (taxes comprises). La rubrique "Taxes" ne doit donc pas être utilisée, comme spécifié dans le modèle de budget à la note de bas de page n° 11.
23
Dans un projet de formation, la rétribution de professeurs n'étant ni de nationalité européenne, ni de nationalité ACP peut-elle être incluse dans les coûts éligibles ? Sinon, cela peut-il être réparti dans les 20% à charge du demandeur ? Un associé peut-il être rétribué en tant que professeur dans un projet de formation, tout en prestant comme associé à d'autres fonctions ? Sa rétribution peut-être être reprise parmi les coûts éligibles ? Si ce n'est pas envisageable, sa rétribution peut-elle reprise parmi les 20% à charge de la partie demanderesse ?
La rétribution d’un associé ou d’un professeur n'étant ni de nationalité européenne, ni de nationalité ACP ne constitue pas un coût éligible (conformément au paragraphe 2.1.2. des Lignes directrices). Les coûts engagés au titre des 20% de co-financement fournis par le demandeur et ses partenaires doivent accomplir les mêmes critères d’éligibilité que la subvention.
24
A propos des taxes sur la pollution de l'air est il obligatoire de le mentionner lorsque le projet prévoit effectivement des voyages internationaux avec avion ? A propos de toutes les autres taxes, peut -on présenter un projet Hors Taxes ?
Conformément au paragraphe 2.1.4.1. des Lignes directrices et sous réserve d'une communication sur l'éligibilité des taxes avant la date limite de soumission du 30/06/2011, les taxes, y compris la TVA, seront en principe acceptées comme coûts éligibles uniquement lorsque le bénéficiaire (ou, le cas échéant, ses partenaires) peut prouver qu'il ne peut pas les récupérer. Dans ce cas, les coûts reportés dans le budget devront inclure les taxes. L'Union européenne financera, selon les cas, 40% ou 80% maximum de ces coûts éligibles (taxes comprises). La rubrique "Taxes" ne doit donc pas être utilisée, comme spécifié dans le modèle de budget à la note de bas de page n° 11. Pour ce qui concerne les voyages en avion, les coûts liés à la compensation des émissions CO2 pour les voyages aériens peuvent être inclus. Cette compensation sera réalisée en supportant des projets MDP/"Gold Standard" (la preuve doit être mentionnée dans les pièces justificatives) ou via les programmes des compagnies aériennes, le cas échéant (voir modèle de budget, note en bas de page n° 6).
25
Je lis que les montants pour la production vont de 100 000€ à 500 000€, mais on met dit que c’est 300 000. Est-ce illusoire de faire une demande de 500 000 € ?
Au § 1.3.2.1 des Lignes directrices, il est indiqué que le montant maximum de subvention pour le Lot 1- Production de films est de 300.000€. Au §1.3.2.2. des Lignes directrices, il est indiqué que le montant maximum de subvention pour le Lot 2-Création/Production est de 500.000€.
26
We have another question regarding the application guidelines, according to footnote number 9 of the guidelines: "Articles 4(3) of Protocol 3 to the Cotonou Agreement, on South Africa, states: 'South African natural or legal persons shall be eligible for award of contracts financed from financial resources provided for under this Agreement. In this respect, South African natural or legal persons shall, however, not enjoy the preferences accorded to natural and legal persons from ACP States.' South African operators may participate in projects as applicants or partners. However, actions implemented in South Africa may not receive funds." The applicant organisation is based in South Africa, the production of the project involves the Action, which is the recording of poets, will be implemented across the ACP States and not South Africa. However coordination of the Action will happen in South Africa and in addition the distribution of the recordings will originate in South Africa but will be distributed to other ACP states. Given this, are the costs for the coordination of production and the costs for the distribution of the recordings which originates in South Africa (but is distributed across the ACP states) eligible costs?
Footnote 9 of Annex I of the Guidelines indicates that ‘actions implemented in South Africa may not receive funds.’ Any costs incurred in South Africa would therefore be ineligible.
27
La présidente de l'association pour laquelle je travaille aura un rôle important dans ce projet de formation et création en arts de la scène, étant elle-même chorégraphe. Seulement, elle n'est pas salariée dans la structure. Est-il possible de l'inscrire comme formatrice dans le projet et de la rémunérer comme prestataire? ou bien les formateurs prestataires de services en formation doivent-ils faire l'objet d'un appel d'offres?
La contractation de personnel non salarié devra respecter les procédures de passation de marchés énoncées à l’annexe IV du modèle de contrat de subvention (§ 2.1.4.1. des Lignes directrices). Les coûts y afférents doivent être indiqués dans la rubrique du budget intitulée "autres coûts et services".
28
Point 1.3.2. Amount of Grants (in the guidelines): 'Exception for this call for proposals: The balance must be financed from the own resources of the applicant or partners, or from sources other than the European Union budget or the European Development Fund.'

Does this require that the applicant or partner raise the balance of the funds prior to the application being submitted or can the applicant continue to raise funds to cover the balance after the application has been submitted?
The applicant and his partners must raise the balance of the funds before the application is submitted. The sources of funding must be indicated in the application (Annex III of the Guidelines - budget template, sheet 3. Expected sources of funding). At a later stage, provisionally selected applicants will be asked to provide “Letters of intent, letters of agreement or other documents substantiating the contribution of the other financial partners announced in the financial plan” (§2.4, point 7, of the Guidelines).
29
Pourriez-vous m'apporter plus de précisions quand au minimum de financement qu'il faut avoir réuni pour présenter le projet? Est-ce possible de présenter un projet le 30 juin sans avoir encore d'engagement de coproducteurs ou de diffuseur ferme?
Sous le Lot 1/Production, la subvention est de maximum 40%. Sous le Lot 1/Distribution et Formation ainsi que Lot 2/Tous domaines, la subvention est de maximum 80%. Les cofinancements à réunir sont donc de 60% ou 20% respectivement. La totalité des cofinancements doit être réunie au moment de la soumission de la proposition. A un stade ultérieur, les demandeurs provisoirement sélectionnés doivent soumettre les ‘lettres d’intention, lettres d’accord ou autres documents justifiant la contribution des autres partenaires financiers annoncés dans le plan de financement’ (§2.4 des Lignes directrices).
30
Le bénéficiaire est assujetti à la TVA mais pas les partenaires qu’en est-il de la TVA ? En effet, le taux de TVA unique est de 18% au Burkina et au Tchad et 17% au Niger. Cette TVA figurera sur l’ensemble des factures des prestataires ACP. Pouvons nous considérer que si le bénéficiaire français peut prouver qu’il n’a pas moyen de récupérer cette TVA africaine, alors elle devient éligible comme « coût accepté ». Nous devons donc vérifier qu’il n’existe pas d’accord fiscal international bilatéral entre la France et ces trois pays africains concernés mentionnant la possibilité pour le bénéficiaire français de déclarer cette TVA africaine comme de la TVA collectée en France. (car je sais par ailleurs que les accords fiscaux entre les pays européens prévoient que la TVA liée à une prestation dans un autre pays européen puisse être déclarée dans le pays où a lieu la prestation, puis récupérée par le partenaire dans son pays d’origine). Nous devons donc être sûr qu’il n’existe pas de tel accord entre la France et les trois pays ACP du projet. A ce moment-là, le bénéficiaire pouvant prouver qu’il ne peut pas récupérer cette TVA, nous pourrons inscrire l’ensemble des dépenses effectuées dans les pays ACP avec le HT dans les lignes 1 à 11 et la TVA (à un taux de 17% ou 18% selon les cas) sur la ligne 12 des taxes (représentant un coût accepté/éligible). Est-ce un bon raisonnement ?
Conformément au paragraphe 2.1.4.1. des Lignes directrices et sous réserve d'une communication sur l'éligibilité des taxes avant la date limite de soumission du 30/06/2011, les taxes, y compris la TVA, seront en principe acceptées comme coûts éligibles uniquement lorsque le bénéficiaire (ou, le cas échéant, ses partenaires) peut prouver qu'il ne peut pas les récupérer.

Dans ce cas, les coûts reportés dans le budget devront inclure les taxes. L'Union européenne financera, selon les cas, 40% ou 80% maximum de ces coûts éligibles (taxes comprises). La rubrique "Taxes" ne doit donc pas être utilisée, comme spécifié dans le modèle de budget à la note de bas de page n° 11.
31
Notre budget est de 450 000 € sur trois années, dont 80% de subventions demandées à l’Europe et 20% de co-financement. Ce budget comprend environ 11% d’investissement soit 50000 € que nous souhaitons engager dès la première année du projet.

Le budget de cette première année est de 155 000 € dont 50 000 € d’achats en équipement (soit la totalité des 11% d’investissement). Nous devrions donc recevoir un acompte de 70% sur 80% de 155 000 €, et non pas 70% sur 80% de 105 000 € ? pouvez-vous nous confirmer cela, car sinon nous ne pourrons pas assurer la trésorerie pour permettre ces investissements en première année de projet. Nous devrons les mettre en 2e année.
Dans le cas des subventions à hauteur de 80% (Lot 1/Distribution et Formation ainsi que Lot 2/Tous domaines), le montant du premier préfinancement s’élève à 70% de la partie subvention FED sur le budget de la première année d’exécution du projet (annexe F2 des Lignes directrices, modèle de contrat, articles 4.2 et 7.2).
32
Concernant l’investissement, les règles d’origine doivent être respectées pour tout achat supérieur à 5000 € (s’agit-il de HT ou de TTC ?). Si cela n’était pas possible de respecter cette règle, nous pourrions nous demander une dérogation ?

Nous devons également respecter la règle de mise en concurrence (appel d’offre) pour tout achat d’un montant supérieur à 5000 € S’agit-il de HT ou de TTC ?.
Les règles d'origine doivent être respectées pour tout achat, quel que soit le montant (pas de seuil applicable). Pour tout achat dont le coût unitaire est inférieur à 5000 euros, l'obtention d'un certificat d'origine n'est pas nécessaire, mais l'achat doit tout de même respecter la règle d'origine. Veuillez vous référer au point 2.2 de l'annexe IV des lignes directrices pour plus de détails.

Dans des cas exceptionnels dûment justifiés et sur demande préalable, la Commission européenne peut autoriser des exceptions aux règles de nationalité et d’origine. Veuillez vous référer au point 2.3 de l'annexe IV des lignes directrices.

Sous réserve d'une communication sur l'éligibilité des taxes avant la date limite de soumission du 30/06/2011, les taxes seront éligibles lorsque le bénéficiaire (ou, le cas échéant, ses partenaires) pourra prouver qu'il ne peut pas les récupérer. Dans ce cas, la règle de mise en concurrence et l'obtention de certificat d'origine doivent être respectés pour tout achat supérieur à 5000 euros TTC.
33
Nous voudrions avoir confirmation que nous pouvons intégrer de l’achat de matériel d’occasion dans l’investissement car nous devons acquérir un bus pour un projet artistique, et nous l’avons budgété au prix d’occasion pour le moment.
En conformité avec le § 2.1.4.1 des Lignes directrices, l'acquisition d'équipement et matériel est limitée à un maximum de 15% des coûts totaux éligibles du projet, que celui-ci soit neuf ou d’occasion. Les procédures de passation de marchés s’appliquent également (annexe IV des Lignes directrices).
34
Could you pls clarify which type of co-financing is eligible? In one of the answers you provided during the consultation process, you state that co-financing has to be provided in cash. Is the provision of staff-time considered as eligible co-financing then?
Co-financing must take the form of a financial contribution. The cost of staff assigned to the Action is considered as an eligible cost, when paid by the grant beneficiary or its partners. Staff not paid by the grant beneficiary or its partners would be considered a contribution in kind, which is not accepted under the present call for proposals. (§2.1.4 of the Guidelines).
35
The role of associates: Can associates provide contributions to the co-financing, and if yes, can they do this in the form of staff time?
Associates can provide contributions to the co-financing. Co-financing contributions can proceed from any source other than the European Union general budget or the European Development Fund (§1.3.2 of the Guidelines). The cost of staff assigned to the Action is considered as an eligible cost, when paid by the grant beneficiary or its partners. Staff not paid by the grant beneficiary or its partners would be considered a contribution in kind, which is not accepted under the present call for proposals. (§2.1.4).
36
The role of public bodies: the guidelines state that public bodies are not eligible to participate as applicants or partner. However, they are eligible to participate as associates or as co-funders. Could you pls specify how you define the role of co-funders? And do they have to provide contributions in cash or can they also contribute by donating staff time, e.g. in the process of dissemination or by realising parts of the activities?
Co-funders must contribute financially to the project costs. The cost of staff assigned to the Action is considered as an eligible cost, when paid by the grant beneficiary or its partners. Staff not paid by the grant beneficiary or its partners would be considered a contribution in kind, which is not accepted under the present call for proposals. (§2.1.4).
37
Concernant le rôle de l’associé français, nous avons imaginé qu’il verse ses 15 000 € d’apport annuel directement à l’un des partenaires ACP (Tchad, Niger ou Burkina en fonction des projets et des années). Le partenaire ACP concerné aura alors la possibilité d’engager 75 000 € de dépenses éligibles dans son pays pour les actions de coopération sud-sud que nous avons inscrites dans notre projet. Les factures éligibles afférentes seront établies au nom du Bénéficiaire et mentionneront la mention « acquittée » avec le mode et la date de paiement. Le Bénéficiaire pourra ainsi justifier 75 000 € de dépenses en demande de paiement et recevra 60 000 € (80%) de subvention de l’Europe qui seront reversés directement au partenaire ACP qui aura engagé les 75 000 € de dépenses. Donc ce dernier aura bien reçu 15 000 € d’apport en cofinancement de l’associé français (20%) + 60 000 € de subvention de l’Europe (80%), soit 75 000 €.

Si cette hypothèse de fonctionnement est réalisable, cela supposerait-il que les 15 000 € de cofinancement annuel de l’associé doivent en fait apparaitre en recette sur les lignes des partenaires ACP sachant qu’il n’y a pas de ligne recette prévue pour les associés au projet? Et cela veut-il dire que l’associé français n’a pas à signer de lettre d’engagement financier ? Ce serait donc au partenaire ACP de signer cette lettre d’intention et d’engagement financier ?
Les sources de financement doivent être indiquées à la section « Sources de financement attendues » du budget (annexe B des Lignes directrices). Les lettres d’intention confirmant les cofinancements annoncés doivent émaner des entités qui apportent ces financements (§2.4 des Lignes directrices).
38
- Est-ce que les contractants qui travailleront pour le projet peuvent être des organismes publics ? - Est-ce que les organismes de formation auxquels nous ferons appel peuvent être contractants ou doivent-ils obligatoirement être partenaires ?
Les contractants ne sont pas soumis aux mêmes règles d’éligibilité que les demandeurs et les partenaires. Les règles concernant les contractants sont énoncées à l’annexe IV des Lignes directrices (Procédures de passation de marchés). Les critères concernant les demandeurs et partenaires sont énoncés aux §2.1.1 et 2.1.2 des Lignes directrices, entre autres pour ce qui concerne leur statut juridique et activité principale.
39
Nous avons décidé d’inclure dans notre budget la TVA éligible sur les dépenses dans les pays ACP car les 3 partenaires ACP sont non assujettis à la TVA (et probablement le demandeur français de notre projet ne pourra pas récupérer la TVA sur des dépenses engagées dans les pays ACP). En revanche, les 3 partenaires ACP nous font tous la même réponse concernant la justification de ce non assujettissement : c’est-à-dire qu’il n’existe pas de tel document ni au Burkina, ni au Niger, ni au Tchad pour le prouver. Faut-il faire une demande spécifique à cet effet dans chaque pays pour chaque partenaire ? connaissez-vous les procédures pour obtenir un document fiscal de preuve de non assujettissement dans ces trois pays africains ? Avez-vous un contact à nous transmettre pour obtenir de plus amples renseignements : services fiscaux locaux ou bien peut-être un contact en France : les ambassades ?
Concernant les états ACP concernés il vous appartient de vérifier la procédure appropriée auprès de leurs organismes compétents.
40
I want to make sure that for Lot II, concerning cultural industries except films , it is possible to request to UE up to 80% of the total cost of the action.
Yes (§1.3.2 of the Guidelines).
41
L’achat de livres pour une bibliothèque est-il considéré comme dépense d’équipement ou de fonctionnement ?
L’achat de livres destinés à faire partie d’un fonds de bibliothèque est considéré comme équipement. En conformité avec le § 2.1.4.1 des Lignes directrices, l'acquisition d'équipement est limitée à un maximum de 15% des coûts totaux éligibles du projet. En outre, l’acquisition doit suivre les procédures de passation de marchés énoncées à l’annexe IV.

5. Présentation de la demande | Submission of the application


[haut - top]
1
Est-ce que les demandes sont présentées en deux phases?
Non. Il s'agit d'un appel à propositions ouvert, la note succincte et la proposition complète sont donc présentées en même temps à la date limite du 30 juin 2011.
2
Must we register in PADOR?
No. The provisionally selected applicants will have to provide a copy of the relevant documents upon request by the Contracting Authority.
3
I notice that the Culture and ACP FILM Programmes have joined together under one programme funding. Does it mean an organisation can only apply under one priority? ie ACP film or Culture? What if we wished to submit 2 applications one to each priorities?
Each project must indicate clearly whether it is submitted under Lot 1 (ACPFilms II) or lot 2 (ACPCultures II) - see Guidelines § 2.2.2, and Application Form. Please refer to § 2.1.3.6 for more information on the number of projects that one applicant can send: you may not submit more than two projects in the framework of this Call for Proposals. An applicant cannot be selected for more than one project.
4
Concernant l'enregistrement dans PADOR: les lignes directrices ne sont pas très claires dans la mesure où elles le demandent à la page 12 pour finalement dire que ce n'est pas nécessaire à la p.29. Que faut-il retenir? Est-ce la même chose pour les partenaires?
L’enregistrement dans PADOR n’est pas obligatoire (voir §2.2 des Lignes directrices). Les demandeurs provisoirement sélectionnés devront fournir des copies des documents qui leur seront sollicités par l'Administration contractante.
5
Présentation du projet: dans la mesure où notre projet fait suite à un projet existant pour l'élargir et le structurer, je souhaiterais savoir s'il existe une présentation particulière. Par devons nous intégrer les rapports intermédiaires et finaux du précédent projet dans les annexes?
Comme l’indique le §2.1.1.2, ‘Aucune Annexe supplémentaire ne devra être envoyée’.
6
Juste pour confirmation: les plafonds de la participation européenne aux coûts éligibles de l'action sont bien sur la durée totale du projet, soit 20% sur 3 ans si notre projet dure par exemple 3 ans?
Les subventions sont accordées pour l'entièreté du projet. Elles sont de 80% du total estimé des coûts éligibles de l’action, sauf pour le Lot 1- Production, où le maximum est de 40% (§ 1.3.2 des Lignes directrices). Le solde doit être cofinancé par le demandeur, soit par ses propres ressources soit par d'autres sources que l'UE.
7
Concernant les co-financements, est ce possible de s'appuyer sur les co-financements déjà reçus par le demandeur afin d'étayer son dossier?
Les cofinancements destinés à l'action proposée doivent être listés dans le budget de l’action (Annexe B, onglet 3, des Lignes directrices).
8
Si je comprends bien, nous n'avons pas besoin de nous inscrire avant de postuler ? Pouvons-nous simplement remplir les formalités et vous les envoyer ?
Il n’est en effet pas nécessaire de s’inscrire préalablement. Vous devez envoyer tous les éléments du dossier énumérés au § 2.2.1, selon les modalités décrites au §2.2.2 et §2.2.3 des Lignes directrices.
9
Pour nous qui vivons en Afrique, par quel moyens sont envoyés les projets : par mail ou par voie postale ?
Comme indiqué au §2.2.2 des Lignes directrices, les documents doivent être envoyés par voie postale aux adresses indiquées. Les envois par courier électronique ne sont pas acceptés. La date limite d'envoi est précisée au §2.2.3.
10
Je me permets à nouveau de vous contacter concernant l'accord de partenariat dont il est question au point 2.1.2 des lignes directrices (qualité du partenariat).
Dans la mesure où il est demandé de fournir:
" Un accord de coopération signé entre les partenaires, définissant clairement le rôle et la fonction de chaque partenaire, devra être ajouté en annexe aux documents à soumettre par le demandeur. Ce document devra aussi contenir une clause en cas de rupture du partenariat, afin que celle-ci ne puisse pas mettre en danger la mise en œuvre de l’action, et une solution de rechange doit être prévue en cas de nécessité".
Je souhaiterais savoir s'il s'agit bel et bien du même document intégré au point 4.2 (p.29) du formulaire de demande de subvention sous le nom "Déclaration de partenariat" dans la mesure où la clause en cas de rupture du partenariat est assez générale (point 5 de la déclaration de partenariat: Les propositions de changements substantiels relatifs aux volets de l’action à laquelle ils participent (par ex. en ce qui concerne les activités, les partenaires, etc.) doivent être acceptées par les partenaires concernés avant d’être soumises à l’Administration contractante. Si aucun accord entre partenaires n’a pu être trouvé, le demandeur doit le signaler lorsqu’il présente des modifications à l’Administration contractante pour approbation).
Il ne s’agit pas du même document. Comme l’indiquent les § 2.1.2 et § 2.2.1 des Lignes directrices, l’Accord de coopération entre partenaires devra être fourni en annexe aux documents à soumettre par le demandeur, et devra définir clairement le rôle et la fonction de chaque partenaire. Un exemple d'accord de coopération est disponible à l'adresse suivante: http://www.acpculturesplus.eu/telechargements.php (lien "Autres manuels et documents").
11
Concernant le formulaire de demande de subvention (lot1)
1/ doit-on rédiger une note succinte d’une dizaine de pages à insérer dans le formulaire avant le point 1.1 ou la partie A remplie ne doit pas faire plus de 10 pages +1
Les réponses doivent être insérées après les questions correspondantes. La partie A (note succincte) ne doit pas dépasser 11 pages, comme suit: résumé de l’action (1.1) maximum 1 page, description de l’action (1.2) maximum 5 pages, section sur la pertinence de l’action (1.3) maximum 5 pages.
12
Au point 1.3.1 Pertinence par rapport aux objectifs et aux priorités de l'appel à propositions
Les questions ci-dessous concernent-elles le Lot
- Décrire la pertinence de l'Action par rapport aux sous-thèmes /secteurs/domaines spécifiques et toutes les autres spécificités indiquées dans les lignes directrices de l'appel à propositions tels que partenariats, appropriation locale, etc.
- Décrire quels résultats particuliers attendus parmi ceux indiqués dans les lignes directrices de l'appel à propositions.
Oui, ces questions concernent tous les lots.
13
Pour le lot 1 , l’Intitulé de l'appel à propositions est-il le titre du film objet de l’Action ?
Budget/ onglet 2 : justification
Colonne C « Justification des coûts estimés » en quoi peuvent-ils être différents des coûts budgetés dans l’onglet 1 du tableau ?
Budget/ onglet 2 : justification
Colonne C « Justification des coûts estimés » en quoi peuvent-ils être différents des coûts budgetés dans l’onglet 1 du tableau ?
Il ne s’agit pas de reprendre les coûts de l’onglet 1, mais de justifier du calcul de ces coûts (par exemple par des indications sur les coûts unitaires et/ou le nombre d’unités). Il convient de noter que l'estimation doit être basée sur les coûts réels (§ 2.1.4 des Lignes directrices).
14
Dans le cas d'une série, combien d'épisode doit on envoyer après le pilote? Doit-on encore envoyer le découpage technique alors que le pilote donne déjà une idée sur le rythme et la texture du film? Enfin, est-il nécessaire de commencer par l'envoi du scénario de l'épisode 1 alors qu'il est déjà tourné? Ne doit-on pas commencer par l'épisode 2?
Concernant les séries, nous apportons une précision au §2.2.1.1 des Lignes directrices: le demandeur devra fournir un enregistrement DVD du pilote de la série, le synopsis de la série, ainsi que le scénario dialogué du pilote et des trois premiers épisodes.
NB: précision basée sur la pratique du programme 9° FED et sur réponse donnée lors de la session d'information du 4 mai
15
Please, I would like to know if in the proposal, applicants are required attach seperate sheets to explain some questions. E.g the Communication and visibility plan and the budget.
Please refer to §2.2.1.1 and §2.2.1.2 of the Guidelines for a list of separate documents to be sent with the application. The communication and visibility plan should be outlined within the Application form (section 2.1.2 Methodology); Budget is a separate annex.
16
Is a film director limited to one project? Can he be a co-director of another project? What are the limitations?
Please refer to §2.1.1.2 of the Guidelines concerning additional conditions for applicants, namely as regards the rights transfer contract with ACP directors. Moreover, an applicant may not submit more than two applications and may only receive one grant in the framework of this call for proposals (§2.1.3.6).
17
La convention de partenariat entre le demandeur et les partenaires doit-elle être envoyée en original ou un scann peut-il être suffisant?
La demande et les documents annexes, y compris l'accord de coopération entre partenaires, doivent être soumis en 1 original et 5 copies (§ 2.2.2. des Lignes directrices).
18
Dans le cas d'une série, doit-on la présenter entièrement scénarisée?
Concernant les séries, nous apportons une précision au §2.2.1.1 des Lignes directrices: le demandeur devra fournir un enregistrement DVD du pilote de la série, le synopsis de la série, ainsi que le scénario dialogué du pilote et des trois premiers épisodes.
19
Peut-on présenter une partie du projet dans cet appel à propositions et la suite du projet dans le prochain appel?
Chaque demande doit concerner un projet dans son entièreté.
20
Les demandeurs doivent prévoir obligatoirement dans leur plan de production une stratégie de distribution des œuvres. Il est essentiel que dans la description de l’action, ainsi que dans le budget, le demandeur donne une description chiffrée de la distribution envisagée de son œuvre. Ce plan devra comporter notamment les éléments suivants: les outils et plan de communication, les distributeurs et/ou agents de vente envisagés ou déjà acquis, les diffuseurs ou chaines de télévision envisagés ou déjà acquis, les différents autres supports de diffusion, le public cible, les marchés et festivals professionnels préférentiels> faut-il rédiger un document à joindre au formulaire ou est-ce à détailler dans le formulaire au point 2.1.3 : durée et plan d'action ?
La stratégie de distribution doit être décrite au point 2.1.4 "Durabilité" du formulaire de demande de subvention.
21
Je ne vois pas de point 1.7 dans le formulaire, pouvez-vous préciser où il faut détailler les activités de communication.
Il s'agit d'une faute de frappe dans les Lignes directrices. Au lieu de point 1.7, veuillez lire point 2.1.4 "Durabilité" (formulaire de demande).
22
If I am correct, deadline for ALL applications is June 30th, 2011. Is that correct
Yes (§2.2.3 of the Guidelines).
23
Au sein du formulaire de demande de subvention, je me demande s'il n'existe pas une confusion aux points 2.4 (expérience du demandeur pour des actions similaires), 3.3.1 (expérience par secteur) et le tableau de référence croisée au point 3. Tous font référence au point 3.2.1 qui affiche non pas des secteurs mais des catégories.Dans ce cas, ne serait ce pas plutôt une référence au point 3.2.2?
Oui. Il s'agit d'une faute de frappe dans le formulaire de demande. Ainsi,au lieu de: lire:[2.4. Expérience …] Secteur (voir section 3.2.1 de la section III) …Secteur (voir section 3.2.2)[3.3.1 Expérience …] secteur sélectionné sous 3.2.1) …secteur sélectionné sous 3.2.2)[Référence croisée…] Secteur(s) (tel que sélectionné sous 3.2.1) …tel que sélectionné sous 3.2.2)
24
Nous sommes d’accord qu’hormis les précisions de police, de langues, de longueurs de texte que vous donnez pour chacune des questions, ainsi que les annexes à remplir « en ligne », il n’y a pas de présentation imposée ? J’imagine bien qu’il faut à chaque question, en reprendre l’intitulé et le numéro.Cependant, doit on répondre DANS le document word FR_Formulaire-1 en répondant directement SOUS les questions posées (et dans ce cas que fait on des notes de bas de pages et des précisions entre parenthèses plutôt inesthétiques)ou fait il/peut on reprendre la présentation du dossier dans un autre document tout en y incluant bien sur tous les tableaux et formulaires demandés.Cela implique donc par exemple : De garder dans le dossier que l’on vous remettra la page 4 (table des matières) ?Ou encore placer les cinq pages « description de l’action 1.2 » derrière la page 6, et les cinq pages « pertinence de l’action 1.3 » derrière la page 7 du dossier de demande ?
Vous devez effectivement utiliser directement le formulaire fourni et entrer vos réponses sous les questions.
24
Nous comprenons bien que le dossier ACP s’adresse à toute forme d’action.Cependant dans le cas de la production d’un film, il y a certaines questions qui ne semblent pas en totale adéquation avec cette activité.Au vu de l’obligation non négociable de répondre à toutes les questions, sous peine de voir le dossier rejeté, nous sommes sur certains points plongés dans une grande perplexité, dans la mesure où notre objectif est d’être parfaitement honnête sur la réalité de notre action et non de « broder ». Que faire, si nous ne pouvons éluder ? Comment répondre par exemple à la question d) du point 2.1.4, dans le cas de la réalisation d’un film ?
Vous devez réponde aux questions en apportant toutes les informations qui permettront aux évaluateurs de juger votre proposition.
25
Do we need to apply for the EuropeAid Identification Number for the ACP-EU support?And if it is so do every partner needs this number or is it satisfactory if only the applicant have it?
§ 2.2 of the Guidelines mentions that “Prior registration in PADOR for this call for proposals is not compulsory”
26
Faut-il absolument avoir le numéro PADOR pour postuler?
Conformément au § 2.2. des Lignes directrices, l’enregistrement au PADOR n’est pas obligatoire.
27
Est-ce qu’on peut proposer plusieurs projets ?
Le demandeur peut proposer un maximum de deux projets mais qu’il ne peut se voir attribuer qu’une subvention au titre du présent appel (§ 2.1.3.6. des Lignes directrices).
28
Par quelle adresse vous envoyer le ou les projets ?
Les adresses, qui sont différentes pour les deux Lots, sont indiquées au paragraphe 2.2.2. des Lignes directrices.
27
Je souhaite si possible avoir des précisions sur des points du budget de l'appel à proposition en cours: il ya la justification des dépenses et l'utilisation des imprévus. Je voudrai savoir si c'est des points à remplir dès maintenant avant le début de l'action ou si c'est au fur et mesure de l'évolution de l'action.
L’onglet 3.Justification des dépenses de l’Annexe III doit être rempli dès maintenant et vous permet d’apporter les éléments de calcul des montants estimés inclus dans le budget à l’onglet 1- Budget. L’onglet 4- Utilisation des imprévus en revanche n’est inclus qu’à titre d’exemple et sera rempli si, après avoir obtenu l'accord préalable de l'autorité contractante, vous utilisez les imprévus dans le cadre de la mise en œuvre de votre projet.
28
Dans le cadre d'un projet portant sur la distribution, dans les documents complémentaires il est demandé de fournir un track record. Qu'entendez-vous par ce terme ? Qui doit fournir ce document ? le demandeur et les partenaires ou seulement le demandeur?
Un track record est un historique des performances, des résultats passés. Ce document ne doit être fourni que par le demandeur. (Paragraphe 2.1.1.2 des Lignes directrices)
29
Concernant les documents complémentaires à déposer, lors du dépôt de la demande, le rapport d'activités concerne-t-il seulement le Demandeur ou tous les partenaires du projet doivent aussi fournir un rapport d'activités ?
Les rapports d'activités mentionnés pour chaque lot aux paragraphes 2.2.1.1 et 2.2.1.2 des Lignes directrices doivent être fournis uniquement par le demandeur.
30
Un cabinet comptable peut-il faire fonction de cabinet d'audit ?
Le cabinet d'audit mentionné au paragraphe 2.4. des Lignes directrices doit être membre d'une association de surveillance du contrôle légal des comptes internationalement reconnue. Les conditions qu'un auditeur doit remplir pour exécuter la vérification des dépenses dans le cadre des subventions sont précisées à l'annexe VII des Lignes directrices.
31
Lors de la soumission des pièces justificatives, pour les demandes provisoirement sélectionnées, la copie des états financiers, c'est-à-dire le compte de résultats et le bilan du dernier exercice clos, ne doit être faite que pour le dernier exercice et pas pour les 3 dernières années ? Le bilan et le compte de résultat des partenaires ne doivent pas être fournis ?
Les documents demandés sont notamment une copie des états financiers les plus récents du demandeur, compte de résultats et bilan du dernier exercice clos. (paragraphe 2.4. des Lignes directrices).
32
Quelle est la différence entre objectifs, résultats et outputs ?
L’annexe H des Lignes directrices propose un lien à la « Gestion du Cycle de Projet » qui explicite ces termes.
33
As we are speaking about a documentary with a live and highly volatile subject, we do not necessarily imagine a detailed synopsis with all the scenes developed in advance. Is such a synopsis a requirement only for fiction films or is it necessary also for a documentary?
No, a general synopsis is enough.
34
J'ai l'intention de postuler pour la production d'une série télévisée ? alors il est demandé que les séries doivent comporter un minimum de 50 épisodes. Je voudrais savoir si dans le dossier que je dois fournir à présent (avant le 30juin 2011), doit contenir les scénarii des 50 épisodes ou plutôt les synopsis des 50 épisodes ?
Voir FAQ, semaine 9, section 5, question 6.
35
We meet all the criteria according to the guidelines except for the pilot episode. We want to submit a drama series but we are currently in development, which means we cannot submit a pilot episode. The drama series is 15 episodes with a possible expansion of up to a full season. Can u advise us on those two please?
§2.2.1. of the Guidelines lists all the documents that applicants must submit together with their applications.
36
Can we as an organisation submit two applications one to Lot 1 and another to Lot 2 as the primary applicant?
Yes (§2.1.3.6 of the Guidelines).
37
If so, and if both applications are successful, can we receive two grants one from Lot 1 and one from Lot 2?
No (§2.1.3.6 of the Guidelines).
38
Can we apply for multiple project per application for each Lot - in other words, we have four projects that fit - could we apply for two projects under Lot 1 and a further two projects under Lot 2?
No. According to §2.1.3.6 of the Guidelines, “An applicant may not submit more than two applications in the framework of this call for proposals.”
39
In the guidelines point 2.2.1.1. Lot 1: ACP Films II - Cinema / Audiovisual it states that depending on the lot concerned the applicant may have to attach additional documents - on the guidelines under Production - it does not mention what documents are needed for Radio Programmes - in other words what evidentuary documentation is required to be submitted with the application?
You must submit the same documents as for cinema or TV production project, but replace the DVD by a recording of previous radio programmes.
40
Les projets peuvent être présentés par une société européenne ou africaine : y a-t-il une préférence ?
Les demandeurs ainsi que les partenaires doivent avoir la nationalité d’un des Etats ACP éligibles, d’un Etat membre de l’Union européenne, d’un Etat candidat à l’adhésion à l’Union européenne, ou d’un Etat membre de l’Espace économique européen (§2.1.1.1 des Lignes directrices). Le partenariat doit obligatoirement inclure une majorité de partenaires ACP.
41
Une même société (Demandeur) peut-elle faire une demande sur le lot 1 et une autre sur le lot 2 ?
Oui. (§2.1.3.6 des Lignes directrices)
42
Concernant le scénario, il est spécifié: "scénario avec scènes détaillées...". En 2008, on demandait le scénario avec le découpage technique. Est-ce que scènes détaillées veut dire découpage technique dans ce contexte ou voulez-vous simplement dire scénario développé? En bref, devons-nous joindre le découpage technique?
Les documents complémentaires à joindre sont clairement indiqués au §2.2.1.1 des Lignes directrices.
43
The official application form includes detailed instructions on how to fill the forma and to write the concept paper. When writing the concept paper or filling the application is it possible to delete these instructions and leave only the headings?
Yes, You can remove the instructions, but make sure that your application is complete by using the checklist in section V of the application form (part B).
44
J'ai écrit un film qui montre notre culture dans le passe' mais j'ai pas de moyen le ministère de la culture m'a donne' seulement un appui institutionnel, et j'ai préparé' un budget ,'j'ai compose' une lettre pour vous en demandant une assistance qu'est ce qui manque pour que le dossier soit complet.
Toute demande de subvention doit être présentée conformément au §2.2 des Lignes directrices. Nous vous suggérons de trouver un partenaire expérimenté qui puisse vous aider à mettre en forme votre projet et à le mettre en œuvre. Une façon de rechercher un partenaire serait de vous inscrire et consulter la Base de données ACPCultures via l'adresse http://www.acpcultures.eu/?page=base_de_donnees_acpcultures.
45
How do I get linked with a European Partner-Producer to have this produced and aired. I will be glad to have your advice.
There is a partnership database available under the link : http://www.acpcultures.eu/?page=base_de_donnees_acpcultures&lang=uk.
46
We have a doubt about the grant application form. Should we send the application with the instructions on it, or should we send only our project?
To make sure that your application is complete, please use the checklist in section V of the application form (part B). You can remove the instructions.
47
La description de la participation et du rôle des différents acteurs et parties prenantes (partenaire(s) local(aux), groupes cibles, autorités locales, etc.) dans l’Action et les raisons pour lesquelles ces rôles leurs ont été assignés; doit il inclure la participation et le rôle des bénéficiaires finaux ?
Au § 2.3.1. des Lignes directrices, les grilles d’évaluation évoquent les Bénéficiaires finaux. Il vous appartient d’estimer si votre proposition est suffisamment explicite à leur égard.
48
Paragraphe 1.2, qu'entendez vous par "origine et historique de la préparation de l'action"
Le paragraphe 1.2. du formulaire vous demande de mettre en lumière les raisons qui ont motivé et les phases qui ont abouti à la présentation de la proposition.
49
le paragraphe 1.3.1 fait mention aux résultats particuliers indiqués dans les lignes directrices, or les lignes directrices ne mentionnent pas de résultats particuliers, lesquels sont ils ?
Le § 1.2. des Lignes directrices décrivent les objectifs généraux et spécifiques du programme. Les résultats attendus du projet soumis doivent être en conformité avec les objectifs et priorités du programme.
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I would like some clarification on the ”cooperation agreement”. The opening paragraphs refer to: “Interreg III (OJ C 143, 23.5.2000, p. 6; amended OJ C 239, 25.8.2001, p. 4)” and “point 37, last paragraph of the Communication from the Commission to the Member States of 7 May 2001 "INTERREGIONAL COOPERATION' Strand C of the Interreg III Community initiative (OJ C 141, 15.5.2001, p. 2)”.

Further on there is reference to “INTERREG IIIC operation .......... [index and title of the operation], approved by the Steering Committee of the Community initiative programme (CIP) "INTERREG IIIC North Zone / East Zone / South Zone / West Zone" - on .......... [date] in ......... [place].” How does the zones referred to relate to UK and African states?

Could I be provided with links to these documents, or some clarification of their meaning and relevance to the application? Is there a legal person available in Brussels to scrutinise a draft agreement document?
This cooperation agreement has been drafted under another programme and should be taken only as an example, not a template. You should remove the references to the other programme. You are free to use any other text if you so wish.

Should you need any legal advice on legal documents connected to ACP film and audiovisual industries, the ACPFilms programme has set up a legal assistance service available free of charge at the following address: http://www.acpfilms.eu/htdocs/modules/liaise/?form_id=4/
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On page 30 of the Guidelines under 'Training/Professional development' the request is for 'The CVs of trainers'. Can we please provide these in the form of biographical paragraphs (10-12 lines) or do you require CVs in the conventional EC format?
There is no required format.
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In the framework of LOT 1, Distribution and Promotion area, we want to disseminate a catalog of ACP works. Is it compulsory to present together with the full proposal, an annex with the detailed list of the these ACP works?
The additional documents to be submitted are listed in §2.2.1.1 and 2.2.1.2 of the Guidelines.
53
Dans le cadre logique il est indiqué qu’il faut le remplir avec DES objectifs généraux et UN objectif spécifique et dans la note succincte (p.5), il est indiqué comme suit : / objectif(s) spécifique(s). Nous ne savons donc plus vraiment comment compléter ces documents
Le projet peut viser un ou plusieurs objectifs spécifiques. Nous vous renvoyons à l’annexe H des lignes directrices : « Gestion du cycle de projet », disponible à l'adresse: http://ec.europa.eu/europeaid/multimedia/publications/publications/manuals- tools/t101_fr.htm
54
Après relecture des lignes directrices, nous en avons conclu que nous pouvions déposer le dossier sans les preuves de non assujettissement des partenaires à la TVA (pour le premier niveau d’acceptation de la note succincte de présentation) et que ces justificatifs de non assujettissement seront à remettre au plus tard au moment de la phase d’évaluation de novembre 2011. Est-ce correct ? Cela nous laisserait un peu de temps pour démarcher les services compétents et obtenir les justificatifs dans les pays ACP concernés.
Ces documents devront être envoyés par les demandeurs provisoirement sélectionnés au moment de la vérification finale de l’éligibilité (§2.4 des Lignes directrices).
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I have asked if it was compulsory to enclose in the envelope: -The report of activities of our institution for 2010

- A description of the institution

- Legal form

- Bank form

Here goes another question.

In case you answer that it is compulsory , I have these documents in Spanish, which is the language of the country where we live and work .

I will write the concept note and fill the complete application form in French, as well as the budget and the logical framewok. Shall I translate the above mentioned documents in French also. That will take a lot of time , specially the Bank and the registration documents of our institution.
The report of activities and the description of the applicants and partners, in the cases where such documents are required, must be submitted together with the application (§2.2.1 of the Guidelines). The legal form and bank form must be provided at a later stage by the provisionally selected applicants (§ 2.4. of the Guidelines). The supporting documents must be submitted in one of the official languages of the European Union.
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Which is the real difference between the concept note and the full application form?. Is it a more extensive and detailed version of the concept note?
§2.3. of the Guidelines provides a detailed list of evaluation criteria and scores, for concept notes and full applications, which shows what applicants are expected to explain in both parts of the application.
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Shall we enclose in the full application form envelope we have to send to Brussels , the activity report of last year and a description of our organization , or must we have it ready if you request it afterwards. In the guidelines, it says, "you may have to send" The same question is for the legal form of our institution and the bank form.
The report of activities and the description of the applicants and partners, in the cases where such documents are required, must be submitted together with the application (§2.2.1 of the Guidelines). The legal form and bank form must be provided at a later stage by the provisionally selected applicants (§ 2.4. of the Guidelines).
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La soumission des pièces justificatives du demandeur se fait après que le projet soit présélectionné sur base des notes succinctes ? Ainsi, par exemple pour les lettres d’intention des autres partenaires financiers, celles-ci devront être soumises pour le 14 octobre 2011, c’est bien cela ?
Ces documents devront être envoyés par les demandeurs provisoirement sélectionnés au moment de la vérification finale de l’éligibilité (§ 2.4 des Lignes directrices).
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At present, a partnership agreement between entities from different countries has been negotiated and will be ready for signature during the course of next week. However, due to difficulties relating to geographical distances and even to the inexistence in some cases of regular postal services it will be almost impossible to have the five original copies duly signed in time by all parties concerned.

The applicant is therefore wondering on how to overcome this purely formal problem.

One of the envisaged ways is that of sending to Brussels the partnership document signed by the local entities and annexing to it a formal letter by the other partners (one per partner) clearly identifying that document and declaring their agreement to its contents.

Could you please confirm whether this procedure would be considered adequate in light of the rules governing the grant scheme?
The documents requested in paragraph 2.2.2. of the Guidelines are 1 original and 5 copies. Moreover, these documents must also be submitted in an electronic version (CDROM).

6. Déroulement de l’appel à propositions et de la suite | Call for proposals procedure

6.1. Modalités de l’évaluation | Evaluation modalities
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1
Do we have interest to try to push for the film development/production lot despite all the constraints or shall we focus more on the aspect of local training, trying to get a partial funding already for that part of our project.
According to §2.2.4, ‘To guarantee fair treatment of applicants, the contracting authority may not give a prior opinion on the eligibility of an applicant, a partner, an action or a specific activity’.
2
Quelle est la date estimative des résultats de cet appel à proposition ?
Le calendrier indicatif de l’évaluation des propositions reçues dans le cadre de cet appel à propositions figure au § 2.5.2. des Lignes directrices.
6.2. Contrats, paiements, obligations des deux parties | Contracts, payments, and obligations of the parties
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1
Que se passe-t-il si la subvention génère du profit?
Si le profit est généré pendant la période où le contrat de subvention est en vigueur, la somme y relative doit être déclarée à la fin de mise en œuvre et déduite du montant de la subvention (article 17.3 des conditions générales, annexe II aux Lignes directrices).
2
Quelles sont les règles d'origine applicables à l'achat de matériel?
Les biens doivent provenir soit de l'UE soit des pays ACP (titre 2.3.1 du Guide pratique des procédures contractuelles). La règle d'origine s'applique à tout achat d'équipement supérieur à 5000 euros (voir les procédures de passation des marchés, annexe IV aux Lignes directrices).
3
Est-ce qu'une garantie financière est exigée?
Oui, pour toute tranche de paiement (préfinancement) supérieure à 150.000 euros.
4
Contingencies: how does it work?
In the proposed budget you may include a contingency reserve representing maximum 5% of the direct eligible costs. During project implementation, if justified and with prior written authorisation of the Contracting Authority, this amount may be reallocated to another budget item (article 9 of the general conditions, annex II to the Guidelines).
5
La fiche d'identification financière: si les partenaires au projet reçoivent une partie de la subvention européenne, faudra t-il également indiquer leur fiche d'identification financière ou bien est-ce au demandeur de recevoir d'abord l'argent et ensuite de le distribuer aux partenaires?
Seuls les demandeurs – provisoirement sélectionnés – devront présenter la fiche d'identification financière. Le §1.3 de l’Annexe II aux Lignes directrices indique que ‘Le Bénéficiaire reste seul responsable vis-à-vis de l’Administration contractante de la mise en œuvre de l’Action’.
6
La monnaie étrangère de référence en RD Congo reste le dollar américain; voudriez-vous que nos calculs se fassent en dollar, et que vous allez convertir en euro?
Le budget doit être libellé en euros. Un outil de conversion est disponible dans: http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/
7
If one of the proposals has already been financed by a European country fund, is it still eligible for the ACP grant?
Please refer to §1.3.2 of the Guidelines: The balance must be financed from the own resources of the applicant or partners, or from sources other than the European Union budget or the European Development Fund.
8
If a movie has European subsidy (ex. Media, ICA) may benefit the support ACP?
Please refer to §1.3.2 of the Guidelines: The balance must be financed from the own resources of the applicant or partners, or from sources other than the European Union budget or the European Development Fund
9
Is it compulsory to open a new bank account for the project?
No. A sub-account may be used so that the funds received from the EU grant are clearly identified and segregated from the general account of the Beneficiary.
10
Qu'arrive-t-il si l'action génère du profit?
Ce profit doit être déclaré à la fin de la mise en œuvre et sera déduit du montant de la subvention (article 17 des Conditions générales du contrat de subvention).
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In our case 1 training course, existing of 3 workshops, would run for 1 year, but if we would like this training to continue in following years, do we then have to apply for money every year anew? Or can we apply once for the duration of 36 months and then receive the finance of the first year budget every year?
The grant application must concern the total duration of the project. The grant will amount to a percentage of the total costs. Actual payment instalments are done in conformity with articles 4.2 and 7.2 of the grant contract (annexes F and II of the Guidelines).
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Time sheets staff: Are we obliged to list and record exactly the working time of staff?
§2.1.4.1 of the Guidelines state that “Personnel costs shall be calculated on the basis of the costs (wage bill) or fees of the employer or service provider, multiplied by the number of months/days to be spent on the action. “ Therefore you must be able to show how you calculated this number of months/days.
13
En complément de financement, nous souhaiterions demander l’aide IBERMEDIA.Est-ce une aide compatible avec la subvention ACP ? Même question concernant l’aide FONDS SUD.
Oui, puisque il s'agit de sources autres que le budget de l’Union européenne ou le Fonds Européens de Développement (§1.3.2 des Lignes directrices).
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I'm a film director from the Dominican Republic, and we're currently preparing our proposal for ACP Films support, there's a program called Programa Ibermedia integrated by 17 latinamerican countries and Spain.
§1.3.2. of the Guidelines indicates that the beneficiary must finance the balance of the budget with the applicant’s or his partners’ own resources, or from sources other than the European Union budget or the European Development Fund. .
15
Cherchant des informations sur la nécessité de présenter une garantie financière lors du préfinancement de l'UE (au moment de la signature du contrat), je suis à la recherche du document indiquant les conditions générales et/ou particulières. Si j'ai bien compris, à partir du moment où le premier versement de l'autorité contractante (Union Européenne) dépasse 150 000 euros, le demandeur doit prouver des garanties financières à la même hauteur s'il n'est pas une ONG? C'est apparemment indiqué à l'annexe VIII du contrat de subvention mais je ne parviens pas à y avoir accès.
Comme indiqué dans la liste des Annexes des Lignes directrices (§3), l’annexe II (Conditions générales) et l’annexe VIII (Modèle de garantie financière) du contrat sont accessibles sur le site EuropeAid à l’adresse suivante : http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/grants/index_fr.htm Une garantie financière est exigée pour toute tranche de paiement (préfinancement) supérieure à 150.000 euros, sauf si le bénéficiaire est une ONG (voir modèles de contrat aux annexes F1 et F2 des Lignes directrices).
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If our intended applicant company is based in South Africa, and our application is successful is the EU able to send money to the applicant's South African bank account or does the applicant need to opening an account outside of South African but within the EU/ACP region?
No, the beneficiary may use his bank account as long as the funds received from the grant are clearly identified.
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Notre budget est de 450 000 EUROS au total (pour trois ans) avec la répartition suivante : 155 000 Euros l'année 1, 145 000 euros l'année 2 et 150 000 Euros l'année 3. Devons-nous prévoir une garantie financière auprès de la banque du Bénéficiaire ? De quoi s'agit-il précisément? Y-a t-il un document précis à fournir au moment du dépôt du dossier?
Si le montant cumulé du préfinancement payé et non apuré à un moment donné au titre du Contrat est supérieur à 150 000 euros, son paiement doit être intégralement couvert par une garantie financière. Cette garantie financière ne s'applique pas aux Organisations non gouvernementales. L’annexe VIII « modèle de garantie financière » est disponible à l'adresse suivante: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/grants/index_fr.htm
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Pour la budgétisation de l’audit des projets avec 3 partenaires ACP, l’audit se fait-il à partir de la comptabilité du demandeur qui centralise des copies des pièces comptables justificatives (certifiées sincères et véritables) ou doit-il se faire localement dans chaque pays ?
Le cabinet d'audit devra s’assurer, à partir des éléments fournis par le bénéficiaire et les partenaires, que les comptes sont sincères et fiables, la nature de ces éléments étant à la discrétion de l'auditeur. Voir l’annexe VII des Lignes directrices pour plus de détails sur l'audit).
19
L’évaluation ex-post est-elle nécessairement externe ?
Non.

7. Autres | Other


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1
Please kindly send the proposal documents to us by email if we are eligible.
The application form, Guidelines for applicants and other documents are at your disposal in the following address : click here
2
Can you please let me when the next call for proposals is expected after the current call closes on 30 June? Is this funding available every year or every three years?
Another Call for proposals is expected to be launched in 2012, but the date is not yet fixed.
3
Will your team be involved in administering this programme, and can I direct any questions to you?
The Contracting Authority (ACP Secretariat) is responsible for the management of the programme. As indicated in the guidelines (§2.2.4), you may address your questions to one of the following email addresses: replace (at) with @ : info(at)acpfilms.eu , or replace (at) with @ : questions(at)acpcultures.eu , at the latest 21 days prior to the submission deadline of 30 June 2011.
4
J'aimerais connaître les démarches à suivre pour être inscrit dans votre répertoire "Structures de production". Nous sommes une société de production basée en Guyane et développons activement nos projets sur ce territoire.
Il vous suffit d’envoyer un message à info(arobase)acpfilms.eu - remplacer (arobase) par @ -, avec vos coordonnées. Vous pouvez également vous inscrire dans la Base de données ACP Cultures via l'adresse http://www.acpcultures.eu/?page=base_de_donnees_acpcultures
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Est ce que 2 sociétés de production (qui n'envisagent pas de partenariat entre elles) peuvent soumettre chacune de son côté un projet de long métrage pour l'une et un projet de court métrage pour l'autre, sachant que ces deux projets ont été écrit et sont réalisés par le même auteur - réalisateur ? Je souligne que chaque producteur travaillera indépendamment avec ses propres partenaires.
Selon les termes du §2.1.3.3 des Lignes directrices, les projets de court-métrages ne sont pas éligibles. Deux compagnies de production peuvent travailler avec le même auteur sur deux projets différents, à condition qu’elles remplissent tous les critères d’éligibilité détaillés aux § 2.1.1, 2.1.2 et 2.1.3.
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Nous sommes des structures avec des budgets relativement peu élevés (dans notre compte de résultat pour 2010, les charges représentent environ 70000 euros), nous n'avons jamais répondu à un appel ACP dans le sens où c'est la première fois que nous voyons un cadre logique où l'UE connecte à la fois Afrique Caraïbes et Pacifique, quelle structure pourrait nous accompagner sur ce travail.
Nous vous suggérons de trouver un partenaire expérimenté qui puisse vous aider à mettre en forme votre projet et à le mettre en oeuvre. Une façon de rechercher un partenaire serait de vous inscrire et consulter la Base de données ACPCultures via l'adresse http://www.acpcultures.eu /?page=base_de_donnees_acpcultures.
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Can the applicant be one of the beneficiaries?
In §2 of the Guidelines, Beneficiary is defined as ‘The applicant with whom a grant contract will be signed.’
8
Is there any website or other source of information that can be used to find films that were financed by the ACP grant?
Please refer to the ACPFilms website: www.acpfilms.eu
9
One question/suggestion that was put was whether there exists a data base of culture organisations in the ACP-EU countries since Jamaicans find it difficult to get contacts to work with. If this exists, could the info be put in the FAQ and, if not, is it something that might merit future EU support?
A database of culture operators is available through the website www.acpcultures.eu http:///(click on "networking"). This information is published in the FAQ, weeks 3 and 6.
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I’m Project coordinator of artistic exchange between France and England. And now I am looking for new potential partners from ACP countries for future project. I just find out that you had information meeting last Wednesday on Brussels and wish to get more information, documents, etc concerning European Development Fund.
The call for proposals for the ACP-EU Support Programme to ACP Cultural Sectors (ACPCultures II + ACPFilms II) is published at the following addresses: click here and http://www.acpculturesplus.eu. The Guidelines for applicants, application form, presentations and other documents are available there. The deadline for submission of proposals is 30 June 2011.For information on the European Developmenf Fund, please consult the following websites: click here
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Could you please specify who exactly from viewpoint of ACP belongs to the group "stakeholders" and what "cultural stakeholders" are?
Cultural stakeholders are NGOs, non for profit associations, community based organizations, private businesses and entrepreneurs as well as all validly registered entities belonging to civil society that are by nature engaged with cultural and creative industries.
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§2.2.3 of the Guidelines:’ However, for reasons of administrative efficiency, the contracting authority may reject any application received after the effective date of approval of step one of evaluation of the concept notes (see indicative calendar in section 2.5.2). ‘ I am confused. Evaluation of concept notes should happen after June 30th (deadline for submitting applications). Does the clause mean that even if I send the application within the deadline but for whatever reason it gets to Brussels after the concept notes evaluation session it will not be considered? (say for example that the courier makes a mistake and sends the package to the wrong country and then back to Brussels but it takes 3 weeks).
Yes.
13
La date d'enregistrement de l’organisation doit être la même que celle qui apparaît aux statuts de l'entité?
Oui.
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Est-il possible de vous rencontrer à Bruxelles avant de déposer le dossier?
Non. Afin de garantir un traitement équitable des demandeurs, l’administration contractante ne peut pas donner d’avis préalable sur l’éligibilité d’un demandeur, d’un partenaire, d’une action ou d’une activité spécifique (§2.2.4 des Lignes directrices).
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What is LOT?
A lot is a sector of application. As indicated in §1.3 of the Guidelines, “This call for proposals is divided into two lots having the same overall objective but with different specific aims.

Applications may be submitted for only one of the following two lots”,

Lot 1 -ACPFilms II- Cinema/Audiovisual, and

Lot 2 -ACPCultures II- All cultural sectors OTHER than Cinema/Audiovisual.